Korištenje kvalitativnih podataka u Excelu predviđanja prodaje

Kvalitativni podaci su informacije koje vam pomažu razumjeti pozadinu kvantitativnih podataka. Naravno, postavlja se pitanje: Što su kvantitativni podaci? Kvantitativni podaci su brojčani podaci — broj jedinica koje je vaš tim prodao tijekom prethodnog tromjesečja ili prihod koji je vaš tim donio tijekom ožujka.

S kvantitativnim podacima možete koristiti Excel za izračunavanje broja prodanih jedinica mjesečno, najmanje ili najviše. Možete koristiti Excel da biste izračunali pomični prosjek prihoda koji je vaš prodajni tim zaradio, ili njegov minimalni prihod, ili postotak godišnjeg prihoda zarađenog tijekom listopada.

Nasuprot tome, kvalitativni podaci nemaju prosjek, minimum ili maksimum. To su informacije koje vam pomažu razumjeti kvantitativne podatke. Stavlja brojeve u kontekst. Pomaže vas zaštititi od pravih glupih pogrešaka.

Postavljanje pravih pitanja

Pretpostavimo da vaš potpredsjednik prodaje traži od vas da predvidite koliko će automobila vaša agencija prodati tijekom sljedeće godine. Ako vaša agencija uglavnom prodaje Fordove, razumno je uzeti u obzir prognozu. Ako je do prošle godine vaša agencija prodavala uglavnom Duesenberge, prognozirati je nerazumno. Ne možete prodati Duesenberge jer ih više nitko ne proizvodi.

Taj primjer je doduše ekstreman, ali nije sasvim glup. Morate znati što će vaša tvrtka iznijeti na tržište tijekom vremenskog razdoblja u kojem želite predvidjeti. Inače, vaša prodajna povijest — vaša osnovna vrijednost — jednostavno nije relevantna. I ne možete napraviti točnu prognozu koja se temelji na irelevantnoj bazi.

Evo nekoliko pitanja koja biste trebali postaviti prije nego što uopće počnete razmišljati o sastavljanju osnovne vrijednosti:

• Koliko će vam prodavača vaša tvrtka staviti na raspolaganje? Hoćete li imati više stopala na ulici nego prošle godine? Manje? Otprilike isto? Veličina prodajnog osoblja čini razliku. Da biste napravili pristojnu prognozu, morate znati koje prodajne resurse ćete imati na raspolaganju.
• Hoće li se razine provizije promijeniti tijekom razdoblja predviđanja? Potiče li vaša tvrtka svoju prodajnu snagu kao što je to činila tijekom, recimo, posljednjih 12 mjeseci? Ako je tako, ne morate se brinuti o tome prilikom izrade prognoza. Ali ako se poslovni model promijenio i stope provizija će pasti jer je konkurencija pala - ili stope rastu jer se konkurencija pojačala - vaša prognoza to treba uzeti u obzir.
• Hoće li se cijena proizvoda promijeniti tijekom ovog razdoblja predviđanja? Hoće li cijene vaše linije proizvoda skočiti? Ako je tako, vjerojatno trebate ugraditi neki pesimizam u svoje predviđanje prodanih jedinica. Hoće li pasti? Tada možete biti optimistični. (Imajte na umu da cijene obično više utječu na prodane jedinice nego na prihod.)

Ne možete koristiti predviđanje da biste odgovorili na ovakva pitanja. Ipak, njihovi odgovori - koji se kvalificiraju kao kvalitativni podaci - ključni su za izradu dobrih prognoza. Možete imati dugotrajnu, dobro odgojenu osnovnu liniju, što je zaista ključno za dobru prognozu. A onda se možete potpuno prevariti ako vaša tvrtka promijeni svoju liniju proizvoda, ili smanji svoju prodajnu snagu, ili promijeni strukturu provizije toliko da prodajna snaga hoda, ili snizi cijene toliko da tržište ne može zadržati svoje kolektivne ruke izvan linije proizvoda. Bilo što od ovoga učinit će da vaša prognoza izgleda kao da ste slegli ramenima i bacili nekoliko kockica.

Ne možete se u potpunosti oslanjati na početnu vrijednost da biste napravili prognozu prodaje. Morate paziti što vaša tvrtka radi u svom marketingu, cijenama, upravljanju ljudima, odgovoru na konkurenciju, kako biste napravili dobru prognozu prodaje.

Pazite na loptu: Svrha vaše prognoze

Postavite svoju osnovnu vrijednost tako da odražava razdoblje za koje želite prognozirati. Odnosno, ako želite predvidjeti prodaju za jedan mjesec, vaša bi osnovna vrijednost trebala prikazati povijest prodaje u mjesecima. Ako je svrha predviđanja pomoći u usmjeravanju financijskih projekcija kao što su procjene zarade, vjerojatno želite predvidjeti rezultate za tromjesečje, a vaša osnovna vrijednost trebala bi biti organizirana u tromjesečje.

Slika prikazuje primjer korisne osnovne linije.

Prognoza je za sljedeći mjesec, tako da osnovna vrijednost daje mjesečnu povijest prodaje.

Možete jednostavno izraditi popis naziva mjeseci u stupcu B. Odabrali biste ćeliju B2 i upisali siječanj ili siječanj. Pritisnite Enter i po potrebi ponovno odaberite ćeliju B2 (ili pritisnite Ctrl+Enter da ostavite ćeliju B2 odabranu kada unesete njezinu vrijednost ). Obratite pažnju na mali crni kvadrat u donjem desnom kutu ćelije - zove se ručka za popunjavanje. Pomaknite pokazivač miša preko ručke za punjenje. Vidjet ćete kako se pokazivač promijenio u križić. Sada, iako još uvijek možete vidjeti križić, pritisnite tipku miša, nastavite je držati pritisnutu i povucite prema dolje koliko želite. Excel popunjava nazive mjeseci umjesto vas. Ovo također radi za dane u tjednu.

Postoje neka osnovna pravila o izgradnji osnovne linije koja će vam biti korisno imati na umu.

• Koristite vremenska razdoblja iste duljine u svojoj osnovnoj liniji. Neobično je korištenje jednog razdoblja od 1. veljače do 14. veljače i sljedećeg razdoblja od 15. veljače do 31. ožujka. Ipak, vidio sam da je to učinjeno samo zato što se pokazalo zgodnim sastaviti podatke na taj način. Ali to odbacuje stvari, jer su prividni prihodi u veljači podcijenjeni, a prividni prihodi u ožujku precijenjeni. Bez obzira na pristup predviđanju koji koristite, to će biti problem. (Možete sa sigurnošću zanemariti male razlike, kao što je 28 dana u veljači i 31 dan u ožujku.)
• Provjerite jesu li vremenska razdoblja u vašoj osnovnoj liniji u redu, od najranijih do najnovijih. Nekoliko popularnih tehnika predviđanja, uključujući dvije opisane u ovoj knjizi, oslanjaju se na odnos između mjerenja jednog razdoblja i mjerenja sljedećeg razdoblja. Ako su vaša vremenska razdoblja izvan vremenskog reda, vaša će prognoza biti neispravna. Vaše neobrađene mjere često neće biti u kronološkom redoslijedu, a iz raznih razloga ćete ih htjeti sažeti u zaokretnu tablicu — koju možete jednostavno staviti u datumski redoslijed. Zapravo, zaokretna tablica prema zadanim postavkama stavlja sažete podatke u kronološki red.
• Uzmite u obzir sva vremenska razdoblja u osnovnoj liniji. Ako vaša osnovna vrijednost počinje u siječnju 2015., ne možete izostaviti veljaču 2015., čak i ako podaci nedostaju. Ako su preostali mjeseci na snazi, preskočite siječanj 2015. i počnite s ožujkom 2015. Zašto? Zato što želite biti sigurni da imate ispravan odnos između jedne menstruacije i sljedeće.