Kako upravljati dostupnošću resursa u projektu 2016

Mnoge značajke Project 2016 upravljaju resursima – posebice tako što vam pomažu uočiti ukupnu raspodjelu resursa. Preraspodjela je izračun koji se temelji na kalendaru i dostupnosti resursa, što ukazuje da je na temelju te dostupnosti dodijeljeno previše posla.

Zamislite Monicu Mendez, inženjerku koja radi standardni osmosatni radni dan na temelju svog kalendara. Monica je dodijeljena zadatku Pisanje završnog izvješća na 50 posto svoje dostupnosti i zadatku Kreiraj specifikacije dizajna — koji se događa istodobno sa zadatkom izvješća — pri 100 posto njezine dostupnosti. Monica sada radi 150 posto svoje raspoloživosti, odnosno 12 sati dnevno. Jadna Monica je prebukirana. Budite oprezni - mogla bi čak i napustiti projekt.

Resurs je dodijeljen zadatku sa 100-postotnom dostupnošću (ili jedinicama) prema zadanim postavkama, ali tu postavku možete izmijeniti ako znate da će resurs biti dodijeljen nekoliko zadataka i da možete provesti samo ograničeno vrijeme radeći na svakom od njih.

Procjena i postavljanje dostupnosti resursa

Dostupnost je lakše procijeniti za neke resurse nego za druge. Malo je vjerojatno da će menadžer posvetiti cijeli dan bilo kojem pojedinom zadatku, jer se mora nositi sa svim zaposlenicima koji mu odgovaraju i potpisivati ​​ovlaštenja, sudjelovati na sastancima u vezi s raznim projektima i, na primjer, izrađivati ​​proračune. Dostupnost proizvodnog radnika može biti jednostavnije pripisati jednom zadatku: ako jedan proizvodni posao provede tri dana na liniji, a jedna osoba radi na liniji cijelo vrijeme, točnije je reći da ona radi na tom zadatku u potpunosti vrijeme.

Jedna od pogrešaka početnika u projektu je pretjerivanje o dostupnosti. Naravno, nitko ne troši osam sati svaki dan na jedan zadatak u projektu. Zaposlenici provode dio svojih radnih dana čitajući e-poštu, čavrljajući sa suradnicima i odgovarajući na telefonske pozive o pitanjima koja nisu povezana s njihovim projektima. Resurs može provesti sedam sati na zadatku jednog dana i samo tri sata sljedećeg.

Nemojte se držati dnevnog rasporeda resursa kada procjenjujete dostupnost. Ako se tijekom trajanja zadatka zaposlenik usredotoči na njega, 100-postotna dostupnost je prikladna postavka. Međutim, ako ta osoba radi samo pet dana na desetodnevnom zadatku, to je 50 posto dostupnosti, bilo da radi četiri sata dnevno deset dana ili pet punih dana u bilo kojem trenutku.

Postavka Jedinice (dostupnost) pomaže vam uočiti prebukiranost resursa koji može raditi na više zadataka u isto vrijeme u rasporedu projekta.

Da biste postavili zadane jedinice resursa za određivanje dostupnosti, slijedite ove korake:

Prikažite prikaz lista resursa.

Kliknite stupac Max za resurs.

Upišite broj koji predstavlja postotak vremena u kojem je resurs dostupan za rad na projektu.

Na primjer, upišite 33 za resurs koji je dostupan jednu trećinu vremena ili 400 za resurs koji može osigurati četiri radnika s punim radnim vremenom. (Unosi veći od 100 posto predstavljaju resurse koji osiguravaju grupu ili tim za rukovanje zadacima.) Najčešći unos (zadani) je 100 za jedan resurs koji puno radno vrijeme radi na zadacima u projektu.

Pritisnite Enter ili Tab.

Upis je završen.

Imajte na umu da ovo funkcionira samo za resurse čija je vrsta postavljena na Work.

Kad resurs dođe i ode

Osim što je projektu dostupan samo određeni postotak vremena (recimo, 50 posto cjelokupnog trajanja projekta), resurs može biti dostupan samo određeno vremensko razdoblje (možda travanj – lipanj) tijekom trajanja projekta. projekt — obično, kada koristite resurse posuđene iz drugog odjela ili kada radite s slobodnjakom koji sudjeluje u vašem projektu s drugima. Drugi mogući resurs je onaj koji je na raspolaganju na pola radnog vremena prvih nekoliko dana projekta, a zatim na puno radno vrijeme za ostatak.

U tom slučaju unosite datumski raspon u stupce Dostupno od i Dostupno u područja Dostupnost resursa u dijaloškom okviru Informacije o resursu, kao što je prikazano, kako biste naveli promjenjivu dostupnost.

Vremenska razdoblja i jedinice dostupnosti.

Da biste odredili ograničeno razdoblje tijekom kojeg je resurs dostupan za rad na vašem projektu, slijedite ove korake:

Prikažite prikaz lista resursa.

Dvaput kliknite na resurs.

Pojavljuje se kartica Općenito u dijaloškom okviru Informacije o resursima.

Upotrijebite stupce Dostupno od i Dostupno za (u području Dostupnost resursa) da navedete razdoblje dostupnosti.

U stupcu Jedinice u istom retku kliknite strelice za povećanje ili smanjenje dostupnosti u koracima od 50 posto ili upišite broj.

Pritisnite Enter za završetak unosa.

Ponovite korake 3 i 4 da navedete dodatna razdoblja dostupnosti u sljedećim recima u području Dostupnost resursa.

Kliknite gumb U redu da biste spremili postavku.