Kontinuirano učenje iz projekata Microsoft Project 2019

Nemojte razmišljati o Microsoft Projectu 2019 kao jednostavno o ogromnom elektroničkom popisu obveza; radije, to je sofisticirani alat koji se koristi za upravljanje projektima. A logičan nusprodukt tog upravljanja je fantastična riznica informacija koje možete upotrijebiti da postanete kvalificiraniji korisnik projekta — i, prema tome, kompetentniji voditelj projekta .

Nakon što pošaljete posljednji dopis u vezi s projektom i prihvatite posljednju pohvalu ili kritiku od svog šefa, odvojite trenutak da još jednom pogledate raspored za Microsoft Project.

Pregledajte Projekt

Nećete razumjeti svaki aspekt upravljanja projektom tijekom svog prvog, drugog ili čak trećeg projekta. Ali postat ćete ugodniji sa svojim vještinama. Slično, nećete razumjeti svaku nijansu zakazivanja Microsoft Projecta na svom prvom projektu. Nećete čak ni otkriti svaku sposobnost Projecta na svom drugom projektu. Ali postupno, kako svladavate detalje upravljanja projektima i korištenjem Projecta, učinkovitije ćete primjenjivati ​​vještine upravljanja projektima i lakše apsorbirati informacije koje Project generira — i brže ćete razumjeti kako vam to može pomoći da izbjegnete pogreške na budućim projektima.

Pregledajte svaki projekt na kraju svake faze i na kraju projekta kako biste vidjeli što ste učinili dobro, a što pogrešno. Zatim možete iskoristiti ono što otkrijete da poboljšate svoje vještine na sljedećem projektu.

Dobra je ideja napraviti pregled na kraju svake faze životnog ciklusa, ako se pojavi veliki rizik ili problem ili ako dođe do nepredviđene značajne promjene.

Učite iz svojih grešaka

Znate kako kažu: Ako ne učiš povijest, osuđen si je ponavljati. A ponavljanje pogreške posljednja je stvar koju želite učiniti kada upravljate projektom.

Uzmite u obzir ove strategije kada pregledavate svoj projekt:

• Usporedite izvorni osnovni plan s konačnom stvarnom aktivnošću, kao što je prikazano. Čak i ako ste izradili privremene ili osnovne planove da biste se prilagodili drastičnim promjenama, pogledajte najširi jaz između onoga što ste očekivali da će se dogoditi u početnom planu i onoga što se dogodilo. Ova strategija može biti najbolji način da vidite područja u kojima ste skloni najviše podcjenjivati ​​ili gdje su promjene u opsegu projekta izazvale dramatične promjene.
• Pregledajte bilješke koje ste napravili o zadacima kako biste se podsjetili na promjene ili probleme koji su se pojavili. Umetnite stupac pod nazivom Bilješke u list Ganttograma i pročitajte sve bilješke u jednom dahu.
• Zabilježite koji resursi nisu ispunili obećanje; ako upravljate njima, pružite im konstruktivne povratne informacije. Ako ne upravljate resursima, vodite bilješke o njihovoj brzini i kvaliteti rada kako biste pomogli u budućim zadacima. Također imajte na umu koji vanjski dobavljači nisu ispunili očekivanja (i premjestite ih na dno popisa za ugovaranje).
• Procijenite vlastitu komunikaciju u spremljenim porukama e-pošte ili podsjetnicima. Utvrdite jeste li timu dali dovoljno informacija za učinkovit rad i jeste li informirali menadžment o problemima projekta na vrijeme.
• Procijenite povratne informacije od svog šefa, svojih kupaca i drugih dionika. Odredite jesu li se bilo koja ukupna ograničenja, poput proračuna projekta ili rezultata, dramatično promijenila tijekom projekta. Pitajte jesu li krajnji korisnici zadovoljni brzinom kojom ste dovršili projekt i isporučili konačni proizvod. Raspitajte se o izvedbi tima iz njihove perspektive i o tome bi li se oslonili na vas da vodite još jedan, sličan projekt.

Polazne i stvarne brojke.

Obavijestite tim

Nijedan projekt nije u nadležnosti jedne osobe. Čak i ako nitko drugi nikada nije dotaknuo plan projekta, vaš tim je i dalje davao ulazne podatke za taj plan putem sati aktivnosti koje su prijavili i informacija koje su vam pružili tijekom projekta.

Slijedite ove prijedloge za pročišćavanje komunikacijskog procesa:

• Pitajte članove tima o uspjehu stvarnog izvješćivanja o aktivnostima. Jeste li slali e-poštu, zakazivali bilješke ili ste koristili alate Project Web App, kao što je TimeSheet, za prikupljanje informacija o resursima? Jeste li razmišljali o tome da iskoristite sve prednosti online suradnje? Trebate li to učiniti na sljedećem projektu?
• Odredite ocjenjuje li vaš tim vašu komunikaciju čestom i temeljitom. Jeste li s resursima podijelili premalo informacija o projektu ili ste ih zatrpali previše? Jeste li poslali jednostavna izvješća o određenim aspektima projekta ili ste poslali cijele (glomazne) datoteke projekta? Je li menadžerski tim smatrao da je vaše izvještavanje o projektu dovoljno za njihove potrebe? Trebate li naučiti bolje iskoristiti druge softvere, kao što su Excel i Visio, kojima se pristupa putem vizualnih izvješća?

Usporedite verzije projekta

Voditelji projekata ponekad radije spremaju nove verzije projektnih planova nego rade s privremenim planovima. Ovaj pristup može funkcionirati, ali ne omogućuje da se povijest projekta uhvati u jednu projektnu datoteku. Nema veze — značajka za usporedbu verzija projekta omogućuje vam da vidite razlike između dvije datoteke plana projekta. Te datoteke mogu biti dvije različite verzije plana za jedan projekt ili datoteke za dva odvojena projekta koji su slični.

Ovu metodu možete koristiti za pregled događaja iz dovršenog projekta ili za usporedbu sličnih novih projekata dok ih gradite. Gotovo izvješće o usporedbi grafički prikazuje razlike u projektu i daje legendu za prepoznavanje značajki izvješća.

Da biste usporedili dvije datoteke u Projectu, slijedite ove korake:

Otvorite datoteku koju želite usporediti.
Aktivna datoteka smatra se trenutnim projektom.

Na kartici Izvješće kliknite gumb Usporedi projekte u grupi Projekt.
Pojavljuje se dijaloški okvir Usporedi verzije projekta, kao što je prikazano.

Usporedba verzija projekta.

Ako se datoteka za usporedbu ne pojavi na padajućem popisu s oznakom Usporedi trenutni projekt (naziv datoteke) s ovom prethodnom verzijom, kliknite gumb Pregledaj da biste potražili i odabrali odgovarajuću datoteku.
Datoteka koju odaberete smatra se prethodnim projektom.

Za usporedbu tablica koje nisu prikazane zadane, odaberite odgovarajuće tablice s padajućeg popisa Task Table i Resource Table.

Kliknite gumb U redu.

Ako vidite poruku koja pokazuje da imate previše stupaca za usporedbu, kliknite U redu za nastavak.
Project pokreće usporedbu i prikazuje izvješće o usporedbi, kao što je prikazano. Izvješće o usporedbi pojavljuje se u gornjem oknu, a pojedinačne projektne datoteke prikazuju se u dva donja okna. Legenda na lijevoj strani opisuje simbole u stupcu Indikatori izvješća.

Usporedba projekata.

Kliknite Usporedba resursa u grupi Prikaz na kartici Usporedi projekte.
Okno Izvješća o usporedbi mijenja se tako da prikazuje informacije o resursima.

Kliknite gumb Zatvori usporedbu (X) na oknu Legenda za izvješće o usporedbi da biste zatvorili okno.
Kliknite gumb Spremi na alatnoj traci za brzi pristup i imenujte datoteku tako da sljedeći put kada želite pogledati ovo usporedno izvješće, projekti i polja već budu postavljeni.

Nadogradite se na uspjehu Microsoftovog projekta

Iako ljudska priroda često tjera ljude da se nepotrebno usredotoče na nedostatke koji proizlaze iz projekta, činjenica je da ste mnoge stvari vjerojatno učinili dobro. Prije nego što počnete planirati drugi projekt, želite pohraniti pozitivne aspekte negdje koje ćete lako pronaći kasnije.

Izradite predložak

Jedna od opcija za spremanje informacija iz vašeg trenutnog projekta je stvaranje predloška, koji je jednostavno datoteka koju spremite i koja sadrži postavke koje želite replicirati. Kada otvorite predložak, možete ga spremiti kao projektni dokument s novim imenom i svim onim postavkama koje su već ugrađene.

Projekt sadrži vlastite predloške za uobičajene vrste projekata, ali možete spremiti bilo koji projekt kao predložak. Ako često ponavljate isti skup zadataka u projektu — kao što to rade ljudi u mnogim industrijama — uštedite si vrijeme ponovnog kreiranja svih tih zadataka.

Predlošci mogu sadržavati, uz sve zadatke u projektu, bilo koju ili sve ove vrste informacija za te zadatke:

• Sve informacije za svaku osnovnu liniju
• Stvarne vrijednosti
• Cijene za sve resurse
• Fiksni troškovi

Možete spremiti sve ove podatke ili samo odabrane stavke. Na primjer, ako stvorite brojne fiksne troškove (kao što je oprema) i resurse s pripadajućim stopama (i koristite ih u većini projekata), možete spremiti predložak samo s fiksnim troškovima i stopama resursa.

Da biste spremili datoteku kao predložak, slijedite ove korake:

Otvorite datoteku koju želite spremiti i zatim odaberite Datoteka→Spremi kao.

U oknu Spremanje i sinkronizacija odaberite mjesto na koje želite spremiti predložak.
Možete ga spremiti u SharePoint, na svoje računalo, u oblak ili na drugu lokaciju koju dodate.

Dođite do mjesta na koje želite spremiti predložak.
Pojavljuje se dijaloški okvir Spremi kao, kao što je prikazano.

Spremanje datoteke kao predloška.

S padajućeg popisa Spremi kao Vrsta odaberite Predložak projekta (*.mpt).
Imajte na umu da se ova ekstenzija datoteke ne pojavljuje osim ako niste postavili Windows da prikazuje ekstenzije datoteka.

Kliknite gumb Spremi.
Od vas će se tražiti da odaberete vrstu podataka koju želite ukloniti iz predloška, ​​kao što su vrijednosti svih osnovnih, stvarne vrijednosti itd. Označite okvire koje želite spremiti u predlošku i kliknite Spremi.
Microsoft sprema predloške u središnju mapu pod nazivom Predlošci.

Savladajte Microsoft Project Organizer

Nevjerojatno fleksibilna priroda Projecta omogućuje vam prilagođavanje mnogih postavki kao što su tablice, filtri, prikazi i izvješća. Na primjer, možete stvoriti zasebne tablice podataka za prikaz u prikazima koji sadrže okna listova. Također možete izraditi zasebne filtre, izvješća i kalendare. Ako imate bilo kakav život, možda nećete htjeti provoditi večeri ponovno stvarajući sve ove elemente na sljedećem projektu. Umjesto toga, koristite Organizator da ih kopirate u druge datoteke projekta.

Možete koristiti Organizator za kopiranje informacija iz jedne datoteke u drugu. Postoji devet kartica za lakše organiziranje informacija koje možete kopirati:

• Pogledi
• Izvještaji
• Moduli
• Tablice
• Filtri
• Kalendari
• Karte
• Polja
• Grupe

Ako želite prilagođenu stavku koju ste kreirali u trenutnoj datoteci učiniti dostupnom za korištenje u svim datotekama plana projekta, koristite Organizator za kopiranje stavke u globalni predložak Global.mpt. Iako se neke stavke prema zadanim postavkama kopiraju u Organizator, nikada ne škodi osigurati da se ključne stavke tamo spremaju.

Slijedite ove korake za korištenje Organizatora:

Otvorite projekt iz kojeg želite kopirati stavke i projekt u koji želite kopirati stavke.

U datoteci u koju želite kopirati odaberite Datoteka → Informacije.
Otvara se pogled iza pozornice koji prikazuje cjelokupni izbor datoteka.

Kliknite gumb Organiziraj globalni predložak.
Pojavljuje se dijaloški okvir Organizator, kao što je prikazano.

Dijaloški okvir Organizator.

Kliknite karticu za vrstu informacija koju želite kopirati.

U lijevom stupcu kliknite redak iz kojeg želite kopirati.
Prema zadanim postavkama, Project odabire predložak Global.mpt za popis s lijeve strane i datoteku iz koje otvarate Organizator za popis s desne strane. Ako umjesto toga želite kopirati stavke iz druge otvorene datoteke, odaberite je klikom na padajući popis ispod popisa datoteka s desne strane. (Ovisno o kartici koju prikazujete, padajući popis može se zvati Pregledi dostupni u, Grupe dostupne u, Izvješća dostupna i tako dalje.)

Kliknite gumb Kopiraj.
Stavka se pojavljuje na popisu s desne strane.

(Neobavezno) Da biste preimenovali prilagođenu stavku koju ste izradili,
(a) Kliknite je na popisu s desne strane, a zatim kliknite gumb Preimenuj.
(b) Unesite novi naziv u dijaloški okvir Preimenuj koji se pojavi, a zatim kliknite gumb U redu.

Za kopiranje dodatnih stavki na istoj kartici, ponovite korake 5 i 6.

Da biste kopirali stavku na drugu karticu, ponovite korake 4–8.

Kada završite s kopiranjem stavki iz jedne datoteke u drugu, kliknite gumb Zatvori (X).

Nemojte preimenovati zadane stavke u Organizatoru. Njihovo preimenovanje može uzrokovati pogreške i kvarove, kao što je nemogućnost prikaza određenog prikaza.