Glavna razlika između Office Web Apps i softvera Microsoft Office je u tome što pokrećete Office Web App kroz prozor web-preglednika. Evo kako to funkcionira: koristeći svoj preglednik, idete na web-stranicu, pokrećete web-aplikaciju, otvarate datoteku i krenite na posao. Datoteke na kojima radite su, kao i sama web aplikacija, pohranjene na Internetu, a ne na vašem računalu. Svi zadaci se obavljaju putem web preglednika.
Imati svoje datoteke pohranjene na Internetu znači da možete raditi na datotekama gdje god se možete spojiti na Internet. Ne morate biti u svom uredu ili kući ili čak nositi laptop sa sobom. Ako se možete povezati s internetom, možete ići na posao. Pohranjivanje datoteka na Internetu nudi još jednu veliku prednost: možete dijeliti datoteke i surađivati na njima s drugima.