Kako sortirati podatke u programu Access 2016

Vrlo malo Accessovih baza podataka organizirano je u lijepe, prikladne abecedne liste. Svoju evidenciju ne unosite po abecedi; upisujete ih redoslijedom kojim vam dolaze. Dakle, što učiniti kada vam je potreban popis proizvoda u redoslijedu po broju proizvoda ili popis adresa u redoslijedu poštanskih brojeva upravo sada?

Sortiranje po jednom polju

Rješenje leži u naredbama sortiranja, koje su nevjerojatno jednostavne za korištenje. Naredbe za sortiranje nalaze se na kartici Početak vrpce, u odjeljku Sortiraj i filtriraj. Dva gumba (uzlazno i ​​silazno) obavljaju posao prilično dobro:

• Sort Ascending sortira vaše zapise od vrha do dna:

  • Zapisi koji počinju s A nalaze se na početku, a zapisi koji počinju s Z su na kraju.

  • Ako vaše polje sadrži numeričke podatke (bilo da se radi o pravim brojevima ili kratkim tekstualnim poljima koja pohranjuju poštanske brojeve ili polja za valutu u kojima se pohranjuju cijene), uzlazno ih sortiranje stavlja u red od najmanjeg do najvećeg.

• Sort Descending sortira vaše zapise odozdo prema gore:

  • Zapisi koji počinju s Z nalaze se na vrhu, a zapisi koji počinju s A su na dnu popisa.

  • Ako vaše polje sadrži numeričke podatke, silazno sortiranje postavlja zapise u red od najvećeg do najmanjeg.

Ako nakon sortiranja uzlaznim ili silaznim redoslijedom želite vratiti stvari na način na koji su bile – redoslijedom neposredno prije klika na bilo koji od tih gumba – kliknite gumb Ukloni sortiranje, koji se nalazi odmah ispod gumba Uzlazno i ​​Silazno u Sortiraj & Grupa filtera.

Razvrstavanje na više polja

Što ako želite sortirati prema više polja - kao što je poštanski broj, a zatim unutar tog sortiranja želite da se svi ljudi s istim poštanskim brojem pojavljuju u redoslijedu prezimena? Ili možda želite sve svoje kupce sortirati prema polju Status, a zatim unutar svake grupe kupaca koja kreira, sortirati prema trenutnom stanju? Morat ćete upotrijebiti sljedeće korake da ugnijezdite jednu sortu u drugu.

Možete sortirati po više od jednog stupca u isto vrijeme na sljedeći način:

Kliknite naslov prvog stupca prema kojem ćete sortirati.

Cijeli stupac je istaknut.

Držite pritisnutu tipku Shift i kliknite naslov posljednjeg stupca prema kojem ćete sortirati.

Svi stupci od prvog do posljednjeg su označeni.

Odaberite sortiraj uzlazno ili sortiraj silazno.

Razvrstavanje se uvijek izvodi s lijeva na desno.

Drugim riječima, ne možete sortirati po sadržaju četvrtog stupca, a unutar njega po sadržaju trećeg stupca.

Razvrstavanje ima svoju posebnost pri radu s brojevima u tekstualnom polju. Prilikom razvrstavanja polja u kojem su brojevi pomiješani s razmacima i slovima (kao što su ulične adrese), Access rangira brojeve kao da su slova, a ne brojevi. Ovo ponašanje znači da Access stavlja (recimo) "1065 W. Orange Street" prije "129 Mulberry Street". (Zahvaljujući neobičnom načinu na koji vaše računalo sortira informacije, 0 na drugoj poziciji od 1065 dolazi prije 2 na drugoj poziciji od 129.)