Knjižnice dokumenata i SharePoint 2010

Biblioteke dokumenata sustava SharePoint 2010 omogućuju vam sigurno pohranjivanje i dijeljenje datoteka, a također dodaju značajke koje vam pomažu u upravljanju stvarima kao što su tijek rada dokumenata (procesi koji omogućuju ljudima da uređuju, komentiraju i odobravaju dokumente) i povijesti verzija (što se dogodilo s datotekom, i tko je što učinio).

Iako vam dijeljenje datoteka daje jedan put kroz mape do vašeg dokumenta, biblioteke dokumenata sustava SharePoint daju vam druge putove za izlaganje sadržaja. Dokumentima možete pristupiti izravno putem preglednika, možete ih dodati u web-dijelove, a možete ih sortirati i filtrirati s njihovim metapodacima i vrstama sadržaja. A s bibliotekama dokumenata možete izložiti datoteke prema njihovom naslovu, a ne samo prema nazivu datoteke.

Knjižnice dokumenata također vam daju višestruke izbore o tome kako dokumenti ulaze u njih. Možete spremiti dokument s URL-om biblioteke dokumenata, ali također možete poslati dokumente e-poštom u knjižnice dokumenata ili povući i ispustiti iz Windows Explorera. I možete kreirati dokumente izravno u njihovim bibliotekama dokumenata.

Ako tražite dijeljenje datoteke, potencijalno ćete dohvatiti pogotke na dokumentima za koje nemate dopuštenja za otvaranje; SharePoint, s druge strane, dopušta sigurnosno skraćivanje rezultata tako da ako mu ne možete pristupiti, ne možete ga vidjeti ni u rezultatima pretraživanja.

Sve u SharePointu je popis. Biblioteku dokumenata je samo posebna vrsta popisa. Iako je većina drugih SharePoint popisa organizirana oko stvari koje su prvenstveno definirane njihovim metapodacima, biblioteke dokumenata organizirane su oko datoteka koje postoje zasebno i opisane su njihovim metapodacima.

Biblioteka dokumenata ne mora samo sadržavati Microsoft Word datoteke. Knjižnice dokumenata mogu sadržavati mnoge vrste datoteka, uključujući datoteke Excel, PDF i Visio. Čak su i web stranice pohranjene u knjižnicama dokumenata.

Knjižnice dokumenata dodaju mogućnost pronalaženja vaših dokumenata. Za razliku od dijeljenja datoteka, koji datoteke tretira kao zasebne objekte, biblioteke dokumenata tretiraju dokumente kao sadržaj i omogućuju vam da povežete određene informacije ( metapodatke ) sa skupovima dokumenata u njima. To znači da se dokumenti mogu pronaći na temelju sličnosti opisanih metapodacima, a ne samo na temelju opcija pretraživanja koje imate na dijeljenju datoteke.

Možda se pitate zašto ostavljanje dokumenata na dijeljenom mrežnom disku nije lakše nego korištenje biblioteke dokumenata u sustavu SharePoint 2010. Najuvjerljiviji razlog zašto SharePoint nudi mnoge načine organiziranja dokumenata, kao što je npr.

• Knjižnice dokumenata pružaju jedinstvenu web adresu za pristup skupini dokumenata. Knjižnice dokumenata omogućuju primjenu sigurnosti na grupe povezanih dokumenata, a sigurnosnim skraćivanjem onemogućuju neovlaštenim korisnicima da ih vide u rezultatima pretraživanja.

• Svojstva dokumenta omogućuju stvaranje više prikaza istih dokumenata.

• Mape omogućuju grupiranje podskupa dokumenata na temelju zahtjeva za dopuštenjem.