Kako pronaći zapise na popisu podataka u programu Excel 2016

Na velikom popisu podataka u programu Excel 2016, pokušaj pronalaženja određenog zapisa pomicanjem sa zapisa na zapis — ili čak pomicanjem deset zapisa odjednom pomoću trake za pomicanje — može potrajati cijeli dan. Umjesto da gubite vrijeme pokušavajući ručno tražiti zapis, možete ga potražiti pomoću gumba Kriteriji u obrascu za podatke.

Kada kliknete gumb Kriterij, Excel briše sve unose polja u obrascu podataka (i zamjenjuje broj zapisa riječju Kriteriji ) tako da možete unijeti kriterije za traženje u prazne tekstualne okvire.

Na primjer, pretpostavimo da trebate urediti status dijeljenja dobiti Sherry Caulfield. Nažalost, njezina dokumentacija ne uključuje njezin identifikacijski broj. Sve što znam je da ona radi u uredu u Bostonu i navodi njezino prezime sa C umjesto K .

Da biste pronašli njezin zapis, možete upotrijebiti informacije koje imate da suzite pretragu na sve zapise u kojima prezime počinje slovom C, a polje Lokacija sadrži Boston . Da biste na ovaj način ograničili svoje pretraživanje, otvorite podatkovni obrazac za bazu podataka o zaposlenicima, kliknite gumb Kriterij, a zatim upišite C* u tekstualni okvir za polje Prezime. Također unesite Boston u tekstni okvir za polje Lokacija.

Kada unesete kriterije pretraživanja za zapise u prazne tekstualne okvire obrasca podataka, možete koristiti ? (za jedan) i * (za više) zamjenskih znakova.

Sada kliknite gumb Find Next. Excel u obrascu podataka prikazuje prvi zapis u bazi podataka gdje prezime počinje slovom C, a polje Lokacija sadrži Boston. Prvi zapis na ovom popisu podataka koji zadovoljava ove kriterije je za Williama Cobba. Da biste pronašli Sherryin zapis, ponovno kliknite gumb Find Next. Tada se pojavljuje zapis Sherry Caulfield. Nakon što ste pronašli Caulfieldov zapis, možete urediti njezin status dijeljenja dobiti s Ne na Da u tekstualnom okviru za polje Podjela dobiti. Kada kliknete gumb Zatvori, Excel bilježi njezin novi status dijeljenja dobiti na popisu podataka.

Kada koristite gumb Kriteriji u obrascu podataka za pronalaženje zapisa, možete uključiti sljedeće operatore u kriterije pretraživanja koje unesete da biste locirali određeni zapis u bazi podataka:

Na primjer, da biste prikazali samo one zapise u kojima je plaća zaposlenika veća ili jednaka 50.000 USD, unesite >=50000 u tekstni okvir za polje Plaća, a zatim kliknite gumb Pronađi sljedeće.

Prilikom određivanja kriterija pretraživanja koji odgovaraju većem broju zapisa, možda ćete morati nekoliko puta kliknuti gumb Find Next ili Find Prev kako biste locirali zapis koji želite. Ako nijedan zapis ne odgovara kriterijima pretraživanja koje ste unijeli, računalo će vam oglasiti zvučni signal kada kliknete ove gumbe.

Da biste promijenili kriterije pretraživanja, najprije obrišite obrazac s podacima ponovnim klikom na gumb Kriterij, a zatim na gumb Izbriši.

Da biste se vratili na trenutni zapis bez korištenja kriterija pretraživanja koje ste unijeli, kliknite gumb Obrazac. (Ovaj gumb zamjenjuje gumb Kriterij čim kliknete gumb Kriterij.)