Na što treba obratiti pažnju prilikom provjere ili revizije financijskog modela

Ako već neko vrijeme koristite Excel, vjerojatno biste radije izradili vlastite proračunske tablice ili financijske modele od nule. Međutim, u korporativnom okruženju ljudi rijetko imaju tu priliku. Umjesto toga, od njih se očekuje da preuzmu postojeći model koji je netko drugi napravio.

Možda ulazite u ulogu koju preuzimate od nekog drugog i postoji postojeći model financijskog izvješćivanja koji ćete morati ažurirati svaki mjesec. Ili vam je rečeno da izračunavate prodajne provizije svako tromjesečje na temelju čudovišne proračunske tablice od 50 kartica koja vam se baš i ne sviđa. Ne samo da nasljeđujete tuđe modele zajedno s ulazima, pretpostavkama i izračunima koje je unio izvorni modelar, već nasljeđujete i greške modelara.

Ako ćete preuzeti odgovornost za tuđi model, morate biti spremni preuzeti ga i učiniti ga svojim. Morate biti odgovorni za rad ovog modela i biti sigurni da radi ispravno. Evo popisa stvari koje biste trebali provjeriti kada prvi put naslijedite tuđi financijski model:

• Upoznajte se s njegovim izgledom i dojmom. Pregledajte svaki list da vidite koje su sheme boja korištene. Pročitajte bilo koju dokumentaciju. Postoji li ključ koji pomaže vidjeti koje su stanice koje? Je li modelar napravio razliku između formula i tvrdo kodiranih pretpostavki?
• Dobro pogledajte formule. Jesu li dosljedni? Sadrže li one tvrdo kodirane vrijednosti koje se neće automatski ažurirati i stoga će uzrokovati pogreške?
• Pokrenite provjeru pogreške. Pritisnite gumb Provjera pogrešaka u odjeljku Revizija formule na kartici Formule na vrpci da biste na prvi pogled vidjeli postoje li pogreške u programu Excel na listu koje bi mogle uzrokovati probleme.
• Provjerite postoje li veze na vanjske datoteke. Vanjske veze mogu biti valjani dio radnog operativnog procesa, ali morate znati prima li ova datoteka bilo kakve inpute iz vanjskih radnih knjiga kako biste bili sigurni da nitko nehotice ne promijeni nazive listova ili datoteka, uzrokujući pogreške u vašem modelu. Pronađite vanjske veze pritiskom na gumb Uredi veze u odjeljku Veze na kartici Podaci na vrpci.
• Pregledajte imenovane raspone. Imenovani rasponi mogu biti korisni u financijskom modelu, ali ponekad sadrže pogreške zbog suvišnih naziva, kao i vanjskih veza. Pregledajte imenovane raspone u Upravitelju naziva, koji se nalazi u odjeljku Definirani nazivi na kartici Formule na vrpci. Izbrišite sve imenovane raspone koji sadrže pogreške ili se ne koriste, a ako sadrže veze na vanjske datoteke, zabilježite i provjerite jesu li potrebne.
• Provjerite automatske izračune. Formule bi se trebale izračunavati automatski, ali ponekad kada je datoteka vrlo velika ili modelar voli ručno kontrolirati promjene, izračun je postavljen na ručni umjesto na automatski. Ako vidite riječ Izračunaj u donjoj lijevoj statusnoj traci, to znači da je izračun postavljen na ručni način, pa vas vjerojatno čeka složena istraga! Pritisnite gumb Mogućnosti izračuna u odjeljku Izračun na kartici Formule na vrpci za promjenu između ručnog i automatskog izračuna radne knjige.

Uz ove korake, evo nekoliko praktičnih revizijskih alata u Excelu koje možete koristiti za provjeru, reviziju, provjeru valjanosti i, ako je potrebno, ispravljanje naslijeđenog modela kako biste mogli biti sigurni u rezultate svog financijskog modela:

• Pregledajte radnu knjižicu. Upoznajte skrivene značajke vašeg modela i identificirajte potencijalno problematične značajke koje bi inače bilo vrlo teško pronaći s ovim malo poznatim alatom. Da biste ga koristili, otvorite radnu knjigu, kliknite na gumb Datoteka na vrpci; na kartici Informacije kliknite gumb Provjeri probleme.
• F2: Ako su izvorne ćelije formule na istoj stranici, prečac F2 stavlja ćeliju u način uređivanja, tako da je ovaj prečac dobar način da vizualno vidite odakle dolaze izvorni podaci.
• Praćenje presedana/zavisnih: Excelovi alati za reviziju vizualno prate odnose pomoću strelica linije za praćenje. Ovim alatima možete pristupiti u odjeljku Revizija formule na kartici Formule na vrpci.
• Procijenite formulu: rastavite dugačke i složene formule pomoću alata za procjenu formule, u odjeljku Revizija formule na kartici Formule na vrpci.
• Alati za provjeru pogreške: ako pogriješite — ili ono što Excel misli da je pogreška — u gornjem lijevom kutu ćelije pojavit će se zeleni trokut. To će se dogoditi ako izostavite susjedne ćelije ili ako unesete unos kao tekst, koji izgleda kao da bi trebao biti broj.
• Prozor za praćenje: ako imate izlazne ćelije na koje biste željeli paziti, ovaj alat će prikazati rezultat određenih ćelija u zasebnom prozoru. Ovaj alat možete pronaći u odjeljku Revizija formule na kartici Formule na vrpci. Korisno je za testiranje formula kako biste vidjeli utjecaj promjene pretpostavki na zasebnu ćeliju ili ćelije.
• Prikaži formule: Da biste vidjeli sve formule na prvi pogled, a ne rezultirajuće vrijednosti, pritisnite gumb Prikaži formule u odjeljku Revizija formule na kartici Formule na vrpci (ili koristite prečac Ctrl+`). Prikaži formule također je vrlo brz i jednostavan način da vidite postoje li tvrdo kodirane vrijednosti.