Kako stvoriti sažete zadatke i podzadatke u projektu 2016

Kada pogledate strukturu raščlambe projektnog rada u Project 2016, također poznatu kao WBS, ili popis projektnih zadataka, poput onog prikazanog na sljedećoj slici, vidite da organizira zadatke u razine. Gornje razine su iz WBS-a. Nižu razinu čine zadaci koji su dekomponirani iz WBS-a.

Zadatak koji ima druge zadatke uvučene ispod sebe u ovoj strukturi okvira je sažeti zadatak ili roditeljski zadatak. Zadaci uvučeni ispod zadatka sažetka su podzadaci ili podzadaci. Sažeti zadaci su podebljani u nacrtu projekta.

Možete znati kada sažetak zadataka ima obitelj podzadataka koja se drži za svoje rubove: kada je podzadatak skriven, s lijeve strane sažetog zadatka prikazuje se mali jasan trokut. Kada kliknete na trokut vrhom pokazivača, zadatak se proširuje kako bi prikazao cijeli svoj klan podzadataka, a sažeti zadatak dodaje crni trokut s lijeve strane.

Nacrt projekta, koji prikazuje sažete zadatke i podzadatke.

Na slici možete vidjeti da sažeti zadaci baze podataka i korisničkog sučelja imaju skrivene podzadatke. Zadaci sažetka plaćanja i potvrde prikazuju sve njihove podzadatke.

Sve informacije o obitelji zadataka skupljaju se u njegov sažeti zadatak najviše razine. Stoga, bilo koji zadatak s podzadacima nema vlastite informacije o vremenu ili cijeni: prikuplja svoje ukupno trajanje i cijenu iz zbroja svojih dijelova.

Ova funkcija zbrajanja je kumulativna: zadatak najniže razine se zbraja do svog nadređenog, koji bi se mogao spojiti u drugi sažeti zadatak, koji se skuplja (na primjer) u zadatak sažetka projekta. Svaki zadatak sa zadacima ispod njega dobiva podatke o trajanju i cijeni iz skupa svojih podzadataka, bez obzira na to koliko je duboko ugniježđen u hijerarhiji.

Struktura obitelji u skici također je korisna kada trebate reorganizirati nacrt: kada premjestite sažeti zadatak, svi njegovi podzadaci dolaze odmah za vožnju, bez obzira na to je li proširen!

Ako je sažeti zadatak ručno zakazan, funkcija zbrajanja ne radi, a Project prikazuje upozorenja koja vam to govore. Ganttova traka za zadatak sažetka ima crvenu traku upozorenja koja vam pokazuje izračunato trajanje podzadataka kada se ne podudaraju s trajanjem zadatka sažetka. Unos polja Završi zadatka sažetka također ima crvenu, vijugavu podcrticu koja označava potencijalni problem s rasporedom.

Da biste riješili ovu situaciju, možete promijeniti zadatak sažetka da koristi automatsko zakazivanje, u kojem slučaju ispravno izračunava zbirne podatke. Ako želite da se sažeti zadatak nastavi ručno zakazivati, možete urediti njegov datum završetka ili upotrijebiti Task Inspector da popravite raspored zadatka sažetka.

Koliko razina možete ići u WBS-u?

Nemate praktično ograničenje koliko razina zadataka možete izraditi u skici. Project vam omogućuje uvlačenje na više razina detalja nego što vam je potrebno za sve osim najsloženijih rasporeda.

Ipak, zapamtite: u nekom trenutku morate se pozabaviti dodjeljivanjem vremena i resursa svakom od ovih zadataka, a zatim pratiti njihov napredak. Previše detalja može otežati upravljanje vašim planom projekta. Na primjer, ako vaš projekt traje nekoliko mjeseci, ne želite pratiti razinu na kojoj aktivnosti traju samo nekoliko sati. Najbolji primjeri iz prakse sugeriraju da svoj raspored uvijek postavite na razinu do koje želite upravljati svojim timom - obično, poslovnim (radnim) danima ili tjednima.

Za dulje projekte možete planirati korištenjem planiranja kotrljajućih valova, metode progresivnog elaboriranja količine detalja za kratkoročni rad i održavati na višoj razini svaki posao koji je udaljeniji. Na primjer, ako imate dvogodišnji projekt, možete imati detaljno isplanirana prva tri mjeseca, sljedeća tri mjeseca na višoj razini, a ostatak rasporeda projekta koji prikazuje samo prekretnice i ključne rezultate. Kako napredujete kroz projekt, počinjete dodavati više detalja za šest mjeseci i dalje. Dobro pravilo je zadržati dobru količinu detalja tijekom 90 dana.

Planiranje valovitog vala nije izgovor za dodavanje opsega; to je samo razrada postojećeg opsega.

Zadatak sažetka projekta

Kao što brod ima samo jednog kapetana, samo jedan zadatak sažima sve ostale zadatke u projektu. Prikažite zadatak sažetka projekta, koji predstavlja najvišu (najmanje detaljnu) razinu informacija i često je jednostavno naslov projekta, kao što je uvođenje novog proizvoda. Kada kažete Projectu da prikaže zadatak sažetka projekta, svaki zadatak u projektu potpada pod njega u obrisu, kao što je ovdje prikazano.

Zadatak sažetka projekta.

Dok gradite svoj projekt, možete jednostavno sami izraditi zadatak sažetka projekta (uvući druge zadatke ispod njega) ili koristiti značajku projekta da biste ga automatski generirali u bilo kojem trenutku — čak i nakon što izgradite sve faze svog projekta. Da bi Project automatski prikazao zadatak sažetka projekta, slijedite ove korake:

U prikazu Ganttograma odaberite kontekstnu karticu Format alata za Ganttov grafikon.

U grupi Prikaži/sakrij označite potvrdni okvir Zadatak sažetka projekta.

Kao što vidite, Zadatak 0, Centar za mlade 10K Run/Walk, je sažetak projekta. Primijetite da je traka za zadatak sažetka projekta na grafikonu siva, a da su trake za druge sažetke zadatke crne.

Kad razmislite o tome, naslov na gornjoj razini u skici je zbroj njegovih dijelova: Naslov odražava opću temu za sve stavke ispod njega. Zadatak sažetka projekta unapređuje ovaj koncept korak dalje: ovaj zadatak sabira sve stvarne podatke iz drugih zadataka u jednu stavku. Dakle, trajanje zadatka sažetka projekta odražava trajanje cijelog projekta. S monetarnog ugla, ukupni trošak zadatka sažetka projekta odražava ukupne troškove za cijeli projekt. Slike poput ovih mogu biti zgodne da vam budu na dohvat ruke — i to je jedna vrijednost sažetog zadatka.

Ako ste zbunjeni oko duljine sažetog zadatka, zapamtite da je trajanje sažetog zadatka razlika između najranijeg datuma početka zadatka i posljednjeg datuma završetka zadatka. Međutim, neradni dani se ne ubrajaju u trajanje sažetog zadatka. Duljina sažetog zadatka, dakle, jednaka je broju dana rada tijekom podzadataka, a ne broju kalendarskih dana između početka prvog zadatka i kraja posljednjeg.

Ne koriste svi zadatke sažetka projekta. Možete jednostavno kreirati, na najvišoj razini vašeg nacrta, zadatke koji predstavljaju glavne rezultate projekta ili faze — s podfazama i podzadacima ispod njih — a ne stvarati jedan zadatak koji je viši po redoslijedu od svih ostalih. Međutim, posjedovanje zadatka sažetka projekta ima određene prednosti:

• Možete brzo pregledati ukupne vrijednosti za projekt na prvi pogled u stupcima podataka u prikazu Ganttograma i drugim prikazima.
• Možete postaviti vezu na svoj zadatak sažetka projekta u drugi projekt tako da se svi podaci za jedan projekt odražavaju u drugom. Na primjer, ako stvorite pet rasporeda za lansiranje novih proizvoda u svojoj tvrtki, možete jednostavno stvoriti glavni raspored za sve lansiranje proizvoda tvrtke povezivanjem na zadatke sažetka projekta u svakom od projekata.