Načelo dizajna nadzorne ploče programa Excel — neka bude jednostavno

Stručnjak za dizajn nadzorne ploče Stephen Few ima mantru: "Pojednostavite, pojednostavite, pojednostavite." Osnovna ideja je da nadzorne ploče pretrpane s previše mjera ili previše slatkiša za oči mogu razvodniti značajne informacije koje pokušavate prezentirati. Koliko vam je puta netko rekao da vaša izvješća izgledaju “zauzeta”? U biti, ova pritužba znači da se previše toga događa na stranici ili ekranu, što otežava uvid u stvarne podatke.

Evo nekoliko radnji koje možete poduzeti kako biste osigurali jednostavniji i učinkovitiji dizajn nadzorne ploče.

Nemojte svoju nadzornu ploču pretvarati u spremište podataka

Priznaj. U izvješće uključujete što više informacija, prvenstveno kako biste izbjegli traženje dodatnih informacija. Ali u stanju uma s nadzornom pločom, morate se boriti protiv poriva da nametnete svaki dio dostupnih podataka na svoje nadzorne ploče.

Preopterećenost korisnika s previše podataka može uzrokovati da izgube iz vida primarni cilj nadzorne ploče i da se usredotoče na nebitne podatke. Mjere koje se koriste na nadzornoj ploči trebale bi podržavati početnu svrhu te nadzorne ploče. Izbjegnite poriv da ispunite bijeli prostor radi simetrije i izgleda. Nemojte uključivati ​​podatke koje je lijepo znati samo zato što su podaci dostupni. Ako podaci ne podržavaju osnovnu svrhu nadzorne ploče, izostavite ih.

Izbjegavajte otmjeno oblikovanje

Ključ za učinkovitu komunikaciju s vašim nadzornim pločama je predstaviti svoje podatke što je jednostavnije moguće. Nema potrebe zamotati ga u slatkiše za oči kako bi bilo zanimljivije. U redu je imati nadzornu ploču s malo ili bez boje ili formatiranja. Uvidjet ćete da nedostatak otmjenog oblikovanja služi samo da skrene pozornost na stvarne podatke. Usredotočite se na podatke, a ne na sjajnu sretnu grafiku. Evo nekoliko smjernica:

• Izbjegavajte korištenje boja ili ispuna pozadine za particioniranje nadzornih ploča. Boje bi se općenito trebale koristiti štedljivo, rezervirane za pružanje informacija o ključnim podatkovnim točkama. Na primjer, dodjeljivanje boja crvene, žute i zelene mjerama tradicionalno označava razinu izvedbe. Dodavanje ovih boja drugim dijelovima vaše nadzorne ploče služi samo za odvraćanje pažnje vaše publike.

• Uklonite naglasak na granicama, pozadinama i drugim elementima koji definiraju područja nadzorne ploče. Pokušajte upotrijebiti prirodni bijeli prostor između komponenti za pregrađivanje nadzorne ploče. Ako su obrubi potrebni, formatirajte ih u svjetlije nijanse od onih koje ste koristili za svoje podatke. Svijetlosive su obično idealne za obrube. Ideja je označiti odjeljke bez odvraćanja pažnje od prikazanih informacija.

• Izbjegavajte primjenu otmjenih efekata kao što su gradijenti, ispune uzorka, sjene, sjaji, meki rubovi i drugo oblikovanje. Excel olakšava primjenu efekata zbog kojih sve izgleda sjajno, svjetlucavo i općenito sretno. Iako ove značajke oblikovanja čine sjajne marketinške alate, ne čine nikakvu uslugu vašim mehanizmima izvješćivanja.

• Ne pokušavajte poboljšati svoje nadzorne ploče isječcima ili slikama. Ne samo da ne čine ništa za daljnju prezentaciju podataka, već često samo izgledaju neuredno.

Ograničite svaku kontrolnu ploču na jednu stranicu za ispis

Nadzorne ploče, općenito, trebale bi pružiti brz pogled na ključne mjere relevantne za određene ciljeve ili poslovne procese. To znači da su svi podaci odmah vidljivi na jednoj stranici. Iako uključivanje svih vaših podataka na jednu stranicu nije uvijek najjednostavnija stvar, mnogo je koristi od mogućnosti vidjeti sve na jednoj stranici ili zaslonu.

Možete lakše uspoređivati ​​odjeljke, učinkovitije obraditi uzročno-posljedične veze i manje se oslanjate na kratkoročno pamćenje. Kada se korisnik mora pomicati lijevo, desno ili dolje, ove prednosti se smanjuju. Nadalje, korisnici su skloni vjerovati da kada se informacije stave izvan normalnog pogleda (područja koja zahtijevaju pomicanje), to je nekako manje važno.

Ali što ako ne možete smjestiti sve podatke na jedan list? Najprije pregledajte mjere na svojoj nadzornoj ploči i utvrdite trebaju li doista biti tamo. Zatim formatirajte svoju nadzornu ploču tako da koristite manje prostora (formatirajte fontove, smanjite razmak i prilagodite širinu stupaca i redaka). Konačno, pokušajte dodati interaktivnost na svoju nadzornu ploču, dopuštajući korisnicima da dinamički mijenjaju prikaze kako bi prikazali samo one mjere koje su im relevantne.