Održavanje sretne i zdrave mape kontakata u Outlooku

U patologiji, koja proučava bolesti i način na koji se prenose, kontakt je osoba koja prenosi zaraznu bolest, no u Outlooku je kontakt netko o kome čuvate podatke. Informacije o kontaktima čuvaju se u mapi Kontakti. Ova mapa je super-pokretan adresar. Ima mjesta za pohranjivanje imena ljudi, adresa, telefonskih brojeva, adresa e-pošte, web stranica, brojeva dojavljivača, rođendana, godišnjica, nadimaka i drugih stvari. Kada adresirate poruku e-pošte, možete je dobiti izravno iz mape Kontakti kako biste bili sigurni da je adresa ispravno unesena.

Mapa Kontakti dobra je i temeljita samo onoliko koliko su informacije o kontaktima koje ste stavili u nju. Ove stranice objašnjavaju kako unijeti podatke o kontaktu i ažurirati podatke ako se dogodi da se promijene.

Unos novog kontakta u mapu Kontakti

Da biste nekoga postavili na popis kontakata, otvorite mapu Kontakti i počnite tako što ćete učiniti nešto od sljedećeg:

• Kliknite gumb Novi kontakt.

• Pritisnite Ctrl+N (u prozoru mape s kontaktima) ili Ctrl+Shift+C.

• Odaberite Datoteka –> Novo –> Kontakt.

Vidite kontakt obrazac. Na ovom obrascu nalaze se mjesta za upisivanje gotovo svega što se o osobi može znati, osim njezina ljubavnog života i tajnih poroka. Unesite sve podatke koje želite zabilježiti, imajući na umu ova pravila na putu dok idete:

• Puna imena, adrese i tako dalje: Iako ćete možda biti u iskušenju da jednostavno unesete adrese, telefonske brojeve, imena i tako dalje u tekstualne okvire, nemojte to činiti! Kliknite gumb Puno ime na kartici Općenito, na primjer, da biste unijeli ime. Kliknite gumb Poslovni ili Dom da biste unijeli adresu u dijaloški okvir Provjera adrese. Klikom na gumbe i unosom podataka u dijaloške okvire dopuštate Outlooku da odvoji sastavne dijelove imena, adresa i telefonskih brojeva. Kao takav, Outlook može lakše sortirati imena i adrese, a može koristiti imena i adrese kao izvor za masovne slanje i masovne slanje e-pošte s Microsoft Wordom.

• Kada unosite podatke o tvrtki, a ne o osobi, polje Puno ime ostavite prazno i ​​unesite naziv tvrtke u polje Tvrtka.

• Informacije koje su vam važne: Ako se čini da obrazac nema mjesto za unos određene vrste informacija, pokušajte kliknuti gumb trokuta i na skočnom izborniku odabrati novu kategoriju informacija. Kliknite gumb trokuta pored gumba Poslovni i odaberite Dom, na primjer, ako želite unijeti kućnu adresu, a ne adresu tvrtke.

• Datoteka kao: Otvorite padajući izbornik Datoteka kao i odaberite opciju za arhiviranje kontakta u mapi Kontakti. Kontakti su navedeni abecednim redom prema prezimenu, imenu, nazivu tvrtke ili kombinacijama od tri. Odaberite opciju koja najbolje opisuje kako očekujete da ćete pronaći kontakt u mapi Kontakti.

• Poštanske adrese: ako za kontakt zadržite više od jedne adrese, prikažite adresu na koju želite poslati poštu i potvrdite okvir Ovo je poštanska adresa.

• E-mail adrese: Za svaki kontakt možete unijeti do tri adrese e-pošte (kliknite gumb trokuta i odaberite E-mail 2 ili E-mail 3 za unos druge ili treće adrese). U tekstualnom okviru Prikaži kao, Outlook vam pokazuje kako će izgledati red Prima poruka e-pošte kada pošaljete e-poštu kontaktu. Prema zadanim postavkama, redak Prima prikazuje ime kontakta nakon čega slijedi njegova ili njezina adresa e-pošte u zagradama. Međutim, možete unijeti što god želite u tekstualni okvir Prikaži kao, a ako vam unošenje nečeg drugačijeg pomaže razlikovati adrese e-pošte, unesite nešto drugačije. Na primjer, unesite Lydia – Personal tako da možete znati kada šaljete e-poštu na Lydijinu osobnu adresu, a ne na njezinu poslovnu adresu.

• Fotografije: Da biste stavili digitalnu fotografiju na obrazac za kontakt, kliknite gumb Dodaj fotografiju kontakta i u dijaloškom okviru Dodaj sliku kontakta odaberite sliku i kliknite gumb U redu.

Svakako napišite nekoliko riječi na kartici Općenito kako biste opisali kako i gdje ste upoznali kontakt. Kada dođe vrijeme da izbacite kontakte na popisu mapa Kontakti, čitanje opisa može vam pomoći da odlučite tko će biti očišćen, a tko ne.

Kada završite s unosom podataka, kliknite gumb Spremi i zatvori. Ako ste u žurbi s unosom podataka za kontakt, kliknite gumb Spremi i Novo. Na taj način otvara se prazan obrazac tako da možete snimiti podatke o drugom kontaktu.

Evo brzog načina za unos podataka o kontaktu za nekoga tko vam je poslao poruku e-pošte: Otvorite poruku, desnom tipkom miša kliknite ime pošiljatelja u retku Prima i odaberite Dodaj u Outlookove kontakte na izborniku prečaca. Vidite kontakt obrazac. Unesite više informacija o pošiljatelju ako možete i kliknite gumb Spremi i zatvori.

Uvoz e-pošte i adresa iz drugog programa

Pretpostavimo da ste koristili Outlook Express, Eudora ili Lotus Organizer za rukovanje svojom e-poštom i adresama kontakata, ali sada ste postali pretvorbe u Outlook. Što radite s porukama e-pošte te imenima i adresama u drugom programu? Ne možete im dopustiti da samo sjede. Možete ih uvesti u Outlook i nastaviti gdje ste stali.

Za uvoz adresa e-pošte i kontakata iz drugog programa, počnite odabirom Datoteka –> Uvoz i izvoz. Vidjet ćete čarobnjak za uvoz i izvoz. Što ćete dalje učiniti ovisi o tome gdje sada obavljate svoju e-poštu i praćenje adresa:

• Outlook Express: Odaberite Uvezi internetsku poštu i adrese i kliknite gumb Dalje. U dijaloškom okviru Outlook Import Tool odaberite Outlook Express, potvrdite okvire da biste odlučili što ćete izvesti (pošta, adrese i/ili pravila) i ponovno kliknite gumb Dalje. U sljedećem dijaloškom okviru odaberite opcije da odlučite što učiniti s dupliranim unosima; zatim kliknite gumb Završi.

• Eudora: Odaberite Uvezi internetsku poštu i adrese i kliknite gumb Sljedeće. U dijaloškom okviru Outlook Import Tool odaberite Eudora, odaberite opcije za odlučivanje što učiniti s dupliciranim unosima i ponovno kliknite gumb Sljedeće. U dijaloškom okviru Preglednik za mapu odaberite datoteku u kojoj se čuvaju Eudora podaci i kliknite gumb U redu.

• Lotus Organizer: Odaberite Uvezi iz drugog programa ili datoteke, kliknite gumb Dalje, odaberite verziju Lotus Organizera (4.x ili 5.x) i ponovno kliknite gumb Sljedeće. Klikom na gumb Sljedeće dok idete, postavlja se pitanje kako rukovati dupliciranim stavkama, locirati podatkovnu datoteku Lotus Organizer i odabrati mapu Outlooka u koju ćete staviti podatke.

Neke filtere za uvoz i izvoz Outlook ne instalira automatski. Outlook može tražiti da umetnete Office CD kako bi mogao instalirati filtar.