Korištenje postavki verzije u sustavu SharePoint 2016

Područje postavki verzija u sustavu SharePoint 2016 sadrži neke od najtraženijih postavki u bilo kojoj aplikaciji. Postavke verzije pokrivaju većinu izbora upravljanja dokumentima ili sadržajem. Dakle, vaša nova mantra za upravljanje dokumentima/sadržajem je odobravanje, određivanje verzija i odjava. Možete to izgovoriti u snu. Prema zadanim postavkama, postavke odobrenja, izdavanja verzija ili zahtjeva za odjavu nisu uključene na web-mjestu tima.

Razlog zašto je upravljanje verzijama isključeno prema zadanim postavkama je taj što zauzima veliku količinu prostora u bazi podataka. Svaki put kada se kreira nova verzija, baza podataka raste. Međutim, verzija verzija je važna za svaki pravi posao, pa se preporučuje da ga uključite.

Ako želite da ove opcije budu omogućene kada su vaše web-lokacije konfigurirane, razmislite o korištenju web-mjesta za objavljivanje.

Prije nego što odaberete ove opcije, provjerite poznajete li poslovne procese svog tima. Ako su dokumenti temeljito provjereni i odobreni izvan procesa sustava SharePoint, možda nećete željeti niti trebate postavke odobrenja ili provedbu odjave. Ako su vaši dokumenti slike, možete ili ne morate htjeti primijeniti verziju ako vam verzije nisu važne i ne biste se trebali vraćati na stariju verziju.

Razmislite o korištenju više aplikacija Biblioteka dokumenata i primijenite različite postavke prema potrebi. Na primjer, ako imate 100 dokumenata u aplikaciji Library i stvarno trebate samo verziju i odobrenje za 5 od tih dokumenata, možda se oni mogu staviti u aplikaciju Knjižnica s dodatnom konfiguracijom.

Versioniranje može biti jedna od najpogrešnijih značajki upravljanja dokumentima u sustavu SharePoint. Određivanje verzija je koristan zaštitni mehanizam jer se po potrebi možete vratiti na prethodnu verziju dokumenta. Verzije u SharePointu su kopije istog dokumenta u različitim intervalima tijekom uređivanja.

Možda ćete htjeti dodati stupac Verzije svojim prikazima kako bi korisnici mogli brzo vidjeti verziju dokumenta. Inače ćete na kraju imati korisnike koji dodaju informacije o verziji na ime ili naslov dokumenta, kao što je Employee Handbook v1.0, Employee Handbook v2.0, ili ovaj, Client_Proposal_Final_v3.0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-DO_NOT-REVI6 -2017_ROSEMARIE-POTPISANA-FINALE_FINALA.

Slijedite ove korake da biste primijenili ili izmijenili postavke verzije:

Kliknite vezu Postavke verzije na stranici Postavke knjižnice ili Postavke popisa.
Odjeljci stranice Postavke verzije uključuju Odobrenje sadržaja, Povijest verzija dokumenta, Sigurnost skice stavke i Zahtijevaj odjavu (samo za aplikacije knjižnice).

Zatim morate odabrati želite li zahtijevati odobrenje sadržaja za poslane stavke. Ovaj odabir vršite odabirom radio gumba Da ili Ne na stranici Postavke verzije (kojoj se pristupa u 1. koraku).
Ako ste odabrali Da kao odgovor na Zahtijevam odobrenje sadržaja za poslane stavke?, pojedinci s dopuštenjima za odobravanje stavki uvijek mogu vidjeti skice stavki.
Stavke koje još nisu odobrene (što znači da su skice) nisu vidljive članovima ili posjetiteljima web-mjesta. Možete odrediti koga želite vidjeti nacrte u odjeljku Sigurnost stavke skice.

U odjeljku Povijest verzija dokumenta odaberite radio gumb da biste naznačili hoćete li koristiti Bez verzija, Kreirajte glavne verzije, Stvorite glavne i manje (nacrtne) verzije ili (izborno) navedite broj verzija koje želite zadržati unosom broja.
Zadana postavka za aplikaciju Popis ili knjižnica je Bez verzije. Možete odabrati glavne verzije (1.0, 2.0., 3.0 i tako dalje) ili glavne i manje verzije (1.0, 1.2., 1.3, 2.0 i tako dalje). Odabirom bilo koje od posljednje dvije opcije možete odrediti ograničenje za broj verzija svake vrste unosom broja do 10.000.

Odaberite tko može vidjeti skice stavki odabirom radio gumba Sigurnost nacrta stavke u odjeljku Sigurnost skice stavke.
Ovaj odjeljak je onemogućen osim ako ne dopustite manje verzije (skice) ili ako zahtijevate odobrenje sadržaja vaših dokumenata ili stavki popisa. Ovdje su tri opcije za to tko može vidjeti skice stavki — bilo koji korisnik koji može čitati stavke, samo korisnici koji mogu uređivati ​​stavke ili samo korisnici koji mogu odobriti (i autora).

Odredite hoćete li zahtijevati odjavu za korisnike koji uređuju dokumente odabirom radio gumba Da ili Ne.
Iako ponekad može predstavljati gnjavažu zahtijevajući odjavu, još je jedan dobar sigurnosni mehanizam koji osigurava da drugi korisnici ne vide dokument u sredini modifikacije ili da više korisnika uređuje u isto vrijeme (pobjeđuje posljednje spremanje).
Razmislite o dodavanju stupca Odjavljeno u svoje prikaze kako bi korisnici mogli brzo vidjeti tko je odjavio stavku.

Kliknite U redu ili Odustani.

Ako kliknete U redu, primjenjuju se vaše postavke verzije. Idi ih isprobaj!

Kada pregledavate dokumente u aplikaciji Library, možete kliknuti trotočku da biste vidjeli kontekstualni izbornik. Ovaj izbornik omogućuje uređivaču dokumenta da provjeri/provjeri dokument, odobri, pokrene tijek rada i tako dalje. Budući da je izbornik kontekstualan, ako odobrenje nije postavljeno u knjižnici ili popisu, na primjer, Odobrenje se ne pojavljuje na izborniku. Ako je dokument odjavljen, pojavljuje se opcija Odbaci odjavu.

Kontekstni izbornik dokumenta.

U većini slučajeva članovi tima navigiraju do web-mjesta pomoću preglednika za rad s aplikacijama za popis. Međutim, razmislite o tome kako vaš tim komunicira s dokumentima. Mogu se kretati do aplikacije pomoću preglednika, ali također mogu povezivati ​​iz oznake ili otvarati dokument izravno iz aplikacije za uređivanje (kao što je Word, Excel ili PowerPoint). Iako trenutne verzije sustava Office podržavaju i komuniciraju s postavkama aplikacije SharePoint Library, korisnici možda neće znati gdje pronaći te naredbe.

Izbjegnite frustracije tako da odvojite malo vremena za pregled postavki i opcija sa svojim timom. Obuka o ovim opcijama upravljanja dokumentima jedna je od preporuka broj jedan za uspjeh SharePoint suradnje, posebno za timove s mnogo članova ili suradnika.