Kako riješiti 10 problema Common Access 2019

Ovdje je deset najčešćih problema s Microsoft Accessom i njihova rješenja. Ne gubite nadu ako vaš problem nije na ovoj listi. Vjerojatno je, ako imate problem, netko ga je već imao i pronašao rješenje. Zato je internet vrijedan resurs.

To jednostavno nije normalno - normaliziranje praznih Access tablica

Jedna od najtežih stvari (a ipak najvažnija pri izgradnji baze podataka) je pravilna izrada strukture tablica. Ovaj proces je poznat kao normalizacija. Pravilno normalizirana baza podataka nikada ne bi trebala imati samo jednu tablicu koja sadrži suvišne informacije. Razmotrite sljedeću tablicu:

kupac	Adresa	Grad	država	Zip	Telefon
Jones	Glavna ulica 125	Jonestown	NJ	08000	609-555-1244
Jones	Glavna ulica 125	Jonestown	NJ	08000	609-555-7890
Smith	1542 Jones Hwy	Laramie	WY	82051	307-555-5412
Wilson	78 Smithov krug	Jones	CA	90000	451-555-8645

Vidite li suvišne informacije? U pravu si. To je ime i adresa kupca. Što uzrokuje višak rada? Opet pravo! To su dva telefonska broja za kupca Jonesa. Ispravan način za normalizaciju ove tablice bio bi da je podijelite u dvije tablice - jednu za ime korisnika i podatke o adresi, a drugu za telefonske brojeve. To bi eliminiralo potrebu ponavljanja drugog Jonesovog zapisa u tablici kupaca.

Ako imate problema s normalizacijom praznih tablica, popunite svaku tablicu s pet do deset zapisa. Pregledavanje tablica s podacima obično olakšava uočavanje problema s normalizacijom.

Evo kako početi normalizirati svoje tablice:

Pregledajte svaku tablicu kako je trenutno strukturirana.
Ponavljate li neku informaciju nepotrebno (kao što ste ranije vidjeli s adresom i imenom kupca)?

Ako imate duple informacije, odredite zašto ih ponavljate (na primjer, više telefonskih brojeva za jednog korisnika).

Razbijte jednu tablicu na dvije tablice kako biste uklonili suvišnost.

Ponovite korake 1 do 3 za svaku tablicu dok se ne eliminira sva suvišnost.

Možda ćete otkriti da dijeljenje jedne tablice na dvije još uvijek ne eliminira svu suvišnost u tablici. U tom slučaju nastavite dijeliti tablice dok ne nestane sav višak.

Upišete 73.725, ali Access ga mijenja u 74

Automatsko zaokruživanje može osujetiti živu dnevnu svjetlost, ali je lako ispraviti. Prema zadanim postavkama, Access sva brojčana polja postavlja na prihvaćanje dugih cijelih brojeva. Kao što se možda sjećate iz matematičkih dana u srednjoj školi, cijeli broj je negativan ili pozitivan cijeli broj. Da biste primili decimale, promijenite postavku veličine polja tako da prihvaća decimale. Evo kako:

Otvorite tablicu u prikazu dizajna, a zatim kliknite polje koje ne surađuje.

Na kartici Općenito u području Svojstva pri dnu zaslona kliknite okvir Veličina polja.

Kliknite strelicu prema dolje na kraju okvira, a zatim s padajućeg izbornika koji se pojavi odaberite Jednostruko, Dvostruko ili Decimalno.

Spremite tablicu i vaš problem automatskog zaokruživanja je gotov.

Za pojedinosti o razlici između pojedinačnih, dvostrukih i decimalnih veličina polja, pritisnite tipku F1 dok ste u okviru svojstva Veličina polja. Zaslon pomoći daje detaljan opis svake veličine polja, brojeve koje će sadržavati i količinu prostora rezerviranog za tu veličinu. Pristupu je potrebna internetska veza za korištenje sustava pomoći.

Riječi koje mijenjaju—problemi s samoispravkom pristupa

Ponekad te "korisne" značajke u Accessu mogu postati smetnja. Jedna takva značajka se zove AutoCorrect. Možda vam je to poznato iz programa Microsoft Word, gdje je često odlična stvar. Baze podataka, međutim, često sadrže kratice, brojeve dijelova i slično. AutoCorrect može imati terenski dan s takvim "riječima". Možda to nećete ni shvatiti dok unosite svoje podatke.

Imate dva izbora za rješavanje ovog problema.

• Poništi efekte AutoCorrect-a kako se pojave. Pritisnite Ctrl+Z odmah nakon što je AutoCorrect pokvario vaš unos podataka. Access vraća podatke na način na koji ste ih upisali. Nažalost, da bi ovo funkcioniralo morate primijetiti da je Access promijenio ono što ste unijeli.
• Potpuno isključite samoispravke. Da biste isključili AutoCorrect, slijedite ove korake:

1. Kliknite karticu Datoteka u gornjem lijevom kutu zaslona Access.

2. Kliknite gumb Opcije u izborniku dolje na lijevoj strani zaslona.

Pojavljuje se dijaloški okvir Access Options.

3. Kliknite Proofing s popisa s lijeve strane.

Prikazuju se vaši izbori za provjeru.

4. Kliknite gumb AutoCorrect Options.

Pojavljuje se dijaloški okvir AutoCorrect.

5. Poništite neke ili sve potvrdne okvire u dijaloškom okviru AutoCorrect.

Možete onemogućiti neke ili sve značajke AutoCorrect-a, ovisno o tome što AutoCorrect trenutno radi da vas nervira. Poništite opciju Zamijeni tekst dok pišete ako više ne želite da Access umjesto vas "popravlja" vaše "pravopisne pogreške".

6. Dvaput kliknite OK za spremanje promjena.

Sada možete ispravno upisati tekst problema, bez smetnji AutoCorrect-a, i neka ostane onako kako ste ga upisali.

Bio je tu, a sada ga nema—slučajno brisanje podataka u Accessu

Možda ste tijekom godina često čuli ovo: "Baza podataka je izbrisala moj zapis!" Pa, imam novosti za vas: baza podataka ne radi ništa bez da joj mi ljudi zapovijedamo. I ljudi mogu napraviti nekoliko pogrešaka:

• Slučajno brisanje: postoji nekoliko načina za slučajno brisanje zapisa. Obično se pritisne tipkovnički prečac za Delete, kao što je Ctrl+– (brisanje zapisa) ili Ctrl+X (izrezivanje).

Naredba Poništi (Ctrl+Z) neće poništiti brisanje zapisa.

• Pogreška u podacima: Zapis se može činiti izbrisanim ako netko nenamjerno promijeni osobito važan dio informacije. Na primjer, pretpostavimo da dotični zapis sadrži datum narudžbe od 15.12.19., a netko nehotice promijeni datum u 15.12.2009. Datum narudžbe nije ono što se očekivalo, pa se može činiti da je zapis izbrisan.
• Ako se zbog pogreške u podacima zapis čini izbrisanim, postoji nekoliko mogućih popravaka, kao što je navedeno u sljedećim odjeljcima.

Poništi

Nemojte paničariti. Prije nego što učinite bilo što drugo, pritisnite Ctrl+Z. To je naredba Poništi. Ako se rekord vrati, imate sreće. Poništi poništava pogreške pri unosu podataka koje mogu uzrokovati da se zapis pojavi izbrisan. Međutim, ovo će funkcionirati samo ako poništite odmah nakon što se dogodi pogreška pri unosu podataka.

Potražite zapis koji nedostaje

Ako pokušate naredbu Poništi i zapis se ne vrati, još uvijek postoji šansa da ga greška u unosu podataka skriva tako što ga stavite tamo gdje ne očekujete da će biti. Otvorite tablicu koja je sadržavala zapis i potražite je na neki drugi način nego inače. Potražite bilo što neobično na sličnim zapisima. Evo nekoliko primjera:

• Ako inače tražite narudžbe po datumu, tražite po klijentu. Provjerite postoji li za tog klijenta narudžba sličan narudžbi koja nedostaje i ima li neobičan datum (recimo, isti mjesec i dan kao i narudžba koja nedostaje, ali s pogrešnom godinom).
• Pokušajte pogledati sve narudžbe na dotični datum da vidite čini li se da je klijent na svakoj narudžbi točan. Moguće je da je klijent nehotice promijenjen zbog narudžbe koja nedostaje.

Oporavak iz sigurnosne kopije

Ako nigdje ne možete pronaći zapis, kopirajte zapis iz sigurnosne kopije datoteke baze podataka.

Ovo rješenje radi samo ako ste napravili sigurnosnu kopiju baze podataka otkako je zapis izvorno dodan. Ako napravite sigurnosnu kopiju noću, a zapis je upisan tijekom istog dana kada je nestao, taj zapis neće biti u vašoj sigurnosnoj kopiji.

Pokrećete Access upit, ali rezultati su neočekivani

Pisanje upita je oblik umjetnosti. Čak i stručnjaci s vremena na vrijeme zabrljaju. Evo nekih uobičajenih rješenja za neočekivane rezultate upita:

• Provjerite kriterije za točnost. Potreban je samo jedan pogrešno postavljeni pritisak na tipku da se vaš upit pretvori u grešku. Provjerite svoje kriterije za pravopisne ili sintaktičke pogreške — a zatim ponovno pokrenite upit.
• Isprobajte svojstvo Jedinstvene vrijednosti. Jeste li ikada vidjeli dvije kopije svakog zapisa u rezultatima upita kada ste očekivali samo jedan? Brzo rješenje često dolazi korištenjem svojstva Jedinstvene vrijednosti. Ovo svojstvo govori Accessu da već prestane s udvostručavanjem — i, ako rezultati upita sadrže grupu točnih duplikata, da vrati samo jedan redak iz grupe. Evo kako koristiti ovo svojstvo:

1. Otvorite upit problema u prikazu dizajna.

Pojavljuje se kartica Dizajn na vrpci.

2. Kliknite gumb List sa svojstvima u grupi Prikaži/sakrij vrpcu na kartici.

Desno od mreže upita otvara se prozor List sa svojstvima.

3. Kliknite na sivo područje između popisa polja u gornjoj polovici mreže upita.

List sa svojstvima sada bi trebao prikazati svojstva upita. (Pogledajte desno ispod naslovne trake lista svojstava da biste to potvrdili.)

4. Kliknite u redak Jedinstvene vrijednosti na listu svojstava.

Strelica padajućeg popisa pojavljuje se na kraju retka Jedinstvene vrijednosti.

5. Odaberite Da s padajućeg popisa i pokrenite upit.

Udvostručenje bi trebalo nestati.

• Ispravite logiku odabira. Žongliranje s hrpom I i ILI veza u upitu može brzo zabrljati čak i najotpornije dizajnere baza podataka.
• Popravi odnose tablice. Ako vaši rezultati upita pokazati put previše evidencije, a upit koristi dvije ili više tablica, nepravilnog odnosa (tzv pridružuje) su vjerojatno uzrok.
• Provjerite tipove odnosa tablice. Ako vaš upit uključuje dvije ili više tablica, a dobijete manje zapisa nego što ste očekivali, vjerojatni su uzrok netočni odnosi tablice. Na primjer, ako imate bazu podataka za unos narudžbe i pokrenete upit s popisom svih kupaca i njihovih narudžbi, prema zadanim postavkama vidjet ćete samo one kupce koji su naručili. Da biste vidjeli sve kupce, bez obzira jesu li naručili ili ne, učinite sljedeće:

1. U prikazu dizajna desnom tipkom miša kliknite spoj (linija koja povezuje dvije tablice) i na izborniku koji se pojavi odaberite Svojstva spoja.

2. Pregledajte ponuđene vrste spajanja i odaberite onaj koji kaže nešto poput “Uključi SVE zapise iz 'Kupaca' i samo one zapise iz 'Narudžbe' gdje su spojena polja jednaka".

Stvarni tekst koji vidite razlikuje se prema nazivima vaših tablica. Za upite ljubiteljima, ovo se zove vanjsko spajanje. Jako cool.

3. Kliknite OK i pokrenite upit.

Sada biste trebali imati sve zapise iz tablice Kupci bez obzira na to postoje li odgovarajući zapisi u tablici Narudžbe.

Ako vaš upit uključuje nekoliko kriterija, neka izračunata polja i brojne odnose, pokušajte razbiti zadatak u nekoliko manjih koraka umjesto da pokušavate riješiti problem odjednom. Pristup korak po korak omogućuje vam da se usredotočite na svaki komad, jedan po jedan, pazeći da svaki radi savršeno prije nego što prijeđete na sljedeći.

Ako vaš upit i dalje ne funkcionira bez obzira što radite, zamolite nekog drugog da pogleda. Često sam satima radio na teškom problemu upita, pokazao ga nekom drugom i čuo one čarobne riječi: “To je jednostavno. Samo učini ovo.” I problem je riješen. Novi pogled na problem često rješava stvari brzo.

Strašni dijaloški okvir Parametar u Accessu

U nekom trenutku, kada otvarate upit, obrazac ili izvješće, vidjet ćete dijaloški okvir Parametar kada ne želite vidjeti dijaloški okvir Parametar. Bacite li ruke u zrak i proklinjete svemir? Naravno da ne! Kad god neočekivano vidite dijaloški okvir Parametar (možete ga postaviti namjerno), to znači da Access ne može pronaći polje na koje upućuje niti obrazac ili izvješće niti upit iza obrasca ili izvješća. Recite da je problem u izvješću. Za rješavanje problema počnite s upitom iza izvješća. Otvorite taj upit u prikazu podatkovne tablice i pogledajte jeste li dobili parametar. Ako imate, koje polje traži? To polje je ono koje Access ne može pronaći. Dakle, prebacite upit na prikaz dizajna i pronađite stupac s poljem koje Access ne može pronaći. Problemsko polje je obično Izračunato polje koje upućuje na druga polja. Je li ime svakog polja i tablice ispravno napisano? Ako nije, ispravite pravopisne pogreške. Je li svako polje u tablici u kojem bi trebalo biti? Na primjer, ako vaša referenca glasi Orders.LastName, a polje Prezime nalazi se u tablici Kupci, ispravite pogrešku upisivanjemKupci.Prezime .

Ako se upit izvodi bez parametra, onda je problem u izvješću. Dakle, otvorite izvješće u prikazu dizajna i provjerite svaku kontrolu u izvješću koja je povezana s poljem. Ako Access ne može pronaći jedno od polja koje bi kontrola trebala prikazati, stavit će zeleni trokut u gornji lijevi kut kontrole. Provjerite svaki zeleni trokut. Ako pronađete zeleni trokut, provjerite pravopis polja na koje upućuje kontrola. Na primjer, ako bi kontrola trebala prikazati Prezime (bez razmaka), a referenca u kontroli kaže Prezime (razmak), tada uklonite razmak tako da kontrola u izvješću odgovara nazivu polja iz upita. Također provjerite temeljni upit izvješća kako biste potvrdili da je polje problema odabrano u upitu.

Najsporija Access baza podataka u gradu

Access baza podataka može završiti na zajedničkom disku tvrtke tako da je dostupna svima kojima je potrebna. Problem s postavljanjem cijele Access baze podataka na dijeljeni disk je taj što često radi sporo na radnoj stanici svakog korisnika (to je otmjena riječ za pojedinačno računalo). Također ćete vjerojatno naići na pogreške ako više ljudi pokuša koristiti bazu podataka u isto vrijeme. Pritužbe se počnu pristizati, a vi ne znate što učiniti.

Rješenje ovog problema leži u dijeljenju datoteke baze podataka programa Access u dvije zasebne datoteke:

• Prednji kraj: Sadrži sve objekte baze podataka osim tablica

Prednji kraj se nalazi na korisničkoj radnoj stanici.

• Stražnja strana: Sadrži samo tablice

Stražnja strana se nalazi na zajedničkom poslužitelju.

Prednji kraj je povezan sa tablicama u stražnjem dijelu.

Sve što zapravo dijelite su podaci — tako da su podaci sve što bi trebalo ići na dijeljeni disk. Postavljanjem stvari na ovaj način, jedina informacija koja mora putovati mrežom su podaci koje korisnik traži. Takva postavka dramatično ubrzava performanse baze podataka i omogućuje višestrukim korisnicima da unose i uređuju podatke u isto vrijeme.

Podijeliti skup podataka nije tako teško kao što mislite. Access to čini brzim pomoću čarobnjaka za razdvajanje baze podataka. Slijedite ove korake da podijelite svoju bazu podataka:

Napravite sigurnosnu kopiju baze podataka koju želite podijeliti.
Ako nešto krene po zlu (malo vjerojatno, ali hej, nikad ne možete biti previše sigurni kada su podaci u pitanju!), možete pokušati ponovno sa sigurnosnom kopijom.

Ako je potrebno, premjestite bazu podataka koju želite podijeliti u mapu na vašem zajedničkom disku.
Ovaj korak omogućuje razdjelniku baze podataka da ispravno postavi veze na tablice za vas.

Otvorite datoteku baze podataka koju želite podijeliti iz dijeljene mape.
Provjerite imate li sigurnosnu kopiju ove baze podataka prije nego što krenete dalje. Također provjerite jesu li svi objekti baze podataka zatvoreni.

Kliknite karticu Alati baze podataka na vrpci.
Grupa Premjesti podatke pojavljuje se na vrpci. Sadrži gumb pod nazivom Pristup bazi podataka.

Kliknite gumb Pristup bazi podataka.
Pojavljuje se dijaloški okvir Database Splitter Wizard.

Kliknite gumb Split Database i pustite čarobnjaka da učini svoje.
Od vas će se tražiti ime datoteke pozadinske baze podataka. Unesite ime, zavalite se i gledajte kako se zabava odvija pred vašim očima.

Kopirajte front-end datoteku (izvornu datoteku koju ste podijelili) na radnu stanicu svakog korisnika.
Neka korisnici otvore datoteku sa svojih radnih stanica — i pogledajte kako se čude poboljšanoj brzini baze podataka! Vi ste heroj. Da!

Nemate zajednički disk ili se želite riješiti svog udjela? I dalje možete imati više korisnika u svojoj bazi podataka istovremeno postavljanjem podataka u oblak.

Vaša datoteka baze podataka programa Access velika je kao kuća

Kako vrijeme prolazi, otkrivate da vaša datoteka baze podataka postaje sve veća i veća. To je rezultat brisanja objekata i zapisa tijekom vremena. Ako, na primjer, stvorite upit, a zatim ga kasnije izbrišete jer više nije potreban, Access neće automatski ukloniti prostor koji je taj upit zauzimao iz datoteke baze podataka. Isto vrijedi i za zapise. Dok brišete zapise iz tablice, ostaje prostor koji su ti zapisi zauzimali u datoteci baze podataka. Na kraju, datoteka može postati četiri ili pet puta veća od potrebne za držanje podataka i objekata u njoj.

Zašto bi vas zanimalo povećava li se veličina datoteke? Evo dva razloga:

• Manja datoteka baze podataka radi brže. Izvedba je ključna komponenta sretnih korisnika baze podataka. Želite da se vaši obrasci brzo učitavaju i da se vaši upiti i izvješća izvode što je brže moguće.
• Redovito zbijena baza podataka je stabilnija. Ako se baza podataka često koristi, redovito zbijanje pomaže u sprječavanju oštećenja datoteka i tablica.

Naredba Compact and Repair uklanja višak. Dobra je praksa redovito zbijati svoju bazu podataka (obično je u redu jednom tjedno). Uvijek ga kompaktirajte nakon bilo kakvih promjena dizajna. Evo kako:

Otvorite napuhanu bazu podataka i kliknite karticu Alati baze podataka na vrpci.
Grupa Alati pojavljuje se na samoj lijevoj strani vrpce.

Kliknite gumb Sažimanje i popravak baze podataka iz grupe Alati.
Statusna traka (donji desni dio zaslona) prikazuje traku napretka koja vas obavještava o tome kako napreduje kompaktni proces. Kada traka napretka nestane, zbijanje je dovršeno — i ostat ćete s puno trimer (brže i stabilnije) datoteke baze podataka. Ako ste podijelili svoju bazu podataka, nemojte zaboraviti sažimati i prednju i stražnju datoteku.

Želite li da se datoteka baze podataka zbije svaki put kada je zatvorite? Prati ove korake:

Kliknite karticu Datoteka na vrpci.

Kliknite gumb Pristupne opcije na traci izbornika dolje s lijeve strane zaslona.
Pojavljuje se dijaloški okvir Access Options.

Kliknite Trenutna baza podataka s popisa s lijeve strane.
Pojavljuju se opcije za trenutnu bazu podataka.

Označite potvrdni okvir Compact on Close.

Kliknite OK da biste spremili promjene.

Kliknite OK iz rezultirajućeg okvira s porukom.

Zatvorite bazu podataka i zabilježite donju desnu statusnu traku.
Baza podataka se zbija prije nego što se zatvori!

Compact on close najbolje se koristi samo na front-end datoteci. Sažimanje pozadinske datoteke pri zatvaranju može uzrokovati oštećenje pozadinske datoteke ako se u njoj nalazi drugi korisnik kada je zatvorite. Nemojte uključivati ​​Compact na Close na pozadinskoj datoteci.

Dobivate nered prilikom uvoza proračunske tablice u Access

Uobičajena je praksa nadograditi zbirku proračunskih tablica na Access bazu podataka nakon što rješenje proračunskih tablica više ne odgovara vašim potrebama. Također je uobičajeno pronaći uvezene podatke proračunske tablice (sada tablice) u neredu. Najlakši način za rješavanje ovog problema je čišćenje proračunske tablice prije nego što je uvezete. Evo nekoliko savjeta za uredan uvoz:

• Još jednom provjerite informacije koje dolaze iz bilo kojeg programa za proračunske tablice kako biste bili sigurni da su dosljedne i potpune.
  Iznad svega, provjerite jesu li svi unosi u svakom stupcu (polju) iste vrste (svi brojevi, sav tekst ili sve drugo).
• Uklonite sve naslove i prazne retke s vrha proračunske tablice.
  Idealna proračunska tablica za uvoz imat će nazive polja (naslove stupaca) u retku 1 i podatke koji počinju u retku 2.
• Provjerite jesu li naslovi stupaca proračunske tablice kratki i jedinstveni kako bi ih Access mogao lako prevesti u nazive polja tijekom uvoza.

Žao nam je; vaša datoteka baze podataka programa Access je oštećena

Počeo je kao dan kao i svaki drugi. Međutim, na današnji dan dobivate pogrešku kada otvorite prednji kraj svoje podijeljene Access baze podataka. Čini se da ne možete otvoriti nikakve obrasce ili izvješća. Smiješno je kako vam nekoliko malih poruka može pokvariti dan. Počinjete se pitati jeste li sinoć napravili sigurnosnu kopiju podatkovne datoteke i kada je datoteka zapravo oštećena. Onda se počneš pitati kako ćeš se izvući iz ovog nereda.

Ne boj se. Postoji jednostavno rješenje za oštećenu bazu podataka. Evo koraka:

Potražite mapu koja sadrži pozadinsku datoteku.

Dvaput kliknite datoteku da biste je otvorili.
Access će se pokrenuti i pokušati popraviti datoteku. Trebali biste vidjeti traku napretka popravka na desnom dijelu statusne trake. Ako je sve u redu, datoteka se otvara.

Zatvorite pozadinsku podatkovnu datoteku.

Ponovno otvorite front-end datoteku i sve bi trebalo raditi normalno.

Ako se, nakon što slijedite prethodne upute, oštećena datoteka i dalje ne otvori, imate ozbiljan problem koji bi mogao zahtijevati malo truda da se očisti. Sljedeći korak je pribjegavanje sigurnosnoj kopiji baze podataka. Provjerite koji podaci nedostaju između sigurnosne kopije i vašeg sjećanja na oštećenu datoteku. Da, morat ćete ponovno unijeti sve podatke koji nedostaju. Oprosti!

Ako nemate rezervnu kopiju, svaka nada nije izgubljena. Možete kupiti softver dizajniran posebno za popravak oštećenih datoteka baze podataka programa Access. Pokušajte pretražiti web za popravak oštećenih datoteka baze podataka Microsoft Accessa. Provjerite radi li softver s Microsoft Access 2019 i da je od legitimne tvrtke.