Organiziranje vaše pošte u Outlook 2016

Naduti poštanski sandučić. Svi to s vremenom dobiju. Vaša pristigla pošta Outlook 2016 puni se porukama koje ste zanemarili izbrisati ili ih uklonili, a prije nego što to shvatite, imate tisuće poruka koje zauzimaju prostor u vašoj podatkovnoj datoteci i onemogućuju vam jednostavno pregledavanje novih stvari. Evo nekoliko ideja za razbijanje te začepljenja.

Očistite razgovore

Razgovor je razmjena e-pošte koja se sastoji od više poruka naprijed-natrag. Budući da većina ljudi samo pritisne Odgovori za nastavak razgovora bez brisanja cijelog prethodnog teksta, na kraju ćete dobiti puno poruka koje su u osnovi podskupovi međusobnog sadržaja. Značajka čišćenja razgovora prolazi kroz njih i pronalazi ih, brišući sve poruke koje su u potpunosti sadržane u barem jednoj drugoj poruci.

Odaberite Početna → Očisti → Očisti razgovor za korištenje ove značajke na određenoj poruci. (Prvo odaberite poruku.) Da biste očistili cijelu mapu, odaberite Početna → Očisti → Očisti mapu. Ili, da to učinite za sve svoje mape pošte, odaberite Inbox, a zatim odaberite Početna→ Očisti→ Očisti mapu i podmape.

Arhivirajte stare poruke

Outlook možete postaviti da arhivira poruke koje imaju određena svojstva, poput onih koje su starije od određenog datuma. Arhiviranje poruka premješta ih u zasebnu podatkovnu datoteku pod nazivom Archive.pst. Brisanjem glavne Outlook datoteke postaje manja, tako da se Outlook brže pokreće. Arhivsku podatkovnu datoteku možete otvoriti kad god se trebate vratiti na nešto u njoj.

Za arhiviranje poruka odaberite Datoteka→Informacije→Čišćenje pretinca→Arhiva. Postavite svoje postavke u dijaloškom okviru Arhiva i kliknite U redu.

Da biste kasnije otvorili arhivsku podatkovnu datoteku i dohvatili nešto, odaberite Datoteka→Otvori i izvezi→Otvori podatkovnu datoteku Outlooka. Dođite do arhivske datoteke, odaberite je i kliknite U redu. Arhivska datoteka se sada pojavljuje u navigacijskom oknu slijeva; možete raditi s njim tamo baš kao što biste radili sa svojom glavnom datotekom.

Za još temeljitije čišćenje odaberite Datoteka→Informacije→Čišćenje poštanskog sandučića→Čišćenje poštanskog sandučića. U dijaloškom okviru Čišćenje poštanskog sandučića možete odrediti parametre za automatsko arhiviranje. Na primjer, možete pronaći stavke starije od određenog broja dana ili veće od određenog broja kilobajta.

Stvorite mape pošte

Jedan učinkovit način organiziranja vaše pošte je stvaranje podmapa za vašu pristiglu poštu. Zatim možete premjestiti poruke u jednu od podmapa kako biste ih izbacili iz glavne pristigle pošte. Na primjer, možete imati podmapu za svaku organizaciju za koju volontirate ili podmapu za svakog člana obitelji koji vam šalje poruke.

Da biste stvorili novu mapu, desnom tipkom miša kliknite mapu Inbox u navigacijskom oknu i odaberite Nova mapa. Upišite naziv nove mape i pritisnite Enter. Zatim povucite i ispustite poruke iz svoje pristigle pošte na naziv nove mape u navigacijskom oknu.

Stvaranje pravila za rukovanje poštom

Imati više mapa e-pošte je sjajno, ali morate zapamtiti povući i ispustiti poruke u te mape. Na sreću, možete automatizirati proces kreiranjem pravila za rukovanje poštom. Pravilo može procijeniti adresu e-pošte pošiljatelja i preusmjeriti poruku u podmapu ako je, na primjer, od određene osobe.

Da biste stvorili pravilo rukovanja poštom, počnite s odabranom porukom koja ispunjava željene kriterije. Zatim odaberite Početna→Pravila→Kreiraj pravilo. Zatim ispunite dijaloški okvir kako biste opisali poruku koju želite ciljati. Na primjer, možete odrediti što predmet sadrži ili kome se šalje. Kliknite Napredne opcije za više izbora.

Da biste ga postavili, odaberite Datoteka→Dijeli→Prisutni online→Prisutni na mreži. Pojavit će se poveznica; kopirajte tu vezu i pošaljite je članovima svoje publike putem tekstualne poruke, e-pošte ili na koji god način želite. Pričekajte da je dobiju, a zatim kliknite gumb Pokreni prezentaciju u dijaloškom okviru koji se pojavi da biste pokrenuli emisiju.