Osiguravanje vaše baze podataka Access 2003 kao MDE datoteke

Ako napravite bazu podataka programa Access 2003 za druge ljude — posebno za ljude koji su možda pomalo neupućeni u Access — možda ćete htjeti zaključati svoju bazu podataka kako biste spriječili druge korisnike da unose promjene koje bi je mogle pokvariti. Možete dodati sigurnost u obliku korisničkih imena i lozinki, ali jednostavnija opcija je pretvoriti svoju bazu podataka iz MDB datoteke u MDE datoteku.

MDE datoteke ista je kao redoviti pristup MDB datoteke baze podataka, sa sljedećim izmjenama:

• Sve VBA procedure se kompajliraju — pretvaraju se iz koda čitljivog ljudima (u svakom slučaju više ili manje čitljivog) u format koji samo računalo razumije. Ova promjena sprječava korisnika baze podataka da čita ili mijenja vaš VBA kod.

• Nitko ne može stvarati obrasce ili izvješća niti mijenjati postojeće (ne možete ih ni otvoriti u prikazu dizajna). Niti ne možete uvesti nijednu.

Svakako zadržite kopiju svoje izvorne MDB datoteke! Ako trebate unijeti promjene u svoj VBA kod, obrasce ili izvješća (ili stvoriti nove), trebate koristiti MDB datoteku, a ne MDE datoteku. MDE datoteke se najčešće koriste za front-end bazu podataka kada podijelite aplikaciju u dvije baze podataka (front end i back end).

Izrada MDE datoteke

Spremanje vaše MDB datoteke kao MDE datoteke je jednostavno. Prati ove korake:

1. Otvaranjem baze podataka provjerite je li vaša baza podataka u formatu datoteke Access 2002/2003.

Pogledajte naslovnu traku prozora Baza podataka. (Pritisnite F11 ako se ne vidi.) Ako naslovna traka kaže “(Pristup 2000 formatu datoteke)” tada je trebate pretvoriti u najnoviji format datoteke.

2. Odaberite Alati –> Uslužni programi baze podataka –> Napravite MDE datoteku.

Access zatvara bazu podataka radi pretvorbe. Zatim vidite dijaloški okvir Spremi MDE kao.

3. Navedite mapu i naziv datoteke za datoteku i kliknite gumb Spremi.

Access stvara novu MDE datoteku dok originalnu MDB datoteku ostavlja netaknutom. Zatim se otvara nova MDE datoteka.

Ako Access naiđe na problem tijekom izrade MDE datoteke, pojavit će se poruka s gumbom Prikaži pomoć. Kliknite gumb da saznate što nije u redu.

Izrada ažuriranja kasnije

Prije ili kasnije, poželjet ćete napraviti novo izvješće ili popraviti neugodnu tipografsku pogrešku u obrascu. Morate se vratiti na svoju MDB datoteku da biste izvršili ove vrste promjena, jer ne možete napraviti promjene u MDE datoteci.

Ako je MDE datoteka front-end datoteka, bez podataka pohranjenih u njoj, možete jednostavno unijeti izmjene u izvornu MDB datoteku i ponovno je spremiti kao MDE datoteku. Budući da svi vaši podaci žive u pozadinskoj bazi podataka, sve je spremno.

Međutim, ako vaša MDE datoteka sadrži tablice pune vrijednih informacija, ne možete je jednostavno napustiti. Ako koristite MDE datoteku za unos i uređivanje podataka, ta datoteka sadrži vaše ažurirane tablice. Izvorna MDB datoteka ima obrasce za uređivanje, izvješća i VBA kod, ali nema najnoviju verziju podataka pohranjenu u vašim tablicama. Nije problem.

Slijedite ove korake da biste ažurirali svoju MDE datoteku:

1. Preimenujte svoju MDE datoteku u datoteku sigurnosne kopije.

Na primjer, dodajte današnji datum na kraj naziva datoteke (odmah prije .mde dijela). Upravo ćete stvoriti novu MDE datoteku, ali ne želite izgubiti podatke u ovoj datoteci.

2. Otvorite izvornu MDB datoteku i izvršite sve promjene kako biste sadržavali obrasce, izvješća i VBA kod koji želite.

Ako planirate napraviti drastične promjene, prvo napravite sigurnosnu kopiju MDB-a.

3. Odaberite Alati –> Uslužni programi baze podataka –> Napravite MDE datoteku i spremite je kao MDE datoteku s imenom koje je vaša MDE datoteka izvorno imala.

Sada imate ažuriranu MDE datoteku s novim, poboljšanim obrascima, izvješćima i VBA procedurama, ali sa starim podacima. Također imate ažuriranu MDB datoteku sa svojim novim, poboljšanim obrascima, izvješćima i VBA kodom (ali zastarjelim tablicama).

4. Izbrišite sve tablice iz ove nove MDE datoteke.

U prozoru baze podataka kliknite gumb Tablice na popisu objekata, kliknite svaku tablicu na popisu koji se pojavljuje u desnom oknu i zatim pritisnite tipku Delete za svaku tablicu. Svako brisanje trebate potvrditi klikom na gumb Da. Brisanje tablica zvuči opasno, ali zapamtite da sve ove tablice imate sigurno pohranjene u svojoj staroj MDE datoteci.

5. Uvezite tablice iz stare MDE datoteke u novu.

Odaberite File –> Get External Data –> Import i odaberite naziv koji ste dali svojoj staroj MDE datoteci u koraku 1.

Vidjet ćete dijaloški okvir Uvoz objekata s karticama za tablice, upite, obrasce, izvješća i druge objekte.

6. Kliknite gumb Odaberi sve s odabranom karticom Tablice, a zatim kliknite U redu.

Access uvozi vaše tablice iz izvorne MDE u nove MDE datoteke, zamjenjujući starije podatke u tablicama.

7. Uvezite sve upite ili makronaredbe u staru MDE bazu podataka koju ste stvorili ili promijenili.

Ponovite 5. i 6. korak, ali upotrijebite kartice Upiti i Makronaredbe u dijaloškom okviru Uvoz objekata da uvezete sve što se promijenilo.

Ako ćete to činiti često, razmislite o tome da svoj stol podijelite na prednji i stražnji dio. Uz podijeljenu bazu podataka, ne morate ponovno uvoziti svoje ažurirane tablice: možete ih jednostavno ostaviti u nepromijenjenoj pozadinskoj bazi podataka.