Kako unijeti informacije o projektu u Microsoft Project 2019

Nakon što otvorite prazan projekt u programu Microsoft Project 2019, možete početi unositi osnovne informacije o projektu, kao što je datum početka ili završetka. Pogledajte Cheat Sheet za Project 2019 For LuckyTemplates . Informacije o planiranju Microsoft Projecta možete unijeti u Project na dva načina:

• Odaberite Datoteka → Informacije. U odjeljku Informacije o projektu na desnoj strani zaslona, ​​kao što je prikazano na sljedećoj slici, možete unijeti datume početka, završetka, trenutne i statusne datume projekta. Sve što trebate učiniti da biste unijeli ili promijenili unos je kliknuti na njega za prikaz kontrola — na primjer, da biste promijenili datum, samo kliknite na birač datuma.

Rezultat odabira naredbe File→ Info.

Nakon što odaberete Datoteka → Informacije, možete kliknuti donju strelicu Informacije o projektu, a zatim kliknite Napredna svojstva. Otvara se dijaloški okvir Svojstva. Unesite naziv projekta gdje piše "Naslov" i unesite svoje ime gdje piše "Autor". Također možete unijeti naziv tvrtke, ključne riječi i druge podatke. Ove se informacije koriste u mnogim automatiziranim izvješćima koje Project stvara.

• Na vrpci idite na karticu Projekt i kliknite ikonu Informacije o projektu. Vidite dijaloški okvir Informacije o projektu, prikazan ovdje. Sadrži iste informacije kao odjeljak Informacije o projektu na Info zaslonu u prikazu Backstage.

Dijaloški okvir Informacije o projektu.

Ovaj popis opisuje postavke u dijaloškom okviru Informacije o projektu:

• Datum početka i datum završetka: Za projekt koji je zakazan unaprijed od datuma početka (pogledajte sljedeću oznaku), unesite samo datum početka. Ili ako planirate unatrag od datuma završetka, unesite datum završetka.
• Raspored od: možete odabrati planiranje zadataka unatrag od datuma završetka ili unaprijed od datuma početka. Većina ljudi ide naprijed od datuma početka.

Iako možete planirati unatrag, ovu značajku koristite samo za planiranje rada unatrag u početku, odabirom datuma završetka i klikom na gumb U redu. Odmah nakon što to učinite, vratite se u ovaj dijaloški okvir i vratite se na (novo izračunati) datum početka. Ako to ne učinite, možete naići na probleme na putu ako na kraju zabilježite napredak. U tom trenutku, datum završetka bit će fiksiran jer ste zakazali unatrag, a datum početka bit će fiksiran jer ste zabilježili stvarne podatke, tako da raspored više neće biti dinamičan i neće se širiti ili sužavati.

• Trenutni datum: prema zadanim postavkama, ova postavka odgovara postavci sata računala. Međutim, možete ga promijeniti tako da ne odgovara postavkama sata računala. Promjena ovog datuma korisna je za gledanje scenarija što ako ili za praćenje napretka od određenog datuma u prošlosti ili bilo kojeg datuma koji odaberete.
• Datum statusa: Obično postavljate trenutni datum za praćenje napretka na projektu. Prilikom praćenja obično želite vidjeti status projekta od trenutnog trenutka, tako da možete zanemariti ovu postavku. Međutim, ako želite pratiti od kraja fiskalnog razdoblja ili nekog drugog vremenskog okvira, promijenite to tako da pratite status zadataka od bilo kojeg drugog datuma.
• Kalendar: s ovog padajućeg popisa odaberite osnovni predložak kalendara koji ćete koristiti za projektni kalendar. Prvo navodim ovu postavku jer je to jedino s kojim se morate nositi kada započinjete novi projekt. Za sada pretpostavimo da ćete koristiti standardni kalendar.
• Prioritet: Ovo polje je korisno ako vaša organizacija ima mnogo projekata i stvarate veze među njima. Ako koristite alat kao što je izravnavanje resursa za rješavanje sukoba, on može uzeti u obzir ovu postavku prioriteta projekta prilikom izračunavanja što odgoditi, a što zadržati na pravom putu.

Opcije rasporeda za Microsoft Project

Jedan od najvrjednijih aspekata koje nudi Project tradicionalno je njegova sposobnost ponovnog izračunavanja rasporeda zadataka, kao što je kada promijenite datum početka projekta ili postoji promjena rasporeda jednog zadatka koja utječe na jedan ili više ovisnih (povezanih) zadataka. Ovo snažno ponašanje spašava voditelja projekta — vas — od potrebe ponovnog promišljanja i ponovnog unosa datuma do reprogramiranih zadataka tijekom cijelog projekta.

No, druge strane prednosti automatizacije uvijek postoje, au slučaju planiranja projekta, automatsko zakazivanje može dovesti do neželjenih promjena rasporeda temeljenih na ponašanju softvera, a ne na ljudskoj stručnosti.

Kako bi zadržao korisne aspekte automatizacije koji zakazivanje čine manje zahtjevnim, a dopuštajući voditeljima projekta da zadrže kontrolu rasporeda kada je to potrebno, Project 2019 omogućuje zakazivanje koje kontrolira korisnik.

U planiranju koje kontrolira korisnik, možete odabrati jedan od ovih načina planiranja za svaki zadatak:

• Automatski raspored: Projekt izračunava raspored zadataka za vas na temelju datuma početka i završetka projekta, ovisnosti zadataka, odabira kalendara i rasporeda resursa.
• Ručno: Project vam omogućuje da preskočite unošenje trajanja i datuma i kasnije ih navedete. Kada unesete trajanje i datume, Project popravlja raspored zadatka i ne premješta ga osim ako to ne učinite ručno. Ručno zakazani zadaci se pomiču ako prerasporedite cijeli projekt, u većini slučajeva. Gantt trake za ručno zakazane zadatke također se razlikuju po izgledu od onih za automatski zakazane zadatke.

Indikator za automatski zakazane i ručno zakazane zadatke nalazi se na dnu prozora projekta. Ova slika prikazuje da su zadaci baze podataka automatski zakazani, kao što je naznačeno vremenskom trakom i strelicom u stupcu Način rada. Zadaci korisničkog sučelja su ručno zakazani, kao što je označeno iglom u stupcu Način rada. Na vremenskoj skali, automatski raspoređeni zadaci prikazuju se kao plave trake na vašem zaslonu, a ručno zakazani zadaci prikazuju se kao aqua trake s okomitim crtama na svakom kraju.

Ručno i automatski zakazani zadaci.

Zadatak sažetka (zadatak s drugim zadacima uvučenim ispod) trebao bi biti automatski zakazan. To je zato što datumi početka i završetka zadataka ispod označavaju kada sažeti zadatak može započeti i završiti.

Datoteka projekta može sadržavati sve ručno zakazane zadatke ili sve automatski zakazane zadatke — ili bilo koju mješavinu to dvoje. Prema zadanim postavkama, svi zadaci koje kreirate koriste ručno planirani način rada.

Način rada za cjelokupni projekt možete promijeniti na dva načina:

• Da biste promijenili način rada za sve nove zadatke, odaberite karticu Zadatak, kliknite ikonu Način rasporeda u grupi Zadaci (gumb s kalendarom i upitnikom), a zatim s izbornika odaberite Automatski raspored ili Ručno zakazivanje, kao što je prikazano ovdje .
• Drugi način da promijenite način rada za sve nove zadatke je da kliknete vezu Novi zadaci na lijevom kraju statusne trake pri dnu projekta, a zatim odaberete način rada koji želite.

Promjena načina zadatka s vrpce.

Način rada za pojedinačne zadatke možete promijeniti na tri načina:

• Odaberite zadatak, kliknite karticu Zadatak na vrpci, a zatim kliknite Ručno zakazivanje ili Automatsko zakazivanje u grupi Raspored.
• Odaberite zadatak, kliknite ćeliju Način rada zadatka za zadatak, kliknite strelicu padajućeg izbornika koja se pojavi i na padajućem popisu kliknite Ručno zakazano ili Automatski.
• Odaberite zadatak, kliknite karticu Zadatak na vrpci i kliknite gumb Informacije u grupi Svojstva. Na kartici Općenito u dijaloškom okviru Informacije o zadatku idite na područje Način rasporeda i kliknite radio gumb Ručno planirano ili gumb opcije Automatski zakazano.

Morate uravnotežiti želje svoje nakaze za unutarnju kontrolu naspram potrebe da budete učinkovit voditelj projekta u određivanju koliko često koristiti ručno zakazivanje. Iako ručno zakazivanje sprječava Project da premjesti zadatke koje želite zadržati u rasporedu, možda ćete morati urediti rasporede za desetke ovisnih zadataka u dugom ili kompliciranom projektu. Najbolja ravnoteža - osobito za početnike voditelje projekata - može biti štedljivo korištenje ručnog rasporeda.

Kako ući u strukturu raščlambe posla (WBS)

Raspored bi trebao biti postavljen na isti način kao i Struktura raščlambe posla (WBS). Ako želite nastaviti shemu numeriranja obrisa iz WBS-a, Project automatski proširuje na zadatke rasporeda numeriranje obrisa korišteno za WBS. To možete učiniti na dva načina:

Odaberite karticu Format.

U grupi Stupci kliknite Umetni stupac.

Odaberite opciju Outline Number.

Također možete unijeti obrisni broj izravno u ćeliju zadatka slijedeći ove korake:

Kliknite da biste otvorili karticu Format.

U grupi Prikaži/sakrij potvrdite okvir Outline Number.

Prva informacija koja ulazi u novi projekt je WBS. Slijedite ove jednostavne korake da biste unijeli WBS u prikaz Ganttograma:

U stupcu Naziv zadatka kliknite praznu ćeliju.

Upišite naziv WBS elementa.
Na primjeru Doma mladih 10K Run/Walk, prvi element je Registracija.

Pritisnite Enter za prijelaz na sljedeću ćeliju u stupcu, a zatim upišite naziv WBS elementa.

Ponavljajte 3. korak dok ne unesete sva imena WBS-a.
Tekst koji upisujete možete uređivati ​​pritiskom na tipku Delete ili Backspace za brisanje znakova.

Nakon što unesete WBS, možete koristiti značajku Uvlaka za stvaranje formata obrisa. Za uvlačenje odaberite karticu Zadatak i kliknite ikonu Uvlačenje grupe Raspored.

Ova slika prikazuje dio zaslona nakon što unesete WBS obris. Ova verzija prikazuje numeriranje obrisa kao zaseban stupac. Primijetite da nakon što uvučete zadatak, njegov roditeljski zadatak prelazi iz ručno zakazanog u automatski raspoređeni jer trajanje i ovisnosti podređenih zadataka određuju kada roditeljski zadatak može započeti i završiti. Stoga ne ispunjavate trajanje ili datume početka i završetka za WBS elemente — te će se informacije automatski popuniti kada unesete zadatke ispod WBS elemenata.

WBS za trčanje od 10K.

Kako unijeti zadatke u Microsoft Project 2019

Nakon što su WBS informacije unesene, možete početi unositi zadatke. Zadatke možete izraditi na nekoliko različitih načina:

• Upišite podatke u područje lista Ganttograma.
• Unesite informacije u dijaloški okvir Informacije o zadatku.
• Uvezite zadatke iz Outlooka.
• Uvezite zadatke iz Excela.

Možete ispuniti pojedinosti o trajanju zadatka i datumu početka kada unesete zadatak ili kasnije.

Unos zadataka u prikazu Ganttograma

Mnogi ljudi koji rade na dugotrajnim projektima smatraju da je unošenje svih naziva zadataka u okno listova prikaza Ganttograma najbrža i najlakša metoda. Ova metoda je ista koju sam koristio za unos WBS informacija. Možete jednostavno unijeti naziv zadatka u stupac Naziv zadatka, pritisnuti tipku Enter ili strelicu prema dolje na tipkovnici da biste se pomaknuli na sljedeći prazan red, unijeli drugi zadatak i tako dalje.

Upotrijebite stupac Način zadatka da promijenite način zakazivanja zadataka iz ručnog rasporeda u automatsko zakazivanje za bilo koji zadatak koji ne koristi zadanu metodu.

Unos zadataka putem dijaloškog okvira Informacije o zadatku

Ako dijaloški okviri pružaju vrstu centraliziranog informacijskog obrasca koji odgovara načinu na koji želite raditi, razmislite o korištenju dijaloškog okvira Informacije o zadatku za unos informacija o zadatku. Niz kartica u ovom dijaloškom okviru sadrži sve informacije o zadatku.

Slijedite ove korake da biste stvorili zadatak putem dijaloškog okvira Informacije o zadatku:

U stupcu Naziv zadatka dvaput kliknite praznu ćeliju.
Pojavljuje se dijaloški okvir Informacije o zadatku, kao što je prikazano.

U polje Naziv upišite naziv zadatka.
Dok ste tamo, možete unijeti sve druge podatke koje želite.

Kliknite gumb U redu da biste spremili novi zadatak.
Naziv zadatka pojavljuje se u prikazu Ganttovog grafikona u ćeliji koju ste kliknuli u 1. koraku.

Pritisnite tipku sa strelicom prema dolje za prelazak na sljedeću ćeliju.

Ponovite korake 1–4 da dodate onoliko zadataka koliko želite.

Dijaloški okvir Informacije o zadatku.

Dok imenujete zadatke, neka imena zadataka u projektu budu opisna i jedinstvena. Međutim, ako ne možete učiniti sve nazive jedinstvenim (na primjer, imate tri zadatka pod nazivom Unajmiti osoblje), možete koristiti automatski dodijeljeni broj zadatka ili okvirni broj za identifikaciju zadataka; ovi brojevi su uvijek jedinstveni za svaki zadatak.

Imenovanje zadataka je kompromis između davanja punog opisa (koji je predugačak za polje Naziv zadatka) i prekratkog (što može dovesti do nesporazuma i nesigurnosti). Kada ste u nedoumici, budite kratki u nazivu zadatka i razradite ga s Bilješkom o zadatku.

Da biste umetnuli zadatak bilo gdje na popisu zadataka u projektu, na kartici Zadatak, grupa Umetanje, kliknite ćeliju naziva zadatka u kojoj želite da se pojavi novi zadatak i kliknite ikonu Umetni zadatak. Novi zadatak je umetnut u red iznad. Također možete pritisnuti tipku Insert na tipkovnici ili kliknuti desnom tipkom miša i odabrati Umetni zadatak iz skočnog izbornika.