Otkrivanje mnogih načina za pregled vaših poruka u programu Outlook 2000

Svoje poruke možete pregledavati na najmanje deset načina, počevši od seta koji dolazi s Microsoft Outlookom. Svaki prikaz možete izmijeniti sortiranjem po bilo kojem stupcu informacija u bilo kojem prikazu klikom na naslov tog stupca.

Da biste promijenili prikaz svojih poruka u Outlooku, odaberite Prikaz–>Trenutni prikaz, a zatim s izbornika odaberite jedan od sljedećih prikaza:

• Poruke. Ovo je jednostavna slika vaše pristigle pošte — Od, Do, Predmet — samo osnove. Poruke koje još niste pročitali navedene su podebljanim slovima; ostali su navedeni u običnom tipu.

• Poruke s automatskim pregledom. Kada nemate vremena pročitati sve poruke koje dobijete, pregled je od pomoći. Prvih nekoliko redaka može vam dati nagovještaj koje poruke želite pročitati. Autopreview vam pokazuje ovih prvih nekoliko redaka.

• Obično vidite preglede samo poruka koje još niste pročitali. Vidite samo naslove poruka koje ste pročitali. Zapravo, Outlook pretpostavlja da ste pročitali bilo koju poruku koju ste otvorili. Poruku također možete označiti pročitanom ili nepročitanom tako da je kliknete desnom tipkom miša i odaberete Označi kao pročitano ili Označi kao nepročitano.

• Po zastavici praćenja. Možete označiti dolazne poruke kako biste lakše pratili što morate učiniti kao odgovor na svaku poruku. Označeni prikaz grupira vaše poruke prema tome jesu li zastavice postavljene na poruke i navodi koje su vrste zastavica postavljene i kada su dospjele.

• Neki stručnjaci kažu da je najučinkovitiji način rješavanja svih vaših dolaznih poruka da ih arhivirate prema onome što trebate učiniti s njima, a zatim postupati prema njima prema prioritetu i vremenu svake poruke. Zastavice za poruke su jedan zgodan način da shvatite što morate učiniti s porukama koje dobivate. By Follow-Up Flag prikaz automatski organizira vaše poruke prema radnji koju zahtijevaju, čineći vas trenutno učinkovitim, zar ne?

• Zadnjih sedam dana. Kada se od vas zatraži da odmah poduzmete radnju u vezi s porukom koju ste primili prije nekoliko dana, nije uvijek lako pronaći poruku koja vam govori što trebate učiniti, pogotovo ako dobijete puno e-pošte. Prikaz zadnjih sedam dana prikazuje samo poruke koje ste primili u proteklom tjednu. Lakše je pronaći stavku na kratkom popisu nego na dugom.

• Popis posljednjih sedam dana ograničava vaš pregled na poruke koje stižu u razdoblju od sedam dana. Ne razvrstava poruke prema onome što je u njima ili tko ih je poslao. Svoje poruke možete sortirati prema imenu pošiljatelja ili predmetu poruke klikom na naslove na vrhu stupaca u prikazu.

• Označeno za sljedećih sedam dana. Ako označavate poruke koje su zaista važne, poruke koje ste označili da biste privukli vašu pozornost u sljedećih nekoliko dana vjerojatno će prvo zahtijevati vašu pozornost. Za brzi pogled na najpopularnije stavke, koristite prikaz Označeno za sljedećih sedam dana.

• Poput Označenog prikaza, Prikaz Označeno za sljedećih sedam dana skreće na bitne stvari: tko je poslao poruku, koji je predmet poruke i kada treba poduzeti radnju na poruci koja je označena.

• Prema temi razgovora. Uvijek biste trebali uključiti predmet koji je lako razumjeti kako bi osoba koja primi vašu poruku na prvi pogled znala temu vaše poruke i što učiniti u vezi s njom. Uz malo sreće, drugi ljudi čine isto za vas. Tada zaista možete dobiti određenu kilometražu od svojih poruka tako što ćete ih razvrstati u prikazu Po temi razgovora.

• Od pošiljatelja. Kad ga šef nazove i pita: "Jesi li dobio e-mail o bonusima koji sam ti poslao prije tri tjedna?" vjerojatno ne želite trošiti puno vremena na razvrstavanje tuđih poruka iz posljednja tri tjedna. Najbrži način da odmah odgovorite na šefovo pitanje je prebacivanje na prikaz Po pošiljatelju.

• Možete odmah pronaći ime šefa u prikazu Po pošiljatelju. Dvaput kliknite na poruku pod nazivom Bonusi. Tada možete reći šefu: „Svakako jesam; ovdje je ispred mene.” Moći ćete odgovoriti tako brzo da će vam šef rado dati taj bonus.

• Nepročitane poruke. Ne morate čitati svaku poruku koja vam se nađe na ekranu, ali Murphyjev zakon kaže da će najvažnije informacije biti u poruci koju još niste pročitali. Prikaz Nepročitanih poruka daje vam brz pogled na stvari u koje još niste brzo zavirili.

• Ne ostavljajte svoju pristiglu poštu u prikazu Nepročitane poruke cijelo vrijeme jer će se činiti da poruke nestaju kada ih pročitate. Lakše je koristiti prikaz poruka većinu vremena i povremeno se prebacivati ​​na prikaz nepročitanih poruka kao strategiju za pronalaženje stvari.

• Poslano. Možda će se činiti glupim imati prikaz svoje pristigle pošte razvrstan prema imenu osobe kojoj se svaka poruka šalje. Uostalom, to je vaš Inbox; sve bi trebalo tebi poslati, inače ne bi bilo ovdje, zar ne?

• Imate dva razloga za korištenje prikaza Poslano. Neke poruke koje vam stignu upućene su, na primjer, svima u vašoj tvrtki, pa je dobro znati da određene poruke ne treba shvaćati osobno. Drugi razlog je taj što je isti skup pogleda dostupan u mapi Inbox i Poslane stavke. Mapa Poslane stavke je mjesto gdje Outlook čuva kopije poruka koje ste poslali drugim osobama. Znati što ste kome poslali može dobro doći.

• Poslano na pregled je samo sortiran, a ne grupiran, što znači da se poruke pojavljuju prema imenima osoba koje su ih poslale. Grupirani prikaz bi kao naslov grupe prikazao ime svake osobe koja vam je poslala poštu. Ako kliknete stupac Predmet, gubite prednost sortiranja popisa prema pošiljatelju. Ako se čini da vaš popis Poslano nije pravilno sortiran, samo kliknite riječ Prima na vrhu stupca Prima.

• Vremenska traka poruke. Prikaz vremenske trake poruke jedan je od najzanimljivijih prikaza u Outlooku; iscrtava vam grafikon svih vaših poruka prema vremenu kada su stigle. Prikaz vremenske trake poruka osmišljen je da vam pomogne pronaći poruke kada se možete sjetiti kada su stigle, ali ne i zašto su stigle ili tko ih je poslao.

• Male ikone koje predstavljaju poruke zapravo su prečaci do poruka koje predstavljaju. Poruku možete otvoriti dvostrukim klikom na ikonu te poruke. Također možete desnom tipkom miša kliknuti ikonu poruke da odgovorite na poruku, izbrišete poruku ili premjestite poruku u drugu mapu.