Odvojeni podaci, analiza i prezentacija u modelima podataka Excel

Model podataka je temelj na kojem se gradi Excel mehanizam izvještavanja. Jedan od najvažnijih koncepata u modelu podataka je odvajanje podataka, analiza i prezentacija. Temeljna ideja je da ne želite da vaši podaci postanu previše vezani za bilo koji određeni način predstavljanja tih podataka.

Da biste se zamislili oko ovog koncepta, razmislite o fakturi. Kada primite fakturu, ne pretpostavljate da su financijski podaci na fakturi pravi izvor vaših podataka. To je samo prikaz podataka koji su zapravo pohranjeni u bazi podataka. Ti se podaci mogu analizirati i prezentirati vam na mnoge druge načine: u grafikonima, tablicama ili čak na web stranicama. Ovo zvuči očito, ali korisnici Excela često spajaju podatke, analizu i prezentaciju.

Na primjer, neke Excel radne knjige sadrže 12 kartica, od kojih svaka predstavlja mjesec. Na svakoj kartici navedeni su podaci za taj mjesec zajedno s formulama, zaokretnim tablicama i sažecima. Što se događa kada se od vas zatraži da dostavite sažetak po tromjesečju? Dodajete li još formula i kartica za konsolidaciju podataka na svakoj kartici mjeseca? Temeljni problem u ovom scenariju je da kartice zapravo predstavljaju vrijednosti podataka koje su spojene u prezentaciju vaše analize.

Za primjer više u skladu s izvješćivanjem, pogledajte sljedeću sliku. Čvrsto kodirane tablice poput ove su uobičajene. Ova tablica je spoj podataka, analize i prezentacije. Ne samo da vas ova tablica veže za konkretnu analizu, već je malo ili nimalo transparentno od čega se točno analiza sastoji. Također, što se događa kada trebate izvještavati po kvartalima ili kada je potrebna druga dimenzija analize? Uvozite li tablicu koja se sastoji od više stupaca i redaka? Kako to utječe na vaš model?

Izbjegavajte tvrdo kodirane tablice koje spajaju podatke, analizu i prezentaciju.

Alternativa je stvaranje tri sloja u vašem podatkovnom modelu: podatkovnog sloja, sloja analize i sloja prezentacije. Ove slojeve možete zamisliti kao tri različite proračunske tablice u radnoj knjizi programa Excel: jedan list za držanje neobrađenih podataka koji hrani vaše izvješće, jedan list koji služi kao područje u kojem se podaci analiziraju i oblikuju i jedan list koji služi kao prezentacijski sloj. Ova slika ilustrira tri sloja učinkovitog modela podataka:

Učinkovit model podataka razdvaja podatke, analizu i prezentaciju.

Kao što možete vidjeti, neobrađeni skup podataka nalazi se na vlastitom listu. Iako skup podataka ima određenu razinu agregacije kako bi se održao upravljivo malim, daljnja analiza se ne radi na podatkovnoj tablici.

Sloj analize sastoji se prvenstveno od formula koje analiziraju i povlače podatke iz podatkovnog sloja u formatirane tablice koje se obično nazivaju scenskim tablicama . Ove scenske tablice u konačnici hrane komponente izvješćivanja u vašem prezentacijskom sloju. Ukratko, list koji sadrži sloj analize postaje scensko područje u kojem se podaci sažimaju i oblikuju kako bi nahranili komponente izvješćivanja. Na kartici Analiza, traka formule pokazuje da se tablica sastoji od formula koje upućuju na karticu Podaci.

Postoji nekoliko prednosti ovog postavljanja. Prvo, cijeli model izvješćivanja može se jednostavno osvježiti jednostavnom zamjenom neobrađenih podataka ažuriranim skupom podataka. Formule na kartici Analiza nastavljaju raditi s najnovijim podacima. Drugo, bilo koja dodatna analiza može se jednostavno izraditi korištenjem različitih kombinacija formula na kartici Analiza. Ako su vam potrebni podaci koji ne postoje u podatkovnoj tablici, možete jednostavno dodati stupac na kraj neobrađenog skupa podataka bez ometanja listova za analizu ili prezentaciju.

Ne morate nužno postavljati slojeve podataka, analize i prezentacije u različite proračunske tablice. U malim modelima podataka možda će vam biti lakše smjestiti svoje podatke u jedno područje proračunske tablice dok gradite scenske tablice u drugom području iste proračunske tablice.

Uz to, zapamtite da niste ograničeni ni na tri proračunske tablice. Odnosno, možete imati nekoliko listova koji pružaju sirove podatke, nekoliko listova koji analiziraju i nekoliko koji služe kao prezentacijski sloj.

Gdje god odlučite postaviti različite slojeve, imajte na umu da ideja ostaje ista. Sloj analize trebao bi se prvenstveno sastojati od formula koje povlače podatke iz podatkovnih listova u scenske tablice koje se koriste za punjenje vaše prezentacije.