Microsoft Office Excel 2007 omogućuje spremanje datoteka radne knjige izravno u formatu PDF (Portable Document File) koji je razvio Adobe Systems Incorporated. Ovaj format omogućuje ljudima da otvaraju i ispisuju vaše Excel radne listove (dokumente iz bezbroj drugih aplikacija) čak i ako nemaju Excel na svojim računalima. Sve što moraju imati instaliran kako bi otvorili i ispisali PDF kopiju datoteke radne knjige je besplatni softver Adobe Reader, koji se može preuzeti s web-mjesta Adobe .
Prije nego što možete spremati datoteke u formatu PDF datoteke, morate preuzeti i instalirati program Spremi kao PDF ili XPS Add-in s Microsoftovog web-mjesta. Prati ove korake:
Otvorite prozor pomoći programa Excel, a zatim potražite PDF i XPS u tekstualnom okviru Traži.
Kliknite vezu Omogući podršku za druge formate datoteka, kao što su PDF i XPS u prozoru pomoći programa Excel.
Pronađite i kliknite vezu Microsoft Save as PDF ili XPS Add-in za programe Microsoft Office 2007.
Otvara se prozor preglednika i prikazuje ispravnu stranicu dodatka na web-mjestu Microsoftovog centra za preuzimanje.
Slijedite upute na mreži za preuzimanje i instalaciju ovog programa dodatka.
Kada završite s preuzimanjem i instalacijom programa dodataka, slijedite ove korake da biste radnu knjigu spremili kao PDF datoteku:
Kliknite gumb Office, pokažite na naredbu Spremi kao i kliknite opciju PDF ili XPS na izborniku za nastavak.
Pojavljuje se dijaloški okvir Objavi kao PDF ili XPS.
Uredite naziv datoteke i/ili mjesto mape (ako je potrebno) i kliknite gumb Objavi.
Excel sprema radnu knjigu u PDF datoteku i automatski je otvara u Adobe Readeru.
Ako izradite radnu knjigu programa Excel 2007 koja uključuje nove značajke koje nisu podržane u ranijim verzijama Excela, umjesto da spremite radnu knjigu kao Excel 97–2003 .xls datoteku, čime ćete izgubiti sva poboljšanja programa Excel 2007, razmislite o spremanju u obliku PDF datoteke tako da suradnici koji koriste starije verzije Excela i dalje mogu pristupiti podacima u punom sjaju putem Adobe Readera.