Prije nego što uronite u stvaranje svoje prilagođene aplikacije SharePoint, trebali biste malo planirati. Snimanje informacija nije ništa novo. Drevne civilizacije (prije tisućljećima) koristile su kamene ili glinene ploče, organizacije koje se bave proizvodnjom računala (prije nekoliko desetljeća) koristile su pisaće strojeve, a mnoge organizacije još uvijek koriste Excel. Često problem s podacima nije u njihovom prikupljanju, već u njihovom dijeljenju i objedinjavanju.
Excel radi izvrstan posao s agregacijom podataka, ali ne i s dijeljenjem. SharePoint je sve o dijeljenju (otuda i naziv). Aplikacija SharePoint centralizirani je spremnik podataka kojim je lako upravljati i održavati ga. Osim toga, po samoj prirodi centraliziranog web portala, podatke lako dijeli i pregleda svatko u organizaciji s pristupom.
Izrada aplikacije posebno za vaše podatkovne potrebe je važna. Morate odrediti stupce podataka koje ćete uhvatiti i kako će se podaci međusobno odnositi. Osim toga, potrebno je odrediti koji će podaci biti valjani, a koji treba odbiti.
Planiranje prilagođenog popisa slično je pokretanju nove proračunske tablice u Excelu ili tablici u Accessu. U svim slučajevima, malo unaprijed planiranje dugoročno štedi vrijeme. Planirajte unaprijed kako biste znali kojim redoslijedom želite da budu stupci i koje opcije želite na padajućim popisima.
Stupci se također mogu nazvati poljima (za ona koja se koriste za terminologiju baze podataka). Kada se ti stupci koriste za opisivanje datoteka (obično dokumenata u aplikaciji Biblioteka dokumenata), oni se također nazivaju metapodacima ili svojstvima (datoteke).
Jedna od zgodnih značajki SharePointa je mogućnost dodavanja stupaca unaprijed definiranim aplikacijama. Postupak dodavanja stupaca isti je u aplikacijama Knjižnica i Popis. Međutim, u aplikaciji Library, vaši stupci bilježe informacije o datoteci, kao što su njezina kategorija ili autor. Popisne aplikacije općenito su svi stupci podataka i koriste se za praćenje i komunikaciju.