Outlook 2003: Upravitelj poslovnih kontakata

Business Contact Manager (BCM) verzija 2.0 besplatni je dodatak za Outlook 2003 u izdanjima Office Professional i Small Business. To je izvrstan alat ako razumijete kako ga koristiti za svoju dobrobit i prevladati njegova dva glavna ograničenja:

• Starije verzije BCM-a rade kao samostalne jedinice ne dopuštajući dijeljenje između nekoliko korisnika. Nadogradnja vašeg BCM-a na verziju 2.0 omogućuje dijeljenje baze podataka između nekoliko korisnika. Ako koristite stariju verziju, povežite se s internetom, odaberite Pomoć na alatnoj traci programa Outlook, odaberite Provjeri ažuriranja, a zatim slijedite upute za nadogradnju sustava.

• Da biste koristili značajke dijeljenja BCM-a, vaš program Outlook mora biti instaliran na računalu sa sustavom Windows XP Professional; BCM ne dijeli pod Windows XP Home Edition.

• Popis stavki proizvoda i usluga ima fiksni format sa samo tri dostupna polja za uvoz podataka iz vašeg prodajnog i računovodstvenog sustava. Morate prilagoditi polja iz svog poslovnog sustava kako bi se uklopila u tri uvozna polja: Naziv artikla, Opis i Jedinična cijena, što ograničava način navođenja usluga i proizvoda. Navođenje istog proizvoda kao jedne jedinice, jedne kutije ili jednog spremnika znači da morate otvoriti jednu stavku po pakiranju. Ne možete uvesti svoje trenutne količine zaliha jer BCM ne uvozi polja količine.

• Da biste imali isti artikl na različitim pakiranjima na istoj liniji, morate definirati značenje svoje jedinične količine, bilo da se radi o 1 bočici šampona ili kutiji koja sadrži 12 boca šampona. Prilagođavanje naziva svakog artikla, opisa i jedinične cijene za uslugu, projekt ili proizvod izazov je korištenja BCM-a u bilo kojem poslu.

Recimo, na primjer, da Daisy radi u tvrtki za održavanje računala i softvera i primi zahtjev za ponudu za instalaciju i dijeljenje novog BCM 2.0 na pet radnih stanica. Ona piše detaljan prijedlog, uključujući minimalne zahtjeve kao što je Windows XP Professional na radnoj stanici koja će dijeliti bazu podataka, i procjenjuje broj sati za njezinu uslugu. Ona stvara novu stavku za snimanje ovog prijedloga:

Ponuda usluge za instalacijski softver

Naziv stavke: instalacija softvera

Opis: BCM 2.0 dijeli se na 5 radnih stanica

Količina: 1 usluga

Cijena : 120,00kn

Daisy koristi polje Naziv stavke za određivanje usluge i polje Opis za popis onoga što je potrebno. Ona također povezuje prijedlog kao datoteku u Opportunity History Items. Prilagođavajući njezinu uslugu popisu proizvoda i usluga, možete primijeniti Daisynu ideju u bilo kojoj vrsti poslovanja.

Uz to, recimo da Mark radi u pravnom uredu, a novi kupac traži ponudu za vođenje pravnih poslova tvrtke. Napiše prijedlog u kojem objašnjava što pokrivaju njegove uredske usluge i šalje ga kao 250 dolara po satu, procjenjujući deset sati po mjesecu usluge. Prijedlog procjenjuje na 120 sati godišnje i postavlja ga na sljedeći način:

Ponuda usluge za Markove pravne usluge

Naziv stavke: Pravna podrška

Opis: Ugovor o poslovnoj pravnoj podršci 10h/mj

Količina: 120

Ukupno: 30.000 dolara

Isto tako, kozmetička klinika može izraditi popis proizvoda i usluga za aplikacije za njegu kože botoxom i usluge laserske njege kože na isti način kao pravni ured ili računalna usluga.

Bilo da ste u trgovini ili maloj industriji, možete prilagoditi svoj popis proizvoda tako da odgovara dostupnim poljima BCM-a pomoću prethodnih primjera.