Kako razviti plan upravljanja komunikacijama u projektu 2013

Kada planirate projekt u projektu 2013, razmislite koje informacije trebate pratiti (ili bilo koji drugi dionik). Često se te informacije pohranjuju u zasebnom dokumentu poznatom kao plan upravljanja komunikacijama.

Plan upravljanja komunikacijama može biti složen - ili jednostavan kao Word tablica ili Excel proračunska tablica. Unesite ime ili poziciju svakog dionika u krajnji lijevi stupac, a zatim, preko vrha, unesite potrebne informacije, način i učestalost isporuke.

To nije raketna znanost, ali još uvijek morate unaprijed odrediti koje informacije biste željeli pratiti, kada biste ih željeli i u kojem obliku.

Prvi korak u praćenju napretka na projektu je prikupljanje informacija o tome što se događa. Što je jednostavnije prijaviti napredak na projektu, to bolje, jer će ljudi to učiniti . Što rutinskije možete učiniti izvješćivanje – kao što je svaki petak, na određenom obrascu koji se pretvara u istu osobu – lakše je prikupljati podatke.

Zatim možete unijeti te informacije u Project 2013 na nekoliko načina: Koristite različite prikaze i tablice za unos informacija u listove podataka, unesite informacije u dijaloški okvir Informacije o zadatku ili koristite alate za praćenje u grupi Raspored na kartici Zadatak na Vrpca.

Količina podataka koju prikupljate određena je informacijama koje trebate pratiti i razinom pojedinosti. Na primjer, neki ljudi koriste Project 2013 samo za izradu vremenske trake za svoje aktivnosti. Drugi koriste resurse i prate svoj ukupan rad na zadacima, samo ne do razine detalja koja pomno ispituje obavljeni rad po satu.

Morate identificirati najbolju metodu praćenja za vas, koja je određena količinom i vrstom informacija koje trebate pratiti. Microsoft nudi četiri metode praćenja u Project 2013:

• Zadatak – ukupno

• Zadatak – po fazama

• Zadatak – ukupno

• Zadatak – vremenski faza

Možete početi razumijevati ove metode usporedbom praćenja zadataka i praćenja zadatka. Informacije možete pratiti tako da t pitajte , naznačujući do sadašnjeg vremena (ili statusnog datuma koji odaberete) ukupno dovršenih radova ili troškova zadatka. Ili možete pratiti informacije na ssignment, koji je detaljniji praćenje koji pokazuje ukupni rad dovršen ili troškova od strane svakog resursa.

Projekt 2013 pretpostavlja da će resursi ravnomjerno podijeliti posao. Stoga, vremenski fazna varijabla ulazi u sliku. Praćenje u vremenskim fazama koristi određene vremenske korake, bilo da odaberete praćenje rada po zadatku ili rada dovršenog pojedinačnim resursima na zadatku.

Ako projekt ili organizacija ne zahtijevaju detaljan zadatak ili praćenje u fazama, bolje je koristiti metodu zadatak – total . Tada možete potrošiti manje vremena na unos informacija u Project 2013, a više na upravljanje timom i dionicima.