Kako stvoriti upozorenja e-poštom za SharePoint grupu

Ako RSS nije vaša stvar, možete se odlučiti za primanje obavijesti e-poštom kada se SharePoint aplikacije promijene stvaranjem upozorenja. Upozorenja su izvrstan način za praćenje promjena koje vaši suigrači unose u dokumente i stavke.

Za izradu upozorenja potrebno vam je dopuštenje za stvaranje upozorenja. Dopuštenje je odobren obično uz out-of-the-box konfiguracija stranice Članovi SharePoint grupe.

Da biste izradili upozorenje za aplikaciju, slijedite ove korake:

Potražite aplikaciju u kojoj se želite pretplatiti na upozorenje, a zatim kliknite padajući gumb Alert Me u odjeljku Dijeli i praćenje na kartici Biblioteka na vrpci (za aplikaciju temeljenu na knjižnici) ili na kartici Popis na vrpci (za aplikaciju koja se temelji na popisu).
Ako ne vidite gumb Alert Me, velika je vjerojatnost da vaš administrator nije konfigurirao postavke odlazne e-pošte. Ako postavke odlazne e-pošte nisu konfigurirane u Središnjoj administraciji, tada se gumb Alert Me jednostavno neće prikazati korisnicima. Međutim, ako koristite SharePoint Online, Microsoft je već konfigurirao odlaznu e-poštu i možete krenuti.

Odaberite Postavi upozorenje u ovoj biblioteci s padajućeg popisa.
Pojavljuje se prozor za novo upozorenje.
Možete se pretplatiti na upozorenje za stavku ili dokument tako da odaberete stavku ili dokument i odaberete Upozori me na kartici Stavke na vrpci.

U tekstualni okvir Alert Title unesite naziv upozorenja.
Neka vam ime bude nešto značajno u svojoj pristigloj pošti, kao što je Dokumenti izmijenjeni danas – web-mjesto tima za proračun . Inače, nemate smislen način da razlikujete jedno upozorenje od drugog.

U tekstualni okvir Send Alerts To unesite imena osoba osim vas koje bi trebale primiti upozorenje.
Tako je, možete se pretplatiti na druge ljude na upozorenje! Morate imati dopuštenje za upravljanje upozorenjima, koje je prema zadanim postavkama dodijeljeno vlasnicima web-mjesta.
Organizacije i vlasnici web-mjesta možda će htjeti pretplatiti više korisnika na upozorenje kako bi bili sigurni da dobivaju važna ažuriranja, kao i da ih potaknu da doprinesu ploči za raspravu, blogu ili wikiju. Korisnici se i dalje mogu isključiti promjenom postavki u svojim postavkama upozorenja.

U odjeljku Način isporuke odaberite želite li primati upozorenja putem e-pošte ili tekstualne poruke na svoj mobilni telefon.
Razmjena tekstualnih poruka zahtijeva da vaš administrator sustava SharePoint konfigurira ovu uslugu putem treće strane, tako da možda nećete moći slati upozorenja na svoj telefon.

U odjeljku Vrsta promjene odaberite opciju koja odgovara vrsti obavijesti koju želite primati — Sve promjene, Nove stavke su dodane, postojeće stavke su izmijenjene ili Stavke su izbrisane.
Ako ste odgovorni za upravljanje aplikacijom, trebali biste primiti upozorenje svaki put kada se stavke izbrišu.

U odjeljku Pošalji upozorenja za ove promjene odaberite kada želite primati upozorenja.
Opcije koje vidite razlikuju se ovisno o vrsti aplikacije s kojom radite. Na primjer, aplikacija Zadaci vam omogućuje primanje upozorenja kada je zadatak označen kao Dovršen ili kad god se promijeni zadatak visokog prioriteta.

U odjeljku Kada slati upozorenja odaberite učestalost isporuke upozorenja.
Možete ih primiti odmah, jednom dnevno ili jednom tjedno. Dnevni sažeci su lijepi; inače ćete vjerojatno dobiti previše e-poruka.

Kliknite U redu da biste stvorili upozorenje.

Pogledajte ovaj primjer konfiguriranja upozorenja.

Primite e-poruku kada se promijeni popis ili knjižnica.

Svaki put kada korisnici kažu da im je potreban tijek rada za primanje obavijesti, prvo pokušajte s upozorenjem. Iznenadili biste se koliko često upozorenja pružaju potrebne opcije.

Ako vaša aplikacija ima osobni ili javni prikaz koji uključuje filtar, možete se pretplatiti na promjene samo tog prikaza. Na primjer, recimo da želite biti obaviješteni putem tekstualne poruke kada stavka u aplikaciji za praćenje problema ima prioritet postavljen na Visoki. Izradili biste prikaz koji filtrira aplikaciju za probleme visokog prioriteta. Odaberite filtrirani prikaz u odjeljku Pošalji upozorenja za ove promjene kada kreirate svoje upozorenje i primit ćete upozorenja kada stavke ispune kriterije filtriranja.

Morate imati konfiguriranu adresu e-pošte u svom SharePoint profilu da biste primali upozorenja. Ako se vaš SharePoint poslužitelj nalazi u vašoj mreži, to obično nije problem. Međutim, Office 365 možda neće biti integriran u vašu mrežu i podatke e-pošte. U tim situacijama vaš administrator može ili ručno konfigurirati vašu adresu e-pošte ili vam dati dopuštenje za to.

Možete upravljati svim svojim upozorenjima s jedne stranice umjesto navigacije na svaki popis. Da biste upravljali svim upozorenjima koja imate na određenoj web-lokaciji i izmijenili ih ili izbrisali, slijedite ove korake:

Potražite aplikaciju u kojoj ste se trenutno pretplatili na upozorenje.

Na kartici Popis na vrpci, u odjeljku Dijeli i praćenje, odaberite Upozori me → Upravljaj mojim upozorenjima.

Odaberite odgovarajuću vezu naziva upozorenja.
Stranica Upravljanje mojim upozorenjima na ovoj web stranici pojavljuje se sa svim opcijama koje ste pregledali kada ste prvi put kreirali upozorenje. Promijenite postavke po želji.
Niste postavili upozorenje za početak? Još uvijek možete pročitati postavke i promijeniti izbore (pogledajte popis prethodnih koraka). Vaše promjene ne utječu na postavke upozorenja za druge ako je upozorenje kreirano za više korisnika u isto vrijeme.

Kliknite U redu da biste izmijenili upozorenje s novim postavkama ili Izbriši da biste izbrisali upozorenje.
Brisanjem upozorenja koje je stvoreno za vas ne brišete upozorenje od drugih korisnika koji su u grupi za koju je upozorenje stvoreno.

Ako ste administrator web-mjesta, možete upravljati upozorenjima svih na web-mjestu klikom na vezu Upozorenja korisnika u odjeljku Administracija web-mjesta na stranici Postavke web-mjesta.