Organiziranje informacija s Outlook 2007 kategorijama

Dobra zbirka informacija ima veliku vrijednost. Međutim, ne možete istisnuti punu vrijednost s popisa kontakata ili zadataka ako ne možete brzo shvatiti koje su stavke važne, a koje nisu. Značajka Kategorije u Outlooku osmišljena je da vam pomogne razlikovati što je hitno od onoga što može čekati.

Dodjela kategorije

Kada prvi put postavite Outlook 2007, možete saznati koje su kategorije dostupne klikom na gumb Kategoriziraj na vrhu zaslona Inbox, desno od gumba Proslijedi, ili odabirom Akcije –> Kategoriziraj. Gumb Kategoriziraj izgleda kao mali, raznobojni kvadratić tik-tac-toe. Nekoliko drugih Outlook modula također prikazuje gumb Kategoriziraj; radi isti posao gdje god ga nađete. Pritiskom na gumb Kategoriziraj pojavljuje se popis (iznenađenje!) kategorija, od kojih svaka ima naziv prema boji. Ako jednostavno želite bojati svoje predmete pomoću zadanih, postupak je prilično jednostavan.

Slijedite ove korake da biste dodijelili kategoriju stavci:

1. Kliknite stavku koju želite kategorizirati.

Stavka je istaknuta.

2. Kliknite gumb Kategoriziraj i s popisa odaberite kategoriju koju želite.

U stavci se pojavljuje blok u boji koji označava koju kategoriju odaberete.

Svakoj stavci možete dodijeliti više kategorija, iako stavljanje previše na stavku može biti zbunjujuće od ne dodjeljivanja kategorija.

Preimenovanje kategorije

Svakoj boji možete pridružiti naziv kako biste znali zašto određenoj stavci dodjeljujete određenu kategoriju.

Da biste preimenovali kategoriju, slijedite ove korake:

1. Kliknite gumb Kategorije i odaberite Sve kategorije.

Pojavljuje se dijaloški okvir Kategorije boja.

2. Kliknite kategoriju koju želite preimenovati.

Kategorija koju odaberete je istaknuta.

3. Kliknite gumb Preimenuj.

Kategorija koju odaberete u koraku 2 okružena je okvirom koji pokazuje da je možete uređivati.

4. Upišite novi naziv koji želite dodijeliti toj kategoriji.

Ime koje upišete pojavljuje se umjesto starog naziva.

5. Kliknite OK.

Zatvara se dijaloški okvir Kategorije boja.

Ako promijenite naziv kategorije koju ste već dodijelili nekim stavkama programa Outlook, naziv te kategorije se automatski mijenja na tim stavkama.

Promjena boje kategorije

Možete promijeniti boju kategorije kao i njezin naziv. Dodjeljivanje nezaboravnih boja može dati važne naznake o tome kako napreduje vaš posao ili koliko dobro idete u korak s trenutnim projektima.

Slijedite korake za promjenu boje kategorije:

1. Kliknite gumb Kategorije i odaberite Sve kategorije.

Pojavljuje se dijaloški okvir Kategorije boja.

2. Kliknite kategoriju kojoj želite dodijeliti novu boju.

Kategorija koju odaberete je istaknuta.

3. Kliknite gumb Boja.

Pojavljuje se padajući popis koji prikazuje boje koje možete odabrati.

4. Kliknite boju koju želite dodijeliti.

Boja koju odaberete pojavljuje se umjesto stare boje.

5. Kliknite OK.

Zatvara se dijaloški okvir Kategorije boja.

Također možete odabrati Ništa i stvoriti kategoriju bez boje. To je pomalo dosadno, ali ako odgovara vašem raspoloženju, nastavite. Možda ćete htjeti stvoriti bezbojne kategorije jer Outlook nudi samo 25 boja, a možda imate više od 25 kategorija. Ali nakon što prođete 25 kategorija, razmislite o smanjenju broja kategorija kako biste smanjili zabunu.

Dodjela tipke prečaca kategorije

Svakoj kategoriji možete dati tipku prečaca, što vam omogućuje da dodijelite kategoriju bez dodirivanja miša. To je vrlo zgodno kada želite zumirati ekran pun e-mail poruka ili zadataka i sve postaviti u nekakav red.

Da biste dodijelili tipku prečaca kategoriji, slijedite ove korake:

1. Kliknite gumb Kategorije i odaberite Sve kategorije.

Pojavljuje se dijaloški okvir Kategorije boja.

2. Kliknite kategoriju kojoj želite dodijeliti tipku prečaca.

Kategorija koju odaberete je istaknuta kako bi se pokazalo da ste je odabrali.

3. Kliknite izbornik Tipka prečaca.

Pojavljuje se popis tipki prečaca.

4. Kliknite tipku prečaca koju želite dodijeliti.

Naziv tipke prečaca koji odaberete pojavljuje se desno od kategorije.

5. Kliknite OK.

Kategoriji ne možete dodijeliti više od jedne tipke prečaca; to bi bilo zbunjujuće. Međutim, jednoj stavci možete dodijeliti više od jedne kategorije.