Korištenje Outlook 2003 za praćenje povijesti korisnika

Neki prodavači nisu uvijek organizirani i ponekad provode puno vremena tražeći ponudu ili pokušavajući zapamtiti datum i predmet posljednjeg telefonskog poziva. Koristeći Business Contact Manager (BCM), možete povezati sve svoje radnje s određenim kupcem i pristupiti svim informacijama iz zapisa o kontaktima. (BCM verzija 2.0 besplatni je dodatak za Outlook 2003 u izdanjima Office Professional i Small Business.)

Stranica Aktivnosti kontakata programa Outlook može vam prikazati sve radnje povezane s kontaktom. Možete povezati bilo koji dokument, zadatak, termin ili zapisnik telefonskog broja sastanka sa svojim klijentima i pročitati ih jednim klikom. Evo kako:

1. S otvorenim kontaktom s klijentom odaberite Akcije, Veza, Datoteka.

Otvara se dijaloški okvir Odabir datoteke.

2. Odaberite svoju datoteku, kao što je Mary's Proposal 321.

3. Kliknite OK.

Datoteka prijedloga povezana je s Mary's Contact zapisom.

Osim povezivanja vanjskih datoteka i dokumenata sa svojim kontaktima, također možete povezati Outlook sastanke, zadatke, unose u dnevnik telefonskih poziva i e-poštu (i poslane i primljene) i zatim ih pročitati na jednom popisu.

1. S otvorenim kontaktom s klijentom odaberite Akcije, Veza, Datoteka.

Pojavljuje se okvir Poveži stavke s kontaktom.

2. Odaberite mapu, kao što je Zadaci.

3. Odaberite zadatak s popisa Stavke zadataka.

4. Kliknite Primijeni.

Stavka je povezana s vašim kontaktom s klijentom.

Automatiziranje poveznica na vaše kontakte

Ručno povezivanje svake stavke s vašim kontaktom je zamorno i potencijalno može dodati stotine tjednih radnji vašem poslu, zbog čega ćete izgubiti više od strpljenja. Možda ćete zaboraviti povezati stavke ili izgubiti pojam e-pošte, zadataka i termina povezanih s vašim klijentima. Srećom, Outlook može automatski povezati stavke povezane s vašim kontaktom na sljedeći način:

1. Odaberite Alati, Opcije.

Pojavljuje se dijaloški okvir Opcije.

2. Kliknite Opcije dnevnika.

Pojavljuje se dijaloški okvir Opcije dnevnika.

3. Odaberite stavke koje će se povezati u okviru s popisom Automatski snimaj ove stavke, uključujući sastanke e-pošte, zadatke i druge radnje.

4. Odaberite kontakte koje želite povezati s okvira s popisom Za ove kontakte.

5. U području Dvostruki klik na unos dnevnika odaberite opciju pod nazivom Otvara stavku na koju se poziva unos u dnevnik.

Časopis ima širu primjenu od jednostavnog povezivanja Outlookovih stavki s kontaktom. Časopis također može mjeriti vrijeme koje provedete radeći na dokumentu ili predstaviti svoje dokumente u vremenskoj tablici, prikazujući svaki od njih na datum kada je korišten.

6. Kliknite OK.

Sve stavke Outlooka povezane s vašim kontaktima sada su povezane.

Čitanje povijesti vašeg klijenta

Traženje korisničkih datoteka u mapama vašeg računala može biti zamorno. Možete pohraniti jedan Word dokument na jedno mjesto, Excel proračunsku tablicu na drugom, a datum posljednjeg sastanka u kalendaru. Međutim, sve ove informacije možete organizirati za vas otvaranjem samo jedne stranice, što znači da nećete gubiti vrijeme na traženje informacija.

Da biste pročitali svoju korisničku povijest, slijedite ove korake:

1. S otvorenim kontaktom kliknite karticu Aktivnosti.

Pojavljuje se stranica Aktivnosti. Kada okvir s popisom Prikaži kaže Sve stavke, navedene su sve vaše aktivnosti povezane s otvorenim kontaktom.

2. Kliknite bilo koju stavku na popisu da biste otvorili povezani dokument ili Outlook stavku.

Informacije se prikazuju bez potrebe da ih tražite.