Kako spremiti svoj rad u Office 2019

Dok radite u aplikaciji Office 2019, sadržaj koji kreirate pohranjuje se u memoriju računala. Ova memorija je samo privremeno skladište. Kada izađete iz aplikacije Office 2019 ili isključite računalo, sve što je pohranjeno u memoriji zauvijek se uklanja - osim ako ga ne spremite.

Osnovno spremanje

Ako želite zadržati ono na čemu radite u Officeu 2019 , evo nekoliko načina za spremanje:

• Kliknite karticu Datoteka i kliknite Spremi.
• Pritisnite Ctrl+S.
• Kliknite gumb Spremi na alatnoj traci za brzi pristup.

Kada prvi put spremate datoteku, aplikacija će od vas tražiti da unesete njezino mjesto i naziv. Stranica Spremi kao pojavljuje se u prikazu Backstage. Odatle kliknite jedno od mjesta za spremanje, kao što je OneDrive – Osobno ili Ovo računalo.

Evo objašnjenja te dvije lokacije kako biste mogli napraviti mudar odabir:

• OneDrive je vaša vlastita internetska lokacija za pohranu, koju besplatno pruža Microsoft. Štednja ovdje ima mnoge prednosti. Možete mu pristupiti s bilo kojeg računala povezanog s internetom, a vaše su datoteke sigurne i sigurne, tako da ne morate brinuti o sigurnosnim kopijama. Također možete dijeliti veze na svoje OneDrive datoteke s drugima radi suradnje. I iako je za pristup OneDriveu potrebna internetska veza, Windows preslikava kopije vaših OneDrive datoteka na vaš lokalni tvrdi disk tako da ćete moći pristupiti svom poslu čak i ako niste povezani s internetom.
• Ovo računalo odnosi se na vaš lokalni tvrdi disk i sve priključene pogone, poput USB flash pogona. Ako odaberete ovu lokaciju, datoteke će postojati samo na računalu koje trenutno koristite. Ovo je dobar izbor ako nemate pristup internetu ili ga rijetko imate. Ovo biste također odabrali ako želite spremiti na prijenosni flash pogon.

Nakon što odaberete opće mjesto za spremanje, na vrhu desnog okna pojavljuje se nekoliko okvira. Jedan od vas traži da ovdje unesete naziv datoteke, a drugi je padajući popis vrsta datoteka. Ako želite spremiti u zadanu mapu unutar te lokacije i sa zadanim formatom, možete jednostavno upisati ime u prvi okvir i kliknuti gumb Spremi i bum, gotovi ste.

Kada ponovno spremite već spremljenu datoteku, zaslon Spremi kao se neće ponovno pojaviti; datoteka se automatski sprema s najnovijim postavkama. Ako želite promijeniti postavke (kao što je lokacija ili vrsta datoteke) ili spremiti pod drugim imenom, odaberite Datoteka → Spremi kao da bi se prikazale kontrole Spremi kao.

Promjena mjesta spremanja

Ako sve svoje datoteke spremite na zadano mjesto, ne morate brinuti o odabiru različitih lokacija. Ovo bi se u početku moglo činiti privlačnim, ali što se događa kada imate dvije tisuće datoteka? Možda ćete otkriti da želite spremiti na različitim mjestima.

Na gornjoj slici pogledajte Dokumenti na vrhu desnog okna? To je trenutna lokacija. Ako želite jednu od podmapa unutar trenutačne lokacije, možete je kliknuti na popisu u desnom oknu. Na primjer, možete kliknuti Datoteke programa Outlook da biste otišli u mapu Outlook unutar mape Dokumenti.

Ako želite neku drugu lokaciju, kliknite gumb Pregledaj da otvorite dijaloški okvir Spremi kao. Kada je otvoren dijaloški okvir Spremi kao, možete promijeniti mjesto spremanja.

Da biste razumjeli kako promijeniti lokacije spremanja, najprije biste trebali razumjeti koncept putanje datoteke. Datoteke su organizirane u mape, a mape možete imati unutar mapa. Na primjer, možda imate

• Mapa pod nazivom Retirement
• Unutar te mape nalazi se još jedna mapa pod nazivom Financije
• Unutar te mape, Excel datoteka pod nazivom xlsx

Put za takvu datoteku bi bio

C:\Retirement\Finances\BankAccounts.xlsx

C na početku je slovo pogona. Glavni tvrdi disk na računalu naziva se C. Obrnute kose crte (\) su razdjelnici između razina mape.

Na vrhu dijaloškog okvira Spremi kao, dijelovi puta su odvojeni trokutima koji pokazuju desno, a ne kosim crtama. Možete kliknuti bilo koji od trokuta da biste otvorili padajući popis koji sadrži sve podmape (tj. mape unutar te mape), a zatim kliknite jednu od tih mapa da biste se brzo prebacili na nju.

Treba napomenuti nešto o lokacijama za spremanje sustava Office 2019

Svaki Windows račun ima svoju zasebnu mapu Dokumenti za lokalno računalo; verzija Dokumenti koja se pojavljuje ovisi o tome na koji je Windows račun prijavljen.

Svaki korisnik također ima svoj OneDrive; OneDrive koji će se pojaviti ovisi o tome koji je Microsoftov račun prijavljen na Office. Na prvoj slici iznad, primijetite adresu e-pošte pod OneDrive – Personal; ovo je adresa e-pošte povezana s korisnikom koji je trenutno prijavljen u Word. Ime prijavljenog korisnika pojavljuje se u gornjem desnom kutu prozora programa Word.

Na prve dvije slike iznad, isti korisnik je prijavljen i na Windows i na Office, ali to nije uvijek slučaj. Možete imati drugačiji Microsoftov račun prijavljen u Office nego u sam Windows. Uzmimo primjer dvoje korisnika, Faithe i Vick. Pretpostavimo da je Faithe prijavljena u Windows, a Vick u Office. Prilikom pregledavanja lokacije ovog računala, korisničke mape kao što su Dokumenti su Faitheove, ali kada pregledavate OneDrive, korisničke mape su Vickove. Da biste promijenili prijavljenog korisnika u aplikaciji sustava Office, kliknite korisničko ime u gornjem desnom kutu prozora aplikacije, a zatim kliknite Promijeni račun.

Putovi su također prikazani kao sklopivo/proširivo stablo u navigacijskom oknu na lijevoj strani dijaloškog okvira Spremi kao. Možete dvaput kliknuti mapu da biste sažvali (sakrili) ili proširili (prikazali) njezin sadržaj.

Možete se kretati između mapa na nekoliko načina:

• Kliknite prečac na popisu za brzi pristup (Windows 10) da biste skočili na određenu mapu. Ako je popis skupljen u oknu zadataka, dvaput ga kliknite da biste ga proširili.
• Kliknite Ovo računalo u navigacijskom oknu za prikaz popisa svih pogona na vašem računalu. Odatle dvaput kliknite za kretanje kroz razine mapa do područja koje želite.
• Na adresnoj traci na vrhu dijaloškog okvira kliknite trokut da biste otvorili popis za razinu mape za koju želite vidjeti podmape, a zatim kliknite onu koju želite.
• Kliknite na adresnu traku. Ovo mijenja njegov prikaz u tradicionalni put (kao C:\ Ime mape ); možete ručno upisati putanju i zatim pritisnuti Enter.

Možete stvoriti novu mapu u koju ćete spremati datoteke. Samo kliknite gumb Nova mapa u dijaloškom okviru Spremi kao, upišite naziv nove mape, a zatim pritisnite Enter.

Ako često mijenjate lokaciju spremanja, možete postaviti drugu lokaciju kao zadanu. Slijedite ove korake u Wordu, Excelu ili PowerPointu:

Odaberite Datoteka → Opcije.

Kliknite kategoriju Spremi.

U okvir Zadana lokacija datoteke unesite drugi put.

Ako je potrebno, možete koristiti gumb Pregledaj da biste ga pretražili.

Kliknite OK.

Odabir vrste datoteke u sustavu Office 2019

Da biste promijenili vrstu datoteke, otvorite popis Spremi kao Vrsta u dijaloškom okviru Spremi kao i napravite još jedan odabir. U svakoj od aplikacija postoje tri važne vrste datoteka o kojima morate znati:

• Zadano: Zadani format u svakoj aplikaciji podržava sve značajke osim makronaredbi. Ekstenzija datoteke završava slovom X za svaku od njih: Word je .docx; Excel je .xlsx; PowerPoint je .pptx.
• Omogućeno za makronaredbe: Ovaj format podržava sve značajke, uključujući makronaredbe. Ekstenzija datoteke završava slovom M za svaku od njih: .docm, .xlsm i .pptm.

  Makroi su snimljeni dijelovi koda koji mogu automatizirati određene aktivnosti u programu, ali također mogu nositi viruse. Zadani formati ne podržavaju makronaredbe iz tog razloga. Ako trebate stvoriti datoteku koja uključuje makronaredbe, možete je spremiti u formatu s omogućenim makronaredbama.

• 97-2003: Svaka aplikacija uključuje format datoteke za kompatibilnost unatrag s ranijim verzijama aplikacije (verzije 97 do 2003). Neke manje funkcije mogu se izgubiti prilikom spremanja u ovom formatu. Ekstenzije datoteka su .doc, .xls i .ppt.