Kako ručno dodati vlastita pravila za formatiranje u Excelu

Ne morate koristiti jedan od unaprijed definiranih scenarija koje nudi Excel. Excel vam daje fleksibilnost da ručno kreirate vlastita pravila oblikovanja. Izrada vlastitih pravila oblikovanja pomaže vam da bolje kontrolirate kako su ćelije oblikovane i omogućuje vam da radite stvari koje ne biste mogli učiniti s unaprijed definiranim scenarijima.

Na primjer, korisno pravilo uvjetnog oblikovanja je označiti sve iznadprosječne vrijednosti ikonom Provjera, a sve ispodprosječne vrijednosti ikonom X. Slika pokazuje ovo pravilo.

S prilagođenim pravilom oblikovanja možete označiti iznadprosječne vrijednosti kvačicom, a ispodprosječne vrijednosti X.

Iako je istina da vam scenariji iznad prosjeka i ispod prosjeka ugrađeni u Excel omogućuju formatiranje atributa ćelije i fonta, ne omogućuju upotrebu skupova ikona. Možete zamisliti zašto bi skupovi ikona bili bolji na nadzornoj ploči od jednostavnog odstupanja u boji. Ikone i oblici puno bolje prenose vašu poruku, posebno kada je kontrolna ploča ispisana crno-bijelo.

Da biste započeli s izradom svog prvog prilagođenog pravila oblikovanja, idite na karticu Kreiraj pravilo ručno, a zatim slijedite ove korake:

Odaberite ciljni raspon ćelija na koje trebate primijeniti uvjetno oblikovanje i odaberite Novo pravilo s izbornika Uvjetno oblikovanje, kao što je prikazano.

Odaberite ciljani raspon, a zatim odaberite Novo pravilo.

Ovaj korak otvara dijaloški okvir Novo pravilo oblikovanja prikazan na sljedećoj slici.

Odaberite pravilo Formatiraj sve ćelije na temelju njihovih vrijednosti, a zatim pomoću padajućeg izbornika Format Style prijeđite na Skupove ikona.

Evo što svaka vrsta radi:

• Formatiraj sve ćelije na temelju njihovih vrijednosti: međusobno mjeri vrijednosti u odabranom rasponu. Ovaj odabir je zgodan za pronalaženje općih anomalija u vašem skupu podataka.

• Formatiraj samo ćelije koje sadrže: Primjenjuje uvjetno oblikovanje na one ćelije koje zadovoljavaju određene kriterije koje definirate. Ovaj odabir savršen je za usporedbu vrijednosti s definiranom referentnom vrijednošću.

• Formatiraj samo gornje ili donje rangirane vrijednosti: primjenjuje uvjetno oblikovanje na one ćelije koje su rangirane u gornjem ili donjem N-tom broju ili postotku svih vrijednosti u rasponu.

• Formatiraj samo vrijednosti koje su iznad ili ispod prosjeka: Primjenjuje uvjetno oblikovanje na one vrijednosti koje su matematički iznad ili ispod prosjeka svih vrijednosti u odabranom rasponu.

• Upotrijebite formulu za određivanje koje će se ćelije oblikovati: Procjenjuje vrijednosti na temelju formule koju navedete. Ako se određena vrijednost procijeni na istinito, na tu ćeliju se primjenjuje uvjetno oblikovanje. Ovaj se odabir obično koristi kada se primjenjuju uvjeti na temelju rezultata napredne formule ili matematičke operacije.

Podatkovne trake, ljestvice boja i skupovi ikona mogu se koristiti samo s tipom pravila Formatiraj sve ćelije na temelju njihovih vrijednosti.

Provjerite je li odabran tip pravila Formatiraj sve ćelije na temelju njihovih vrijednosti, a zatim pomoću padajućeg izbornika Format Style prijeđite na Skupove ikona.

Kliknite padajući izbornik Stil ikone za odabir skupa ikona.

Promijenite oba padajućeg izbornika Vrsta u Formula.

U svaki okvir Vrijednost unesite =Prosjek($C$2:$C$22).

Ovaj korak govori Excelu da vrijednost u svakoj ćeliji mora biti veća od prosjeka cijelog skupa podataka kako bi se dobila ikona Provjeri.

U ovom trenutku dijaloški okvir izgleda slično onom prikazanom ovdje.

Promijenite padajuće okvire Vrsta u Formula i unesite odgovarajuće formule u okvire Vrijednost.

Kliknite U redu da biste primijenili svoje uvjetno oblikovanje.

Vrijedi odvojiti malo vremena da shvatite kako ovo pravilo uvjetnog oblikovanja funkcionira. Excel procjenjuje svaku ćeliju u ciljnom rasponu kako bi vidio odgovara li njezin sadržaj, redoslijedom (najprije gornji okvir), logici u svakom okviru za vrijednost. Ako ćelija sadrži broj ili tekst koji procjenjuje istinitost prvog okvira za vrijednost, primjenjuje se prva ikona i Excel prelazi na sljedeću ćeliju u rasponu. Ako ne, Excel nastavlja niz svaki okvir s vrijednostima sve dok jedan od njih ne procijeni istinito. Ako ćelija koja se procjenjuje ne odgovara niti jednoj logici postavljenoj u okvire Vrijednost, Excel automatski označava tu ćeliju posljednjom ikonom.

U ovom primjeru želite da ćelija dobije ikonu Provjera samo ako je vrijednost ćelije veća od (ili jednaka) prosjeku ukupnih vrijednosti. U suprotnom, želite da Excel preskoči izravno na ikonu X i primijeni X.