Kako ugraditi provjere pogrešaka u vaš financijski model Excel

Čak i ako ste se tek počeli baviti manekenstvom, vjerojatno ste svjesni koliko je lako pogriješiti u financijskom modelu! Postoje tri načina za sprječavanje pogrešaka u financijskom modelu:

• Izbjegavajte pogreške na prvom mjestu. U ovoj knjizi opisujem nekoliko tehnika koje možete koristiti kako biste izbjegli pogreške, kao što je dosljednost svojim formulama.
• Provjerite ima li na modelu grešaka. Unatoč vašim naporima, pogreške se neizbježno mogu provući, stoga provjerite, još jednom provjerite i neka netko drugi provjeri vaš model nakon što je dovršen.
• Uključuje provjere pogrešaka. Dok gradite model, uključite provjere pogrešaka koje sprječavaju da nenamjerne pogreške upadnu u model zbog netočnih unosa ili korisničke pogreške.

Ovdje se informacije usredotočuju na prve dvije točke: tehnike za izgradnju modela za smanjenje pogrešaka, kao i načine provjere modela za pogreške.

Provjere pogrešaka kritični su dio dobro izgrađenog financijskog modela tako da korisnik ili modelar može na prvi pogled vidjeti izračunaju li formule ispravno. Na primjer, kada kreirate izvješća upravljanja, provjerite dodaje li se zbroj izvješća svakog pojedinog odjela ukupnom iznosu za cijelu tvrtku. To se može učiniti umetanjem jednostavne IF funkcije, između ostalih metoda.

U ovdje prikazanom primjeru izgrađen je kapitalni proračun s procijenjenim datumima potrošnje u stupcu E. U rasporedu kapitalne potrošnje prikazanom u stupcima F do Q, potrošnja se raspoređuje tijekom cijele godine. Modelar zna da bi ukupni iznos kapitalne potrošnje od 124 700 USD prikazan u ćeliji D17 trebao biti isti kao i ukupni iznos kapitalnog plana prikazan u ćeliji R17, a ako dva iznosa nisu jednaka jedan drugom, tada model ne izračunava ispravno. Dakle, ćelija za provjeru grešaka E1 sadrži vrlo jednostavnu formulu =R17-D17.

Jednostavna provjera pogreške.

U nastavku možete vidjeti da je korisnik u ćeliju E4 unio netočnu vrijednost. 20. veljače nije valjan unos jer raspored kapitalne potrošnje dopušta samo datume tijekom 2019. To znači da je financijski model u nastavku netočan — korisnik je u model unio kapitalne izdatke u vrijednosti od 124.700 USD, ali je samo 115.700 USD dodijeljeno na godina. Broj koji se prikazuje u ćeliji E1 (9.000) upozorava korisnika na činjenicu da postoji problem. Preuzmite datoteku 0401.xlsx i odaberite kartice označene s 4-9 i 4-10 kako biste sami pokušali pokrenuti ovu provjeru pogreške.

Pokrenuta je provjera pogreške.

Ova provjera pogreške je vrlo jednostavna i prilično diskretna. Da bi bilo jasnije, možda biste radije uključili opis "provjera pogreške" pored ćelije za provjeru pogreške u ćeliji D1, što bi korisniku učinilo jasnijim što se dogodilo kada se provjera pogreške aktivira.

Gore prikazana provjera pogreške preferirana je metoda provjere pogreške jer je tako jednostavna i brza za izradu. Budući da vraća vrijednost u slučaju pogreške, može biti malo previše diskretan za vaš ukus — ne mora nužno odmah upozoriti korisnika da je pogreška napravljena. Međutim, zasigurno je brzo i lako slijediti te je, iz tog razloga, prilično uobičajena provjera pogreške koju preferiraju mnogi modelari.

Ako koristite ovu vrstu provjere pogreške, formatirajte je pomoću stila zarez (nalazi se na kartici Početna u grupi Brojevi) i uklonite decimalno mjesto i formatirajte ga crvenim fontom. Na ovaj način, nula neće biti prikazana ako nema greške, a crveni broj će pokazati ako postoji greška.

Alternativno, možete preferirati drugu formulu za provjeru grešaka kao što je =D17=R17, koja će vratiti vrijednost TRUE ako su iste ili FALSE ako nisu. Međutim, ova metoda također podliježe lažnoj pogrešci.

Dopuštanje tolerancije za pogreške

=IF(D17<>R17,”error”,0) je superiorna provjera pogreške, ali s vremena na vrijeme može vratiti lažni rezultat pogreške, iako su vrijednosti iste. Ovaj "bug" u provjeri pogreške uzrokovan je činjenicom da Excel prenosi izračune na 14 decimalnih mjesta. Nakon toga skraćuje vrijednost i može uzrokovati minutno odstupanje, što će prijaviti pogrešku kada je isključena samo 0,00000000000001.

Da biste izbjegli ovaj potencijalni problem, možete upotrijebiti formulu apsolutne vrijednosti, koja bi omogućila toleranciju pogreške. =IF(ABS(D17-R17)>1,”greška”,0) će dopustiti da vrijednosti budu isključene za $1 prije nego što prijavi grešku. Ako koristite funkciju ABS u Excelu, to će uzeti apsolutnu vrijednost rezultata, tako da nije važno je li to pozitivan ili negativan broj.

Postoje mnoge varijacije ove formule. Neki modelari radije pokazuju riječ OK ako su brojevi ispravni, i provjeriti ako nisu.

Primjena uvjetnog oblikovanja na provjeru pogreške

Kako bi provjera pogreške bila još uočljivija korisniku, razmislite o korištenju uvjetnog oblikovanja za dodavanje pravila koje čini da cijela ćelija postane crvena ako je provjera pogreške pokrenuta. Na kartici Početak vrpce, u grupi Stilovi kliknite gumb Uvjetno oblikovanje. Zatim zadržite pokazivač miša iznad pravila za označavanje ćelija i odaberite Jednako.

Primjena uvjetnog oblikovanja na provjeru pogreške.

Kada se pojavi dijaloški okvir Jednako s, upišite pogrešku riječi u okvir Format Cells that are EQUAL TO i kliknite U redu. Prema zadanim postavkama, pretvorit će ćeliju u svijetlocrvenu ispunu s tamnocrvenim tekstom, ali to možete promijeniti u padajućem okviru.

Uređivanje boje uvjetnog oblikovanja.

Uvjetno oblikovanje popularno je u provjerama pogrešaka jer čini da se provjera pogreške više ističe kada se pokrene. I, uz malo sreće, korisnik će shvatiti da postoji greška u financijskom modelu. Uvjetno oblikovanje nije ograničeno na provjere pogrešaka — može biti korisno za druge modele gdje želite skrenuti pozornost korisnika na abnormalnosti ili istaknute točke u izračunima.