Kako surađivati ​​u sustavu SharePoint iz sustava Office 365

SharePoint je Microsoftova web-bazirana platforma za timsku suradnju. Poduzeća koriste SharePoint Online za pohranu dokumenata, upravljanje projektima i dopuštanje suradnicima međusobnu suradnju.

SharePoint Online nije nužno sveprisutan (prisutan ili posvuda), ali pokušava biti. SharePoint Online web-mjesta dizajnirana su tako da im se može pristupiti sa svih strana — sa stolnog računala, prijenosnog računala, tableta ili pametnog telefona. Bez obzira na uređaj koji koristite, sadržaj bi trebao biti pristupačan i jednostavan za korištenje.

Ovaj članak predstavlja SharePoint Online, govori vam kako se snaći na timskom web-mjestu, prenositi i raditi s datotekama u knjižnicama dokumenata, dijeliti datoteke sa suradnicima, sinkronizirati datoteke i ažurirati svoj Office 365 profil.

Predstavljamo timske stranice

SharePoint timsko mjesto je radni prostor za suradnju u kojem kolege mogu raditi na istim datotekama, pratiti projekte i komunicirati jedni s drugima.

Slika prikazuje tipično mjesto tima SharePoint Online u prozoru sustava Office 365. Ove stranice mogu izgledati drugačije ovisno o tome kako su ih postavili administratori web-mjesta, ali imaju iste zajedničke alate. Timsko mjesto pruža sredstva za otvaranje Office 365 aplikacija, prijenos i preuzimanje datoteka te suradnju sa suradnicima. Ove stranice objašnjavaju kako se prijaviti na timsko mjesto i snaći se na ekranu.

Stranica tima SharePoint Online.

Prijava na timsko mjesto

Za prijavu na web-mjesto tima SharePoint potrebna vam je lozinka i mrežna adresa. Ove stavke vjerojatno ćete dobiti od ljubaznog administratora sustava u susjedstvu. Slijedite ove korake da biste se prijavili na web-mjesto tima SharePoint:

Otvorite web-preglednik i idite na web-mjesto tima svoje organizacije.
Kako izgleda web-adresa web-mjesta vašeg tima ovisi o tome koristi li vaša tvrtka naziv vlastite domene (kao što je company.com ) ili zadani format imenovanja Office 365 (koji izgleda nešto poput yourcompany.sharepoint.com ).

Ako se od vas zatraže vjerodajnice, unesite svoje korisničko ime, unesite lozinku i kliknite U redu.
Što se dalje događa ovisi o tome kako izgleda vaše lokalno (lokalno) okruženje i kako je administrator konfigurirao SharePoint. Možete doći na stranicu tima bez unosa korisničkog imena i lozinke.

Snalaženje na web lokaciji tima SharePoint Online

Pogledajte prethodnu sliku dok obilazite tipično mjesto tima Sharepoint:

• Pokretač aplikacija: Za pokretanje Office 365 web aplikacija. Zbog svog izgleda ponekad se naziva i waffle meni.
• Obavijesti: Za primanje administrativnih i korisnički definiranih upozorenja.
• Postavke: Za promjenu korisničkih postavki. Koje opcije ćete dobiti ovisi o vašoj razini privilegija.
• Korisnički izbornik: Za prijavu, odjavu i pregled vašeg profila.
• Pretraživanje stranice: Za pronalaženje sadržaja na web mjestu.
• Navigacijsko okno : Za pristup popularnom sadržaju na web stranici tima. Obično administrator web-mjesta određuje što se pojavljuje u oknu za navigaciju.
• Popisi: Za navođenje zadataka koje je potrebno obaviti, uključujući stavke projektnog rada i stavke opće namjene "za obaviti". SharePoint nudi unaprijed izgrađene predloške za različite vrste popisa, od kojih vam mnogi omogućuju dodjeljivanje stavki popisa određenim korisnicima sustava SharePoint.
• Knjižnice dokumenata: za smještaj datoteka koje vi i drugi članovi tima možete otvoriti i raditi na njima.

SharePoint stranica je web stranica kao i svaka druga. U svom pregledniku možete stvoriti oznake za mjesta u SharePointu koja često posjećujete.

Kako raditi s bibliotekama dokumenata

Biblioteku dokumenata je temeljni Skladište podataka u SharePoint web-mjestu. Nemojte dopustiti da vas riječ dokument zavara. Možete pohraniti bilo koju vrstu datoteke u biblioteku dokumenata.

Koristite biblioteku dokumenata za pohranu datoteka u svrhu suradnje. Ove stranice objašnjavaju kako otvoriti datoteke u biblioteci dokumenata, prenijeti datoteke, zajedno uređivati ​​datoteke i dijeliti datoteke.

Otvaranje datoteke u biblioteci dokumenata

Slijedite ove korake da biste pronašli i otvorili datoteku:

Koristite navigacijsku traku za pronalaženje i odabir datoteke koju želite otvoriti.
Administrator je možda postavio prečac do biblioteke dokumenata na početnu stranicu web-mjesta tima ili drugdje na web-mjestu.

Kliknite gumb Otvori (tri točke) pored naziva datoteke koju želite otvoriti.
Pojavljuje se skočni prozor, kao što je prikazano. Prikazuje vam pregled datoteke kako biste bili sigurni da ste otvorili pravu.

Kliknite gumb Više radnji (opet tri točke).
Slika pokazuje gdje se nalazi gumb Više radnji. Pojavljuje se skočni izbornik sa svim mogućim radnjama koje možete poduzeti s datotekom, kao što je prikazano.

Otvorite datoteku.
Datoteku možete otvoriti u stolnoj aplikaciji sustava Office ili web aplikaciji Office:

• • Office stolna aplikacija: odaberite prvu opciju na skočnom izborniku. Na primjer, ako imate posla s Word dokumentom, odaberite Otvori u Wordu. Datoteka se preuzima na vaše računalo kako biste tamo mogli raditi na njoj. Promjene koje napravite u datoteci na računalu automatski se učitavaju u kopiju pohranjenu na SharePointu.
  • Office Web App: odaberite drugu opciju na skočnom izborniku, opciju s riječju online u nazivu. Otvara se web aplikacija tako da možete uređivati ​​datoteku.

SharePoint vam nudi mnoge mogućnosti za pristup datotekama na timskom web-mjestu.

Evo prečaca: Da biste otvorili datoteku u Office Web App, jednostavno kliknite njezin naziv u biblioteci dokumenata.

Kako raditi s kolegama na istoj datoteci

Ponekad kada pokušate otvoriti datoteku, to ne možete učiniti jer je netko prvi stigao tamo. Administratori odlučuju o tome može li više od jedne osobe uređivati ​​datoteku u isto vrijeme.

Ako datoteka dopušta više od jednog uređivača, slijedite ove korake da biste otvorili datoteku koja se trenutno uređuje i dajte svoj doprinos:

Otvorite datoteku u biblioteci dokumenata.
Prethodna tema u ovom poglavlju objašnjava kako otvoriti datoteku. Sljedeća slika prikazuje Word datoteku otvorenu u Word Web App.

Potražite naznake da datoteku trenutno uređuje kolega.
Kao što je prikazano, Word Web App govori vam ime (ili imena) drugih koji rade na datoteci. Ako pažljivo pogledate, možete vidjeti i položaj kursora drugih urednika. SharePoint je sasvim u redu dopustiti više ljudi da surađuju na istoj datoteci.

Napravite uredničke izmjene u datoteci.

Kada završite s uređivanjem, kliknite gumb Natrag u web-pregledniku ili Pokretač aplikacija Office 365 da biste se vratili na web-mjesto tima.

Ne brinite o spremanju promjena u datoteci. Office 365 automatski sprema vaše promjene.

SharePoint Online vam govori kada kolega zajedno uređuje datoteku.

Kako prenijeti datoteke u biblioteku dokumenata

Slijedite ove korake da biste prenijeli datoteku sa svog računala u biblioteku dokumenata sustava SharePoint Online:

U SharePointu idite na biblioteku dokumenata u koju želite prenijeti datoteku.

Kliknite Prenesi.
Kao što je prikazano na sljedećoj slici, pojavljuje se dijaloški okvir Dodaj dokument.
Ako ne vidite gumb Prenesi u biblioteci dokumenata, razgovarajte sa svojim administratorom. Možda nemate dopuštenje za prijenos datoteka.

U dijaloškom okviru Dodaj dokument kliknite gumb Odaberi datoteke.

U dijaloškom okviru Otvori odaberite datoteku koju želite prenijeti i kliknite Otvori.
Možete prenijeti više datoteka odabirom više od jedne u dijaloškom okviru Otvori.

U dijaloškom okviru Dodaj dokument unesite komentare verzije, ako je potrebno.
SharePoint se može konfigurirati za pohranjivanje više verzija istog dokumenta. Vaš administrator može zahtijevati da unesete komentare kako biste opisali datoteku koju prenosite.

Kliknite OK.
Dok ste kod toga, pogledajte da li se datoteka koju ste prenijeli pojavljuje u biblioteci dokumenata.

Prijenos jednog ili više dokumenata u biblioteku dokumenata sustava SharePoint Online.

Da biste prenijeli datoteke, možete povući jednu ili više datoteka iz prozora File Explorer na vašem računalu i ispustiti ih u biblioteku dokumenata. Kako prikladno!

Kako dijeliti datoteke sa suradnicima

U SharePoint terminologiji, dijeljenje znači upoznati kolege s datotekom koju mogu uređivati. Nakon što podijelite datoteku, možete obavijestiti suradnike putem e-pošte da je datoteka podijeljena. Ponekad administratori ne dopuštaju nekome da dijeli datoteku, ali ako možete dijeliti datoteke, slijedite ove korake da biste podijelili datoteku s kolegom:

Pronađite datoteku koju želite podijeliti i kliknite njezin gumb Otvori.
Potražite tri točke pored naziva datoteke da biste pronašli gumb Otvori. Pojavljuje se skočni prozor.

Kliknite Dijeli pri dnu skočnog prozora.
Vidjet ćete dijaloški okvir Dijeli, kao što je prikazano.
office-inviting-collaboration
Pozivanje suradnika na suradnju na datoteci.

Unesite ime osobe s kojom želite podijeliti datoteku.
SharePoint otvara padajući popis čim počnete tipkati. Možete odabrati ime s popisa.

Unesite opisnu poruku.
Možete objasniti što je datoteka i zašto je želite podijeliti.

Odaberite ili poništite odabir opcije Zahtijevaj prijavu.
Poništite odabir opcije Zahtijevaj prijavu ako želite podijeliti datoteku s osobama izvan vaše organizacije. Za uobičajenu poslovnu upotrebu, odaberite ovu opciju kako biste bili sigurni da samo članovi tima mogu vidjeti datoteku.

Odaberite opciju Pošalji pozivnicu putem e-pošte.

Kliknite gumb Dijeli.

Sljedeća slika prikazuje kako poruka o dijeljenju izgleda osobi koja je primi. Primatelj može kliknuti gumb Otvori da otvori datoteku i počne raditi na njoj.

Poziv za dijeljenje datoteke.

Kako pregledavati datoteke izvan mreže

Ponekad vaše računalo ne može pristupiti portalu SharePoint Online. Na primjer, zamislite da ste u zrakoplovu i trebate ažurirati neke radne datoteke, ali niste povezani na SharePoint. Kako bismo riješili ovaj problem izvanmrežnog pristupa dokumentima, Office 365 nam daje priliku za sinkronizaciju datoteka. Sinkronizacija vam omogućuje pristup datotekama temeljenim na SharePointu na vašem lokalnom računalu i ne morate brinuti o internetskoj vezi. Nakon što se ponovno povežete s internetom (nakon što zrakoplov sleti), OneDrive sinkronizira datoteke s njihovim mrežnim kolegama.

Važno je razumjeti da OneDrive sinkronizira dvije kopije svake datoteke, jednu kopiju pohranjenu u biblioteci dokumenata sustava SharePoint Online, a drugu kopiju pohranjenu lokalno na vašem računalu.

Slijedite ove korake da biste sinkronizirali SharePoint datoteke s datotekama istog imena na OneDrive:

U SharePointu pronađite biblioteku dokumenata koju želite sinkronizirati sa svojim računalom.
Ne morate sinkronizirati svaku biblioteku dokumenata na mjestu tima. Sinkronizirajte samo datoteke kojima želite pristupiti izvan mreže.

Na izborniku biblioteke dokumenata kliknite Sinkroniziraj.
Sljedeća slika prikazuje gdje se nalazi gumb Sync. Skočna obavijest govori vam da SharePoint preuzima sadržaj biblioteke dokumenata i sinkronizira ga s vašim OneDrive for Business klijentom.

U području obavijesti programske trake sustava Windows 10 kliknite ikonu OneDrive.
Kao što je prikazano, ova ikona izgleda kao oblak. Pojavljuje se popis nedavno sinkroniziranih datoteka, u ovom slučaju datoteka iz biblioteke dokumenata.

U prozoru OneDrive kliknite Otvori mapu da biste vidjeli svoje lokalne kopije datoteka.
Od sada na tim datotekama možete raditi lokalno ili izravno iz SharePointa. OneDrive će sve promjene automatski sinkronizirati.

Sinkronizacija vam omogućuje da SharePoint datoteke izvan mreže radi lokalnog pristupa.

Produžite dublje u Office 365

Office 365 nudi zaslon Delve za ažuriranje vašeg profila i bolju komunikaciju s članovima tima. Ovisno o veličini vaše organizacije, provjeriti je li vaš Office 365 profil ažuran može biti od velike pomoći. Suradnici mogu pogledati vaš Office 365 profil kako bi vidjeli jeste li prikladni za projekt. Oni mogu pogledati vaš profil kako bi otkrili kako vas pronaći. Zaslon Delve pomalo je poput portala društvenih medija jer nudi prikladan način komunikacije s vašim timom.

Slijedite ove korake da biste dublje ušli u Office 365:

U sustavu SharePoint Online otvorite korisnički izbornik i kliknite Moj profil.
Korisnički izbornik nalazi se u gornjem desnom kutu zaslona sustava Office 365. Otvara se zaslon Delve, kao što je prikazano.

Koristite kontrole na zaslonu Delve za ažuriranje profila i interakciju s kolegama.
Ovaj zaslon možete prilagoditi kako biste se svojim suradnicima učinili vidljivijim.

Kliknite Ažuriraj profil kada završite s unosom izmjena.

Zaslon Delve.