Kako stvoriti i kategorizirati bilješke u programu Outlook 2019

Mnogi ljudi koriste ljepljive bilješke za stvaranje podsjetnika na dijelove informacija: sve od lozinki za web stranice do nezaboravnih citata. Outlook 2019 uključuje bilješke, koje su elektronički ekvivalent ovih ljepljivih bilješki. Na bilješku možete pohraniti sve što želite, ali ih je najbolje koristiti za male dijelove podataka, poput kodova za potvrdu rezervacije ili ID brojeva za članstvo. Možete ostaviti bilješku otvorenu (sve dok je Outlook otvoren) tako da ćete biti podsjećeni svaki put kada je vidite ili možete zatvoriti bilješku tako da vam ne stoji na putu.

Da biste izradili bilješku, slijedite ove korake:

Prikažite odjeljak Bilješke u Outlooku.

Da biste to učinili, kliknite ikonu Više (...) u donjem lijevom kutu prozora i na izborniku koji se pojavi kliknite Bilješke.

Odaberite Početna → Nova bilješka ili pritisnite Ctrl+N.

Pojavljuje se nova prazna bilješka.

Pogledajte ove druge tipkovne prečace za Outlook 2019 .

U novu praznu bilješku koja se pojavi upišite što god želite.

Prvih nekoliko riječi prvog retka pojavit će se kao naslov ikone, stoga pokušajte biti opisni. Osim ako, naravno, ne pokušavate zakamuflirati informacije, poput lozinke; onda biste možda željeli neki obmanjujući tekst kao prvi redak. Jedna pametna korisnica čuva svoje lozinke u bilješci pod naslovom Obiteljski rođendani, misleći da netko tko njuška da ukrade njezine lozinke ne bi mario za obiteljske rođendane i da će to proći.

Zatvorite bilješku klikom na gumb X u gornjem desnom kutu. Automatski se sprema.

Evo nekoliko korisnih savjeta za bilješke za Outlook:

• Za ponovno otvaranje bilješke: Dvaput je kliknite. Ostaje otvoren dok ga ne zatvorite ili dok ne izađete iz Outlooka.
• Da biste premjestili bilješku: povucite je po naslovnoj traci (obojena traka na vrhu), postavljajući je bilo gdje na zaslonu, čak i izvan granica Outlook prozora. Ostaje tamo dok ne zatvorite Outlook.
• Da biste uredili bilješku: otvorite je i uredite dalje.
• Za promjenu veličine bilješke: Kliknite i povucite njezin donji desni kut.
• Za brisanje bilješke: Odaberite je i učinite jedno od sljedećeg: Odaberite Početna → Izbriši, pritisnite tipku Delete na tipkovnici ili desnom tipkom miša kliknite bilješku i odaberite Izbriši s izbornika koji se otvori.

Baš kao i kod izbrisanog kontakta, izbrisana bilješka se premješta u mapu Izbrisane stavke.

Da biste dohvatili izbrisanu bilješku, otvorite odjeljak Pošta u Outlooku , prikažite sadržaj mape Izbrisane stavke, pronađite bilješku i povucite je na ikonu Bilješke u donjem lijevom kutu prozora. Možete ga također kliknuti desnom tipkom miša, odabrati Premjesti u mapu, a zatim odrediti gdje ga želite premjestiti.

Kako kategorizirati svoje Outlook bilješke

Budući da je bilješka tako višenamjenska stavka, moglo bi vam biti korisno stvoriti kategorije za razlikovanje jedne vrste bilješke od druge.

Dodjeljujući boju bilješki, možete naznačiti koju vrstu informacija sadrži. Na primjer, možete odabrati zelene bilješke, a obiteljske bilješke plave.

Za dodjelu kategorije boje bilješki

Desnom tipkom miša kliknite bilješku i odaberite Kategoriziraj. Pojavljuje se izbornik boja.

Kliknite na željenu boju.

Ako je vaš primarni/zadani račun e-pošte tipa IMAP, nećete moći koristiti kategorije. Ako ne vidite Kategoriziraj na izborniku desnom tipkom miša, to je razlog zašto.

Ako ste već koristili ovu kategoriju, na ovom ste mjestu. Ikona i pozadina bilješke pretvaraju tu boju. Međutim, kada prvi put upotrijebite određenu boju, otvara se dijaloški okvir Preimenuj kategoriju, tako da možete dodijeliti naziv. Outlook ne pridaje neko posebno značenje boji; to radite sami. Ako se to od vas zatraži, promijenite naziv u okviru Ime. Zatim kliknite OK.

Ako želite preimenovati kategoriju, to možete učiniti slijedeći ove korake:

Odaberite Početna → Kategorije → Sve kategorije.

Otvara se dijaloški okvir Kategorije boja.

Kliknite željenu kategoriju i kliknite Preimenuj.

Ime postaje moguće uređivati.

Upišite novi naziv i pritisnite Enter.

Primijetite na gornjoj slici da također možete kreirati i brisati kategorije te promijeniti boju dodijeljenu kategoriji. (Ovo bi moglo biti korisno, na primjer, ako želite promijeniti boju koja se koristi za predstavljanje određene kategorije, ali ne želite izgubiti informacije o kategoriji koje su već dodijeljene postojećim bilješkama.) Možete imati do 25 kategorija.

Bilješka može imati više kategorija dodijeljenih. Svaka kategorija je prekidač za uključivanje/isključivanje za svaku bilješku. Ikona bilješke prikazuje samo boju za kategoriju koja joj je posljednja dodijeljena, ali i dalje zadržava svoju drugu kategorizaciju. Da biste uklonili kategoriju iz bilješke, odaberite bilješku, kliknite Početna → Kategoriziraj i kliknite kategoriju da biste isključili tu bilješku.

Kategorije također dijele značajke Kalendar i Zadaci u Outlooku. Dok stvarate kategorije, razmislite o tome kako biste također željeli kategorizirati sastanke i događaje.