Kako razviti plan upravljanja komunikacijama Microsoft projekta

Kada planirate projekt u Microsoft Projectu 2019, razmislite koje informacije vi (ili bilo koji drugi dionik) trebate pratiti, tko ima informacije, kako će se dostaviti i koliko često ih treba ažurirati. Često se te informacije pohranjuju u zasebnom dokumentu poznatom kao plan upravljanja komunikacijama. Sljedeća tablica prikazuje jednostavan primjer.

Plan upravljanja komunikacijama

Plan upravljanja komunikacijama može biti složen - ili jednostavan kao Word tablica ili Excel proračunska tablica. Unesite ime ili poziciju svakog dionika u krajnji lijevi stupac, a zatim, preko vrha, unesite potrebne informacije, način i učestalost isporuke.

To nije raketna znanost, ali još uvijek morate unaprijed odrediti koje informacije biste željeli pratiti, kada biste ih željeli i u kojem obliku. Možda biste željeli provjeriti Kako izbjeći uobičajene zamke u upravljanju projektima .

Korak 1 vašeg plana upravljanja komunikacijama projekta: prikupite podatke

Prvi korak u praćenju napretka na projektu je prikupljanje informacija o tome što se događa. Što je jednostavnije prijaviti napredak na projektu, to bolje, jer će ljudi to učiniti . Što rutinskije možete učiniti izvješćivanje – kao što je svaki petak, na određenom obrascu koji se predaje istoj osobi – lakše je prikupiti podatke.

Zatim možete unijeti te informacije u Project na nekoliko načina: Koristite različite prikaze i tablice za unos informacija u listove podataka, unesite informacije u dijaloški okvir Informacije o zadatku ili koristite alate za praćenje u grupi Raspored na kartici Zadatak na vrpci .

Količina podataka koju prikupljate određena je informacijama koje trebate pratiti i razinom pojedinosti. Na primjer, neki ljudi koriste Project samo za izradu vremenske trake za svoje aktivnosti. Drugi koriste resurse i prate svoj ukupan rad na zadacima, samo ne do razine detalja koja pomno ispituje obavljeni rad po satu. Za neke ljude jednostavno je označiti jedan zadatak kao 50 posto dovršen, a drugi 100 posto dovršen - i dopustiti da Project pretpostavi da su svi resursi završili procijenjene količine posla - u redu.

Korak 2 vašeg plana upravljanja komunikacijama projekta: primijenite metodu praćenja

Morate identificirati najbolju metodu praćenja za vas, koja je određena količinom i vrstom informacija koje trebate pratiti. Microsoft nudi četiri metode praćenja u Project 2019:

• Zadatak – ukupno
• Zadatak – po fazama
• Zadatak – ukupno
• Zadatak – vremenski faza

Možete početi razumijevati ove metode usporedbom praćenja zadataka i praćenja zadatka. Možete pratiti informacije po zadatku, pokazujući do sadašnjeg vremena (ili statusnog datuma koji odaberete) ukupan dovršeni posao ili troškove zadatka. Ili možete pratiti informacije po zadatku, što je detaljnije praćenje koje vam pokazuje ukupan dovršen posao ili troškove po svakom resursu.

Pretpostavimo da se procjenjuje da će zadatak Test Electrical Components trajati 12 sati rada, prema osnovnoj liniji projekta. Inženjer, električar i pomoćnik – tri ljudska resursa – raspoređuju se na 100 posto svog vremena. Praćenje po zadatku – ukupno, možete jednostavno primijetiti da je zadatak završen 75 posto, što se prevodi u devet sati završenog posla.

Projekt pretpostavlja da tri resursa dijele posao jednako - tri sata za svaki resurs. U stvarnosti, međutim, Inženjer je proveo jedan sat, Električar šest, a pomoćnik dva. Stoga, vremenski fazna varijabla ulazi u sliku. Praćenje u vremenskim fazama koristi određene vremenske korake, bilo da odaberete praćenje rada po zadatku ili rada dovršenog pojedinačnim resursima na zadatku.

Dakle, u zadatku Test Electrical Components možete koristiti pristup zadatku – vremenski fazni pristup za praćenje devet sati na dnevnoj bazi. Ili možete upotrijebiti pristup – vremenski fazni pristup za praćenje rada svakog resursa, svaki sat ili dnevno.

Ako projekt ili organizacija ne zahtijevaju detaljan zadatak ili praćenje u fazama, bolje je koristiti metodu zadatak – total. Tada možete potrošiti manje vremena na unos informacija u Projekt, a više na upravljanje timom i dionicima.

Korak 3 vašeg plana upravljanja komunikacijama projekta: koristite alate za praćenje

Ponekad se čini da Project pruža praktičan gumb za sve što trebate učiniti na projektu, pa zašto bi praćenje trebalo biti drugačije? Alati za praćenje na vrhu grupe Raspored na kartici Zadatak izvode ažuriranja odabranih zadataka u bilo kojem prikazu lista. Slika prikazuje alate za praćenje. Pet na lijevoj strani su gumbi za postotak dovršenosti, a gumb s desne strane omogućuje označavanje na putu ili ažuriranje zadataka.

Gumbi za praćenje.

Ovi alati vrše posebna ažuriranja odabranih zadataka:

• Postotak dovršenosti: Kliknite ovaj alat da biste brzo označili napredak zadatka koristeći grubi izračun postotka dovršenog posla u koracima od 25 posto.
• Označi na praćenju: odabirom zadatka i klikom na ovaj alat aktivnost se automatski bilježi do statusnog datuma kako ste je zakazali u osnovnoj liniji.
• Zadaci ažuriranja: Za prikaz dijaloškog okvira koji sadrži informacije o praćenju o napretku, trajanju, datumima početka i završetka, pronađite ovaj alat na izborniku koji se otvara kada kliknete strelicu prema dolje na gumbu Označi na stazi. Na primjer, možete naznačiti je li stvarni datum početka zadatka varirao od trenutačnog datuma početka. Sljedeća slika prikazuje dijaloški okvir Zadaci ažuriranja.

Dijaloški okvir Zadaci ažuriranja.

Za praćenje i ilustraciju napretka možete koristiti još nekoliko alata, koji se nalaze drugdje u Projectu:

• Ažuriranje projekta: Označite sve zadatke u projektu kao dovršene do određenog datuma statusa. Također možete koristiti ovaj alat za preraspodjelu nedovršenog posla.
• Premjesti zadatak: ponovno zakažite cijeli ili dio odabranog zadatka. Možete koristiti ovaj alat, koji se nalazi u grupi Zadaci na kartici Zadatak na vrpci, za pomicanje zadatka naprijed ili unatrag ili za reprogramiranje njegovih dijelova prema datumu statusa.
• Dodaj liniju napretka: Uključite vrstu alata za crtanje. Na kartici Oblikovanje, u grupi Oblikovanje kliknite Mrežne crte. Kliknite strelicu prema dolje i odaberite Linije napretka. Pojavljuje se dijaloški okvir tako da možete, na određene datume, postaviti linije napretka: Oni označavaju koji zadaci su ispred ili kasni sa rasporedom putem okomite crte koja povezuje zadatke u tijeku.

Za sve postoji pogled na Microsoft Project

Možda već znate da Project ima pogled na sve što želite učiniti. Na primjer, možete koristiti prikaz lista zadataka i prikaz korištenja zadataka za jednostavno ažuriranje informacija o zadatku ili resursu. Dostupno je toliko varijacija da možete vjerovati da Microsoft naplaćuje na temelju prikaza.

Task Sheet—Prikaz tablice praćenja.

Upotreba zadatka—Prikaz tablice praćenja.

Upotreba zadatka—Prikaz tablice upotrebe.

Prilikom praćenja pomoću prikaza Task Sheet, umećem stupac koji pokazuje postotak dovršenosti. Da biste umetnuli stupac, jednostavno desnom tipkom miša kliknite glavu stupca i kliknite Umetni stupac, a zatim kliknite % dovršeno.

Ovisno o metodi praćenja potrebni su vam različiti prikazi u različite svrhe. Sljedeća tablica navodi najbolji prikaz za svaku metodu praćenja.

Praćenje pregleda

Kada pronađete odgovarajući prikaz s ispravnim prikazanim stupcima, unos podataka o praćenju je jednostavan kao da upišete broj sati, iznos u dolarima za fiksne troškove ili datum početka ili završetka u odgovarajući stupac za zadatak koji ažurirate.