Organiziranje vaše Outlook e-pošte: čišćenje vaših mapa

Riješiti se nepotrebnih stavki u Outlookovim mapama ključno je za dobro mentalno zdravlje. Sav taj nered u pristigloj pošti Outlooka može biti uznemirujući. Ove informacije objašnjavaju još dvije tehnike za organiziranje vaše Outlook 2019 e-pošte i uklanjanje otpada iz mapa — arhiviranje i naredba Čišćenje poštanskog sandučića.

Arhiviranje starih stvari u pristigloj pošti programa Outlook

U nekim slučajevima Outlook stavlja poruke e-pošte, zadatke i obveze starije od šest mjeseci u mapu Arhiva, posebnu mapu za stavke za koje Outlook misli da su ustajale i da ih više ne vrijedi čuvati. Outlook poziva slanje ovih stavki u mapu Arhiva "autoarhiviranje". Stavke koje su arhivirane nisu izgubljene zauvijek. Možete ih posjetiti otvaranjem mape Arhivske mape i njezinih podmapa u oknu mapa. Ove mape i podmape automatski se stvaraju kada prvi put arhivirate stavke.

Arhiviranje je način uklanjanja vaših mapa pošte, popisa zadataka i kalendara stavki koje više nisu važne. Kako i kada će se stavke arhivirati ovisi o vama. Da biste arhivirali stavke, možete ih sami arhivirati, uspostaviti zadani skup pravila arhiviranja koja se primjenjuju na sve mape ili, ako mapa zahtijeva individualnu pažnju i ne bi trebala biti podložna zadanim pravilima arhiviranja, uspostaviti posebna pravila za to mapu. Svaka mapa može imati vlastiti skup pravila arhiviranja ili podlijegati zadanim pravilima.

Da biste Outlooku rekli kako arhivirati stare stvari:

• Uspostavljanje zadanih pravila arhiviranja: Na kartici Datoteka odaberite Opcije da biste otvorili dijaloški okvir Mogućnosti programa Outlook. Zatim na kartici Napredno kliknite gumb Postavke automatskog arhiviranja. Vidjet ćete dijaloški okvir AutoArchive.
• Uspostavljanje pravila za određenu mapu: Odaberite mapu, idite na karticu Mapa i kliknite gumb Postavke automatskog arhiviranja. Vidjet ćete karticu AutoArchive u dijaloškom okviru Svojstva, kao što je prikazano u

Izrada zadanih pravila arhiviranja (lijevo) i pravila za mapu (desno).

Zadana pravila arhiviranja u Outlooku

Pregovarajte o ovim opcijama u dijaloškom okviru AutoArchive kako biste uspostavili zadana pravila arhiviranja:

• Pokreni Automatsko arhiviranje svaki: unesite broj da biste Outlooku rekli koliko često treba arhivirati stavke.
• Pitaj prije pokretanja arhiviranja : ako je ovaj potvrdni okvir odabran, vidjet ćete okvir s porukom prije početka arhiviranja i možete odbiti arhiviranje ako želite odabirom Ne u okviru za poruku.
• Izbriši istekle stavke (samo mape e-pošte): označite ovaj potvrdni okvir za brisanje svih poruka e-pošte kada istekne vremensko razdoblje.
• Arhiviraj ili izbriši stare stavke: poništite odabir ove opcije ako ne želite arhivirati stavke.
• Prikaži arhivsku mapu na popisu mapa: Odaberite ovu opciju ako želite zadržati arhiviranu verziju mape u oknu mapa. Arhivirane stavke čuvaju se u ovoj mapi tako da ih možete pregledati.
• Očistite stavke starije od: Odaberite vremenski period nakon kojeg želite arhivirati stavke.
• Premjesti stare stavke u: Kliknite gumb Pregledaj i odaberite mapu ako želite arhivsku datoteku pohraniti na određeno mjesto.
• Trajno brisanje starih stavki: Odaberite ovu opciju ako želite izbrisati, a ne arhivirati, stare stavke.

Pravila arhiviranja za Outlook mapu

Odaberite jednu od ovih opcija u dijaloškom okviru Svojstva da biste postavili pravila arhiviranja za određenu mapu:

• Ne arhiviraj stavke u ovoj mapi: Odaberite ovu opciju ako stavke u mapi nisu vrijedne arhiviranja.
• Arhivirajte stavke u ovoj mapi pomoću zadanih postavki: Odaberite ovu opciju da biste odgodili zadana pravila arhiviranja za mapu.
• Arhivirajte ovu mapu pomoću ovih postavki: Odaberite ovu opciju za postavljanje pravila arhiviranja za mapu.
• Očistite stavke starije od: Odaberite vremenski period nakon kojeg želite arhivirati stavke u mapi.
• Premjesti stare stavke u zadanu arhivsku mapu: Odaberite ovu opciju za premještanje stavki u mapu koju ste odabrali kao zadanu.
• Premjesti stare stavke u: Kliknite gumb Pregledaj i odaberite mapu ako želite pohraniti arhivirane stavke na određeno mjesto.
• Trajno brisanje starih stavki: Odaberite ovu opciju ako želite izbrisati, a ne arhivirati, stavke u ovoj mapi.

Osim arhiviranja, još jedan način za automatsko uklanjanje nesloge je korištenje prednosti čarobnjaka za pravila za brisanje određenih vrsta poruka e-pošte kada stignu.

Pokretanje Outlookove naredbe za čišćenje poštanskog sandučića

Naredba Čišćenje poštanskog sandučića je univerzalna naredba za pronalaženje poruka e-pošte, arhiviranje stavki, brisanje stavki i brisanje alternativnih verzija stavki. Da biste koristili naredbu, idite na karticu Datoteka, odaberite Informacije, kliknite gumb Alati i odaberite Čišćenje poštanskog sandučića. Vidjet ćete dijaloški okvir Čišćenje poštanskog sandučića. Dijaloški okvir nudi brzi ulazak u ove različite Outlook zadatke :

• Gledanje koliko prostora na disku zauzimaju mape: Kliknite gumb Prikaži veličinu poštanskog sandučića, a zatim zabilježite veličine mape u dijaloškom okviru Veličina mape.
• Pronalaženje stavki: Odaberite gumb opcije da biste pronašli stavke starije od određenog broja dana ili veće od određenog broja kilobajta, unesite broj dana ili kilobajta i kliknite gumb Pronađi. Dolazite u dijaloški okvir Napredno traženje.
• Arhiviranje stavki: kliknite gumb AutoArhiviraj da biste arhivirali stavke u svojim mapama.
• Pražnjenje mape izbrisanih stavki: Kliknite gumb Isprazni da biste ispraznili mapu Izbrisane stavke.
• Brisanje svih alternativnih verzija stavki: Kliknite Izbriši ako šaljete e-poštu putem računa Exchange Servera i želite izbrisati alternativne verzije stavki koje su stvorene tijekom sinkronizacije.

Brljanje poštanskih sandučića.