Ključna pitanja koja treba postaviti prije distribucije vaše Excel nadzorne ploče

Prije nego što pošaljete svoju gotovu Excel nadzornu ploču, vrijedno je vašeg vremena da se odmaknete i postavite neka ključna pitanja. Koristite ova pitanja kao popis za provjeru prije nego što distribuirate svoju nadzornu ploču.

Predstavlja li vaša nadzorna ploča točne informacije?

Pogledajte informacije koje prezentirate i utvrdite zadovoljavaju li svrhu nadzorne ploče identificirane tijekom prikupljanja zahtjeva. Nemojte se bojati ponovno razjasniti svrhu nadzorne ploče svojim glavnim korisnicima. Želite izbjeći izgradnju nadzorne ploče u vakuumu. Dopustite nekolicini testnih korisnika da vide iteracije dok ga razvijate. Na taj način komunikacija ostaje otvorena i nećete ići predaleko u krivom smjeru.

Ima li sve na vašoj kontrolnoj ploči svoju svrhu?

Iskreno pogledajte koliko informacija na vašoj nadzornoj ploči ne podržavaju njegovu glavnu svrhu. Kako bi vaša nadzorna ploča bila što vrijednija, ne želite je razvodnjavati podacima koje je lijepo znati koji su zanimljivi, ali ne i djelotvorni.

Ako podaci ne podržavaju osnovnu svrhu nadzorne ploče, izostavite ih. Ništa ne govori da morate ispuniti svaki dio bijelog prostora na stranici.

Prikazuje li vaša nadzorna ploča ključnu poruku?

Svaka nadzorna ploča ima jednu ili više ključnih poruka. Želite osigurati da su te poruke vidljivo prikazane. Da biste provjerili jesu li ključne poruke na nadzornoj ploči istaknute, odmaknite se i zaškiljite dok gledate u nadzornu ploču. Odvratite pogled, a zatim nekoliko puta pogledajte kontrolnu ploču. Što vam prvo iskoči? Ako to nisu ključne komponente koje želite prikazati, morat ćete nešto promijeniti.

Evo nekoliko radnji koje možete poduzeti kako biste osigurali da vaše ključne komponente budu istaknute.

• Postavite ključne komponente svoje nadzorne ploče u gornji lijevi ili srednji lijevi dio stranice. Istraživanja pokazuju da ova područja privlače najviše pažnje na dulje razdoblje.

• Uklonite naglasak na granicama, pozadinama i drugim elementima koji definiraju područja nadzorne ploče. Pokušajte upotrijebiti prirodni bijeli prostor između komponenti da podijelite svoju nadzornu ploču. Ako su obrubi potrebni, formatirajte ih u svjetlije nijanse od vaših podataka.

• Formatirajte oznake i drugi tekst u svjetlije nijanse od vaših podataka. Naljepnice svijetle boje daju vašim korisnicima informacije koje su im potrebne, a da ih ne odvlače od prikazanih informacija.

Možete li održavati ovu kontrolnu ploču?

Postoji velika razlika između ažuriranja nadzorne ploče i ponovne izgradnje nadzorne ploče. Prije nego što uzbuđeno pošaljete ljupku nadzornu ploču koju ste upravo napravili, odvojite trenutak i razmislite o održavanju takve nadzorne ploče. Želite razmišljati o učestalosti ažuriranja i kroz koje procese trebate proći svaki put kada ažurirate podatke. Ako se radi o događaju jednokratnog izvješćivanja, odredite to očekivanje sa svojim korisnicima. Ako znate da će to postati ponavljajuće izvješće, htjet ćete stvarno pregovarati o vremenu razvoja, intervalima osvježavanja i fazama prije nego što pristanete na bilo koji raspored.

Prikazuje li vaša nadzorna ploča jasno svoj opseg i rok trajanja?

Nadzorna ploča treba jasno odrediti svoj opseg i rok trajanja. Odnosno, svatko bi trebao moći pogledati vašu nadzornu ploču i znati razdoblje za koje je relevantno i opseg informacija na nadzornoj ploči. To se svodi na nekoliko jednostavnih stvari koje možete učiniti kako biste učinkovito označili svoje nadzorne ploče i izvješća.

• Uvijek uključite vremensku oznaku na svoju nadzornu ploču. To smanjuje zabunu prilikom distribucije iste nadzorne ploče ili izvješća u mjesečnim ili tjednim ratama.

• Uvijek uključite neki tekst koji pokazuje kada su podaci za mjere dohvaćeni. U mnogim slučajevima, vrijeme podataka je kritična informacija pri analizi mjere.

• Koristite opisne naslove za svaku komponentu na svojoj nadzornoj ploči. Svakako izbjegavajte zagonetne naslove s puno akronima i simbola.

Je li vaša nadzorna ploča dobro dokumentirana?

Važno je dokumentirati svoju nadzornu ploču i podatkovni model iza nje. Svatko tko je ikad naslijedio Excel radni list zna koliko teško može biti prevesti različite analitičke rotacije koje ulaze u izvješće. Ako budete imali sreće, model podataka bit će dovoljno mali da se sastavi za otprilike tjedan dana. Ako nemate sreće, morat ćete odbaciti cijeli model i krenuti od nule.

Dokumentacija čak i ne mora biti hifalutin fancy stvari. Nekoliko jednostavnih stvari može pomoći u dokumentiranju vaše nadzorne ploče.

• Dodajte karticu Karta modela svom podatkovnom modelu. Kartica Karta modela je zaseban list koji možete koristiti za sažetak ključnih raspona u podatkovnom modelu i navođenje načina na koji svaki raspon stupa u interakciju s komponentama izvješćivanja u završnom sloju prezentacije.

• Slobodno koristite komentare i oznake. Nevjerojatno je kako nekoliko komentara s objašnjenjima i oznaka može pomoći u razjašnjavanju vašeg modela čak i nakon što ste dugo bili daleko od svog podatkovnog modela.

• Koristite boje da biste identificirali raspone u vašem podatkovnom modelu. Korištenje boja u vašem podatkovnom modelu omogućuje vam da brzo pogledate raspon ćelija i dobijete osnovnu naznaku što taj raspon radi. Svaka boja može predstavljati vrstu raspona. Na primjer, žuta bi mogla predstavljati etapne tablice, siva bi mogla predstavljati formule, a ljubičasta bi mogla predstavljati referentne tablice.

Je li vaša nadzorna ploča jednostavna za korištenje?

Prije nego što distribuirate svoju nadzornu ploču, želite se uvjeriti da je jednostavna za korištenje. Nije teško pogoditi što znači user-friendly:

• Intuitivno: Vaša bi nadzorna ploča trebala biti intuitivna za nekoga tko je nikada nije vidio. Isprobajte to na nekome i pitajte tu osobu ima li smisla. Ako morate početi objašnjavati što kaže nadzorna ploča, nešto nije u redu. Treba li nadzornoj ploči više oznaka, manje kompliciranih grafikona, bolji izgled, više podataka, manje podataka? Dobro je dobiti povratne informacije od nekoliko korisnika.

• Jednostavna za navigaciju: ako je vaša nadzorna ploča dinamična i omogućuje interaktivnost s makronaredbama ili zaokretnim tablicama, provjerite radi li navigacija dobro. Mora li korisnik kliknuti na nekoliko mjesta da bi došao do svojih podataka? Je li broj analiza primjeren? Traje li predugo za prebacivanje s jednog prikaza na drugi? Ponovno testirajte svoju nadzornu ploču na nekoliko korisnika. I svakako testirajte sve značajke interaktivne nadzorne ploče na nekoliko računala osim na vašem.

• Ispisuje ispravno: ništa nije dosadnije od ispisa nadzorne ploče samo da bi se otkrilo da osoba koja je izradila nadzornu ploču nije odvojila vrijeme kako bi osigurala ispravan ispis. Obavezno postavite opcije ispisa na Excelove datoteke kako bi vaše nadzorne ploče ispravno ispisivale.

Je li vaša kontrolna ploča točna?

Ništa ne ubija nadzornu ploču ili izvješće brže od percepcije da su podaci na njoj netočni. Nije u mojim mogućnostima da vam kažem kako utvrditi jesu li vaši podaci točni. Međutim, možete istaknuti tri čimbenika koji uspostavljaju percepciju da je nadzorna ploča točna:

• Dosljednost s mjerodavnim izvorima: Očito je da ako se vaši podaci ne podudaraju s drugim izvorima izvješćivanja, imat ćete problema s vjerodostojnošću podataka — osobito ako se ti drugi izvori smatraju mjerodavnim izvorima. Budite svjesni izvora podataka koji se u vašoj organizaciji smatraju evanđeljem. Ako vaša nadzorna ploča sadrži podatke povezane s mjerodavnim izvorom, usporedite svoje podatke s tim izvorom kako biste osigurali dosljednost.

• Interna dosljednost: nikad nije zabavno objasniti zašto se jedan dio vaše nadzorne ploče ne poklapa s drugim dijelovima iste nadzorne ploče. Želite osigurati određenu razinu interne dosljednosti unutar svoje nadzorne ploče. Budite sigurni da su usporedive komponente u različitim područjima vaše nadzorne ploče međusobno usklađene. Ako postoji razlog za nedosljednost, jasno navedite te razloge. Nevjerojatno je kako jednostavna notacija razjašnjava pitanja o podacima.

• Osobno iskustvo: Jeste li ikada vidjeli da netko gleda izvješće i kaže "To ne izgleda kako treba?" Oni koriste ono što neki ljudi zovu "osjećaj crijeva" za procjenu ispravnosti podataka. Nitko ne gleda brojeve u vakuumu. Kada pogledate bilo koju analizu, sa sobom nosite godine osobnog znanja, interakcije i iskustva. Podsvjesno koristite ta iskustva u procjeni informacija. Prilikom utvrđivanja točnosti svoje nadzorne ploče, uzmite u obzir organizacijsko "anegdotično znanje". Ako je moguće, pokažite svoju nadzornu ploču nekolicini stručnjaka za sadržaj u svojoj tvrtki.