Nemojte svoj Excel podatkovni model pretvarati u bazu podataka

Možda ste pročitali da mjere koje se koriste na nadzornoj ploči programa Excel apsolutno trebaju podržavati početnu svrhu te nadzorne ploče. Isti koncept vrijedi i za pozadinski model podataka. Trebali biste uvoziti samo podatke koji su potrebni za ispunjavanje svrhe vaše nadzorne ploče ili izvješća.

U nastojanju da imaju što više podataka na dohvat ruke, mnogi korisnici Excela unose u svoje proračunske tablice svaki podatak do kojeg mogu doći. Te ljude možete uočiti po datotekama od 40 megabajta koje šalju putem e-pošte. Vidjeli ste ove proračunske tablice — dvije kartice koje sadrže sučelje izvješća ili nadzorne ploče, a zatim šest skrivenih kartica koje sadrže tisuće redaka podataka (od kojih se većina ne koristi). Oni u biti grade bazu podataka u svojoj proračunskoj tablici.

Što nije u redu s korištenjem što više podataka? Pa, evo nekoliko problema:

• Agregiranje podataka u Excelu povećava broj formula. Ako unosite sve neobrađene podatke, morate ih agregirati u Excelu. To neizbježno uzrokuje eksponencijalno povećanje broja formula koje morate koristiti i održavati.

  Zapamtite da je vaš podatkovni model sredstvo za predstavljanje analiza, a ne obradu neobrađenih podataka. Podaci koji najbolje funkcioniraju u mehanizmima izvješćivanja su oni koji su već agregirani i sažeti u korisne prikaze kojima se može kretati i prenositi na komponente nadzorne ploče. Uvoz podataka koji su već agregirani što je više moguće je daleko bolji.

  Na primjer, ako trebate izvještavati o prihodu po regiji i mjesecu, nema potrebe za uvozom prodajnih transakcija u svoj podatkovni model. Umjesto toga, koristite agregiranu tablicu koja se sastoji od regije, mjeseca i zbroja prihoda.

• Vaš podatkovni model bit će distribuiran s vašom nadzornom pločom. Drugim riječima, budući da se vaša nadzorna ploča hrani vašim podatkovnim modelom, morate održavati model iza kulisa (vjerojatno u skrivenim karticama) prilikom distribucije nadzorne ploče. Osim činjenice da uzrokuje nezgrapnu veličinu datoteke, uključivanje previše podataka u vaš podatkovni model zapravo može pogoršati performanse vaše nadzorne ploče. Zašto?

  Kada otvorite Excel datoteku, cijela se datoteka učitava u memoriju kako bi se osigurala brza obrada podataka i pristup. Nedostatak ovakvog ponašanja je taj što Excel zahtijeva mnogo RAM-a za obradu čak i najmanjih promjena u vašoj proračunskoj tablici. Možda ste primijetili da kada pokušate izvršiti radnju na velikom skupu podataka koji zahtijeva formulu, Excel sporo reagira, dajući vam indikator za izračunavanje na statusnoj traci. Što je veći vaš skup podataka, manje je učinkovito krckanje podataka u Excelu.

• Veliki skupovi podataka mogu uzrokovati poteškoće u skalabilnosti. Zamislite da radite u maloj tvrtki i da u svom podatkovnom modelu koristite mjesečne transakcije. Svaki mjesec sadrži 80.000 redaka podataka. Kako vrijeme prolazi, gradite robustan proces sa svim formulama, zaokretnim tablicama i makronaredbama koje su vam potrebne za analizu podataka koji su pohranjeni na vašoj uredno održavanoj kartici.

  Što se sada događa nakon godinu dana? Pokrećete li novu karticu? Kako analizirate dva skupa podataka na dvije različite kartice kao jedan entitet? Jesu li vaše formule još uvijek dobre? Morate li napisati nove makronaredbe?

Sve su to problemi koji se mogu izbjeći uvozom samo agregiranih i sažetih podataka koji su korisni za osnovnu svrhu vaših potreba za izvješćivanjem.