Kako upravljati resursima u Microsoft Projectu 2019

Prije nego što stvorite resurse u Microsoft Project 2019 htjeli-ne htjeli, morate razumjeti kako oni utječu na vaš projekt. Prije svega, resurs je imovina koja pomaže u ostvarenju projekta, bilo da se radi o osobi, komadu opreme, materijalu ili opskrbi. Jedan aspekt učinkovitog rada s resursima je upravljanje tijekom rada bilo kojeg resursa koji ima ograničenu vremensku dostupnost za vaš projekt. Kada kreirate resurse, naznačite njihovu dostupnost prema satima u danu ili danima u tjednu.

Na primjer, jedna osoba može biti dostupna 50 posto vremena ili 20 sati u standardnom 40-satnom radnom tjednu, dok druga osoba može biti dostupna puno radno vrijeme (40 sati). Kada dodijelite ove vrste resursa svom projektu, možete koristiti različite poglede, izvješća i alate da vidite je li neki resurs prebukiran u bilo kojem trenutku tijekom projekta. Također možete vidjeti kada ljudi sjede uokolo, vrte palčevima ili kada mogu biti dostupni za pomoć u nekom drugom zadatku. Možete čak uzeti u obzir resurse koji rade na više projekata u vašoj organizaciji i osigurati da se koriste učinkovito.

Drugi aspekt učinkovitog rada s resursima je razumijevanje kako broj resursa koje dodijelite za rad na zadatku utječe na trajanje tog zadatka. Drugim riječima, ako imate određenu količinu posla za obavljanje, ali malo ljudi koji će obaviti taj posao, tipičan zadatak traje dulje nego ako vam je na raspolaganju mnoštvo ljudi.

Vrsta zadatka određuje mijenja li se trajanje zadatka na temelju broja resursa koji su mu dodijeljeni. Zapamtite: vrsta zadatka može biti fiksne jedinice, fiksno trajanje ili fiksni rad.

Konačno, resursi dodaju troškove projektu. Kako biste uračunali troškove u svom projektu — kao što je osoba koja radi mnogo sati na zadatku, računala koja morate kupiti ili usluge koje zahtijevaju naknadu — morate stvoriti resurse i dodijeliti ih jednom ili više zadataka.

Vrste resursa: rad, materijal i trošak

Za potrebe planiranja resursa, Project prepoznaje samo ove tri vrste resursa:

• Posao: Ova osoba, kao što je programer ili vodoinstalater, može se preraspodijeliti, ali ne i iscrpljena. Radni resursi se dodjeljuju zadacima za obavljanje posla.
• Materijal: Materijal ima jediničnu cijenu i ne troši radno vrijeme, ali se može potrošiti. Primjeri materijalnih troškova su čelik, drvo i knjige.
• Trošak: Korištenje troškovnog resursa daje vam fleksibilnost da navedete primjenjive troškove, poput putovanja ili dostave, svaki put kada koristite resurs.

Odlučivanje o vrsti resursa za korištenje prilikom dodavanja vanjskog dobavljača ili resursa opreme u projekt može biti teško. Ako želite izbjeći dodavanje sati rada projektu kada se taj resurs koristi, nemojte postavljati resurs kao radni resurs. Umjesto toga upotrijebite troškovni resurs ili pristup fiksnih troškova.

Kako resursi utječu na vrijeme zadatka

Pod zadanim postavkama Project 2019, zakazivanje na temelju napora isključeno je i za ručno i za automatski zakazane zadatke. Dakle, bez obzira na to koliko radnih resursa dodijelite, trajanje zadatka ostaje isto i Project nagomilava više sati rada za zadatak, kako bi odražavao više truda.

Međutim, u nekim slučajevima tipa zadatka s fiksnom jedinicom ili fiksnim radom, dodavanje ili uklanjanje resursa dodijeljenih zadatku trebalo bi utjecati na vrijeme potrebno za dovršetak zadatka. U suštini, stara maksima “Dvije glave su bolje od jedne” može se promijeniti u “Dvije glave su brže od jedne”.

Dodjeljivanje dodatnih ljudi zadacima ne skraćuje uvijek proporcionalno radno vrijeme, iako ga Project tako izračunava. Kada imate više ljudi, imate i više sastanaka, dopisa, dupliciranih napora i sukoba, na primjer. Ako zadatku dodate više resursa, razmislite i o povećanju količine napora potrebnog za dovršetak tog zadatka kako biste uzeli u obzir neizbježne neučinkovitosti radne grupe.

Kako procijeniti potrebe za resursima

Obično znate koliko je materijalnih resursa potrebno za dovršetak zadatka: U većini slučajeva možete koristiti standardnu ​​formulu za izračunavanje broja funti, tona, jardi ili druge količine. Ali kako znati koliko truda moraju uložiti vaši radni resursi da bi izvršili zadatke u projektu?

Uključite određenu količinu dodatnih materijalnih resursa ako mislite da će vam trebati za preradu ili otpad.

Kao i kod mnogih aspekata informacija koje stavljate u raspored projekta, određivanje razine truda u velikoj mjeri ovisi o vašem vlastitom iskustvu sa sličnim zadacima i resursima. Ipak, zapamtite ova upozorenja:

• Vještina se računa. Manje vještom ili manje iskusnom resursu vjerojatno će trebati više vremena da završi zadatak. Eksperimentirajte — povećajte trajanje za 20 posto za manje vješt resurs, na primjer, ili ga smanjite za 20 posto za više vješt resurs.
• Povijest se ponavlja. Pogledajte prethodno završene projekte i zadatke. Ako ste pratili vrijeme ljudi, vjerojatno možete vidjeti koliko je truda bilo potrebno da biste dovršili različite vrste zadataka na drugim projektima i povukli paralele s vašim projektom. Ova tehnika za procjenu trajanja napora slična je analognoj procjeni. Pogledajte Kontinuirano učenje iz projekata Microsoft Project 2019 .
• Tražite i dobit ćete. Zamolite same resurse da procijene koliko će po njihovom mišljenju trajati zadatak. Uostalom, ljudi koji rade taj posao trebali bi najbolje znati koliko dugo traje.

Omogućite rezervno vrijeme u projektu kako biste uzeli u obzir nepredviđene okolnosti, kao što su resursi manje vješti nego što ste planirali. Kako bi osigurali da su datumi prekretnice ispunjeni, mnogi ljudi dodaju zadatak pod nazivom Rezerva za nepredviđene situacije ili međuspremnik u svoje rasporede neposredno prije isporuke prekretnice ili kraja faze.

Kako stvoriti resurse za Microsoft Project

Baš kao što netko ispunjava rodni list kad god se beba rodi, obrazac se ispunjava kad god se rodi (odnosno kreira ) resurs u Projektu . Na obrascu Informacije o resursima unosite podatke kao što su naziv resursa, dostupnost i cijena po satu ili trošak po upotrebi. Također možete unijeti neobavezne podatke, kao što je grupa (radna grupa tvrtke) kojoj resurs pripada ili adresa e-pošte resursa.

Možete stvoriti resurs kao jednu osobu ili entitet, generički resurs (kao što je skup vještina bez dodijeljene osobe, kao što je pomoćnik ili inženjer), ili čak grupu od nekoliko resursa koji rade zajedno. Mnogo puta u ranim fazama planiranja projekta znate samo vještinu resursa koja vam je potrebna, da biste kasnije bili zamijenjeni imenovanom osobom koja ima i vremena i kvalifikacije za dovršetak zadatka.

Na najjednostavnijoj razini, resurs se stvara kao jedan entitet — određena osoba ili soba za sastanke ili dio opreme. Izvor stvarate unosom informacija u dijaloški okvir Informacije o resursu.

Kada stvarate resurs, morate upisati, barem, naziv resursa, iako možete dodati i onoliko informacija koliko želite. Neki ljudi radije prvo kreiraju sve resurse, a kasnije dodaju podatke o kontaktima i troškovima.

Da biste stvorili resurs pomoću dijaloškog okvira Informacije o resursu, slijedite ove korake:

Kliknite donji dio gumba Ganttov grafikon na kartici Zadatak u grupi Prikaz na vrpci i kliknite List s resursima.
U tom trenutku pogled se mijenja u Prikaz lista resursa.

Dvaput kliknite praznu ćeliju u stupcu Naziv resursa.
Pojavljuje se dijaloški okvir Informacije o resursima, kao što je prikazano.

Unesite naziv u tekstualni okvir Naziv resursa.

Kliknite strelicu prema dolje u okviru Vrsta (desno) da odaberete Rad, Materijal ili Trošak.
Postavke koje su vam dostupne neznatno se razlikuju, ovisno o tome koju opciju odaberete. Na primjer, materijalni resurs nema opciju E-pošta ni račun za prijavu, a radni resurs ili resurs troškova nema opciju Oznaka materijala.

Za materijalni resurs unesite opis jedinica u polje Oznaka materijala.
Na primjer, možete unijeti funte za resurs brašna ili tone za resurs čelika.

U polje Inicijali upišite kraticu ili inicijale za izvor.
Ako ništa ne unesete, prvo slovo naziva resursa ubacuje se kada spremite izvor.

Nastavite unositi sve informacije koje želite uključiti o resursu.
Ove informacije mogu uključivati ​​adresu e-pošte, vrstu grupe (na primjer, odjel, odjel ili radnu grupu), vrstu rezervacije (predloženo ili predano) ili kod (kao što je kod troškovnog centra).
Ako unesete podatke u polje Grupa, tada možete koristiti značajke Filtriraj, Sortiraj i Grupiraj po da biste pogledali skupove resursa.

Kliknite gumb U redu da biste spremili novi resurs.

Ove četiri kartice mogu sadržavati mnoštvo informacija o bilo kojem resursu.

Za unos informacija o nekoliko resursa istovremeno, prikažite prikaz lista resursa i unesite informacije u stupce. Možete čak i zalijepiti resurse kopirane iz drugog izvora (kao što je Excel proračunska tablica) u ovaj prikaz.

Kako prepoznati resurse Microsoft Projecta

U fazama planiranja projekta često otkrijete da nisu svi resursi okupljeni. Čak i kada ste ušli u projekt, ponekad ne znate koji resurs ćete koristiti; znate samo da vam je potreban resurs s određenim skupom vještina za izvršavanje nadolazećih zadataka. U tom slučaju razmislite o stvaranju određenih resursa kao generičkih resursa.

Da biste stvorili generički resurs, dajte mu ime koje opisuje njegovu vještinu, kao što je inženjer, sigurnosno osoblje ili čak prostor za sastanke (umjesto određenog resursa pod nazivom konferencijska soba B). Zatim, u dijaloškom okviru Informacije o resursima, svakako označite potvrdni okvir Generic, kao što je prikazano ovdje. Ne postoji formula za korištenje Generičke postavke za ponovno izračunavanje rasporeda na temelju dostupnosti resursa. Međutim, mnogi ljudi smatraju da je ova postavka korisna kada koriste planiranje kotrljajućeg vala ili kada nisu odgovorni za određene dodjele resursa (na primjer, dodjeljivanje privremenog radnika zadatku kada agencija za privremeno zapošljavanje bira određenog radnika).

Konsolidirani resurs.

Možete zamijeniti generički naziv resursa imenom resursa koji je dodan vašem projektu. Na primjer, ako unesete Sigurnosno osoblje kao resurs, možete ga zamijeniti s Jim Taylor , imenom sigurnosnog stručnjaka koji će obaviti posao. Da biste izvršili promjenu, idite na prikaz lista resursa i u stupcu Naziv resursa kliknite ćeliju za resurs, upišite novi naziv i pritisnite Enter. Ne brinite ako ste već dodijelili generički resurs zadacima u projektu. Projekt ažurira sve zadatke novim imenom.

Kako upravljati dostupnošću resursa Microsoft Projecta

Mnogo značajki Project 2019 rukuje resursima — posebice tako što vam pomaže uočiti ukupnu raspodjelu resursa. Preraspodjela je izračun koji se temelji na kalendaru i dostupnosti resursa, što ukazuje na to da je previše posla dodijeljeno na temelju dostupnosti.

Zamislite Monicu Mendez, inženjerku koja radi standardni osmosatni radni dan na temelju svog kalendara. Monica je dodijeljena zadatku Pisanje završnog izvješća na 50 posto svoje dostupnosti i zadatku Kreiraj specifikacije dizajna — koji se događa istodobno sa zadatkom izvješća — pri 100 posto njezine dostupnosti. Monica sada radi 150 posto svoje raspoloživosti, odnosno 12 sati dnevno. Jadna Monica je prebukirana. Budite oprezni - mogla bi čak i napustiti projekt.

Resurs se prema zadanim postavkama dodjeljuje zadatku sa 100-postotnom dostupnošću (ili jedinicama), ali tu postavku možete izmijeniti ako znate da će resurs biti dodijeljen nekoliko zadataka i da možete provesti samo ograničeno vrijeme radeći na svakom od njih.

Procjena i postavljanje dostupnosti

Dostupnost je lakše procijeniti za neke resurse nego za druge. Malo je vjerojatno da će menadžer posvetiti cijeli dan bilo kojem pojedinom zadatku, jer se mora nositi sa svim zaposlenicima koji mu odgovaraju i potpisivati ​​ovlaštenja, sudjelovati na sastancima u vezi s raznim projektima i, na primjer, izrađivati ​​proračune. Dostupnost proizvodnog radnika može biti jednostavnije pripisati jednom zadatku: ako jedan proizvodni posao provede tri dana na liniji, a jedna osoba radi na liniji cijelo vrijeme, točnije je reći da ona radi na tom zadatku u potpunosti vrijeme.

Jedna od pogrešaka početnika u projektu je pretjerivanje o dostupnosti. Naravno, nitko ne troši osam sati svaki dan na jedan zadatak u projektu. Zaposlenici provode dio svojih radnih dana čitajući e-poštu, čavrljajući sa suradnicima i odgovarajući na telefonske pozive o pitanjima koja nisu povezana s njihovim projektima. Resurs može provesti sedam sati na zadatku jednog dana i samo tri sata sljedećeg. Nemojte se držati dnevnog rasporeda resursa kada procjenjujete dostupnost. Ako se tijekom trajanja zadatka zaposlenik usredotoči na njega, 100-postotna dostupnost je prikladna postavka. Međutim, ako ta osoba radi samo pet dana na desetodnevnom zadatku, to je 50 posto dostupnosti, bilo da radi četiri sata dnevno deset dana ili pet punih dana u bilo kojem trenutku.

Postavka Jedinice (dostupnost) pomaže vam uočiti prebukiranost resursa koji može raditi na više zadataka u isto vrijeme u rasporedu projekta.

Da biste postavili zadane jedinice resursa za određivanje dostupnosti, slijedite ove korake:

Prikažite prikaz lista resursa.

Kliknite stupac Max za resurs.

Upišite broj koji predstavlja postotak vremena u kojem je resurs dostupan za rad na projektu.
Na primjer, upišite 33 za resurs koji je dostupan jednu trećinu vremena ili 400 za resurs koji može osigurati četiri radnika s punim radnim vremenom. (Unosi veći od 100 posto predstavljaju resurse koji osiguravaju grupu ili tim za rukovanje zadacima.) Najčešći unos (zadani) je 100 za jedan resurs koji puno radno vrijeme radi na zadacima u projektu.

Pritisnite Enter ili Tab.
Upis je završen.

Imajte na umu da ovo funkcionira samo za resurse čija je vrsta postavljena na Work.

Kada resurs Microsoft Projecta dođe i ode

Osim što je projektu dostupan samo određeni postotak vremena (recimo, 50 posto cjelokupnog trajanja projekta), resurs može biti dostupan samo određeno vremensko razdoblje (možda travanj – lipanj) tijekom trajanja projekta. projekt — obično, kada koristite resurse posuđene iz drugog odjela ili kada radite s freelancerom koji se uvlači u vaš projekt s drugima. Drugi mogući resurs je onaj koji je na raspolaganju na pola radnog vremena prvih nekoliko dana projekta, a zatim na puno radno vrijeme za ostatak. U tom slučaju unosite datumski raspon u stupce Dostupno od i Dostupno u područja Dostupnost resursa u dijaloškom okviru Informacije o resursu, kao što je prikazano, kako biste naveli promjenjivu dostupnost.

Vremenska razdoblja i jedinice dostupnosti.

Da biste odredili ograničeno razdoblje tijekom kojeg je resurs dostupan za rad na vašem projektu, slijedite ove korake:

Prikažite prikaz lista resursa.

Dvaput kliknite na resurs.
Pojavljuje se kartica Općenito u dijaloškom okviru Informacije o resursima.

Upotrijebite stupce Dostupno od i Dostupno za (u području Dostupnost resursa) da navedete razdoblje dostupnosti.

U stupcu Jedinice u istom retku kliknite strelice za povećanje ili smanjenje dostupnosti u koracima od 50 posto ili upišite broj.
Pritisnite Enter za završetak unosa.

Ponovite korake 3 i 4 da navedete dodatna razdoblja dostupnosti u sljedećim recima u području Dostupnost resursa.

Kliknite gumb U redu da biste spremili promjene.