Kako sortirati popise podataka na jednom polju u Excelu 2013

Svaki popis podataka koji sastavite u Excel 2013 imat će neku vrstu željenog reda za održavanje zapisa. Možete sortirati po jednom ili više polja. Ovisno o popisu, možda ćete htjeti vidjeti zapise abecednim redom prema prezimenima.

U slučaju tablice podataka o klijentu, možda ćete htjeti vidjeti zapise poredane abecedno prema nazivu tvrtke. U slučaju popisa podataka o zaposlenicima, preferirani redoslijed je numeričkim redoslijedom prema ID broju koji se dodjeljuje svakom zaposleniku kada se zaposli.

Kada u početku unosite zapise za novi popis podataka, bez sumnje ih unosite željenim redoslijedom ili redoslijedom kojim dohvaćate njihove zapise. Uskoro ćete otkriti da nemate mogućnost dodavanja sljedećih zapisa tim željenim redoslijedom. Kad god dodate novi zapis, Excel pričvršćuje taj zapis na dno baze podataka dodavanjem novog retka.

Pretpostavimo da ste izvorno unijeli sve zapise u popis podataka o klijentima abecednim redom prema tvrtki, a zatim dodate zapis za novog klijenta: Pammy's Pasta Palace . Excel stavlja novi rekord na dno bačve - u zadnji red odmah nakon Zastrow and Sons - umjesto da ga umetne na pravi položaj, što je negdje nakon Acme Pet Supplies.

Ovo nije jedini problem koji možete imati s izvornim redoslijedom snimanja. Čak i ako zapisi na popisu podataka ostanu stabilni, preferirani redoslijed samo predstavlja redoslijed koji koristite većinu vremena. Što je s onim trenucima kada trebate vidjeti zapise drugim, posebnim redom?

Na primjer, ako obično radite s popisom podataka o klijentu numeričkim redoslijedom prema broju predmeta, možda ćete umjesto toga morati vidjeti zapise abecednim redom prema prezimenu klijenta kako biste brzo locirali klijenta i potražili njegov ili njezin saldo u ispis.

Kada koristite zapise za generiranje poštanskih naljepnica za masovnu slanje, želite zapise u redoslijedu poštanskih brojeva. Prilikom generiranja izvješća za predstavnike vašeg računa koji pokazuje koji se klijenti nalaze na čijem teritoriju, potrebna vam je evidencija abecednim redom po državi, a možda čak i po gradu.

Da bi Excel ispravno sortirao zapise na popisu podataka, morate navesti koje vrijednosti polja određuju novi redoslijed zapisa. (Takva su polja tehnički poznata kao ključevi za sortiranje u govoru entuzijasta baze podataka.) Nadalje, morate odrediti koju vrstu narudžbe želite kreirati koristeći informacije u tim poljima. Birajte između dvije moguće narudžbe:

• Uzlazni redoslijed: unosi teksta se postavljaju abecednim redom od A do Z, vrijednosti su raspoređene numeričkim redoslijedom od najmanjeg do najvećeg, a datumi od najstarijih do najnovijih.

• Silazni redoslijed: Ovo je obrnut abecednim redoslijedom od Z do A, numerički redoslijed od najvećeg prema najmanjem i datum od najnovijeg prema najstarijem.

Kada trebate razvrstati popis podataka samo u jednom određenom polju (kao što je broj zapisa, prezime ili polje tvrtke), jednostavno kliknite gumb AutoFilter tog polja, a zatim kliknite odgovarajuću opciju sortiranja na njegovom padajućem popisu:

• Sortiraj od A do Z ili Sortiraj od Z do A u tekstualnom polju

• Razvrstaj od najmanjeg do najvećeg ili Sortiraj od najvećeg do najmanjeg u brojevnom polju

• Poredaj od najstarijeg do najnovijeg ili Sortiraj najnovije do najstarije u polju datuma

Excel zatim preuređuje sve zapise na popisu podataka u skladu s novim uzlaznim ili silaznim redoslijedom u odabranom polju. Ako ustanovite da ste sortirali popis pogreškom, jednostavno kliknite gumb Poništi na alatnoj traci za brzi pristup ili odmah pritisnite Ctrl+Z da biste vratili popis na njegov redoslijed prije nego što odaberete jednu od ovih opcija sortiranja.

Excel pokazuje kada je polje korišteno za sortiranje popisa podataka dodavanjem strelice gore ili dolje na svoj gumb AutoFilter. Strelica koja pokazuje prema gore označava da je korišten uzlazni redoslijed sortiranja, a strelica prema dolje označava da je korišten silazni redoslijed sortiranja.