Kako ukloniti smeće iz pristupne baze podataka

Ako su podaci koji ulaze u vašu bazu podataka putem tablica i obrazaca smeće, onda će vam svaki izlaz ili analiza koju napravite s upitima i izvješćima također dati smeće. Srećom, Access nudi mnogo alata koji će vam pomoći da se uvjerite da su podaci koji ulaze u svako polje podaci koji bi trebali ići u to polje. U prikazu dizajna tablice možete pronaći mnoge alate za čuvanje smeća:

• Vrsta podataka : Koristite ispravnu vrstu podataka kako biste spriječili unos podataka pogrešne vrste.

• Veličina polja: Ograničava broj znakova. Na primjer, ako znate da polje nikada ne smije prelaziti četiri znaka, postavite veličinu polja na 4 znaka.

• Format: čini da podaci izgledaju ispravno. Na primjer, možete promijeniti tekst na sva velika ili mala slova. Maske za unos, na primjer, rade sa svojstvom polja Format.

• Ulaz Maska : ulaz maska ograničava informacije dopuštena u polju određivanjem što znakova možete unijeti. Upotrijebite masku za unos kada znate oblik koji podaci trebaju imati - na primjer, ako broj narudžbe ima dva slova iza kojih slijede četiri znamenke. Telefonski brojevi i poštanski brojevi su drugi primjeri polja u kojima su maske unosa korisne.

• Zadana vrijednost : Definira vrijednost koja se pojavljuje prema zadanim postavkama ako nije unesena druga vrijednost. Zadana vrijednost se pojavljuje u polju sve dok se ne unese druga vrijednost.

• Pravilo za provjeru valjanosti polja ili zapisa : Pravilo koje podaci moraju proći prije nego što se unesu. Ovo svojstvo radi s pravilom svojstva Tekst provjere valjanosti.

• Obavezno : Određuje da polje mora imati vrijednost da biste spremili zapis. Kada nije unesena vrijednost, Access ne stvara novi zapis kada se pritisne Tab ili Enter, a gumb Novi zapis je zasivljen.

• Dopusti nultu duljinu : Određuje je li dopušten unos nulte duljine kao što je “” (navodnici bez razmaka između njih) (samo za polja Text, Memo i Hyperlink). Polje nulte duljine omogućuje vam da razlikujete informacije koje ne postoje i nultu vrijednost (praznu) koja je nepoznata ili nije unesena. Kada je ova opcija postavljena, dopušta niz nulte duljine u obaveznom polju. Možda ćete htjeti koristiti ulaznu masku kako bi polje nulte duljine izgledalo drugačije od nulte vrijednosti kada su obje dopuštene.

• Indeksirano: Kada odaberete indeksiranje polja, možete odrediti da u polju nisu dopuštene duple vrijednosti. Ovo svojstvo je također dostupno iz prikaza podatkovne tablice — to je potvrdni okvir na kartici Datasheet na vrpci.

• Polja traženja : dopustite korisniku da odabere vrijednost za polje koje je pohranjeno u drugom polju. To eliminira mnoge pravopisne pogreške i standardizira opcije za polje. Upotrijebite čarobnjak za traženje za stvaranje polja za traženje.