Kako pretražiti i filtrirati bazu podataka programa Access 2019

Papirna baza podataka korisna je za pohranjivanje informacija, ali nije toliko učinkovita za ponovno pronalaženje. Uz Access 2019, pretraživanje i pronalaženje informacija je jednostavno. Ako imate tisuću posjetnica pohranjenih u Rolodex datoteci, koliko vremena biste željeli izgubiti pokušavajući pronaći telefonski broj jedne osobe? Uz Access 2019, to više nije briga.

Metode pretraživanja u Accessu

Pretraživanje baze podataka ključno je kako bi vaši podaci bili korisni, stoga Access nudi dva načina pretraživanja:

• Potražite određeni zapis.
• Koristite filtar za prikaz jednog ili više zapisa koji zadovoljavaju određene kriterije.

1. Traženje određenog zapisa u MS Accessu

Najjednostavniji tip pretraživanja traži određeni zapis. Za traženje zapisa, morate znati podatke pohranjene u barem jednom od njegovih polja, kao što su telefonski broj ili adresa e-pošte.

Što više informacija već znate, veća je vjerojatnost da će Access pronaći zapis koji želite. Na primjer:

• Traženje svih zapisa koji sadrže ime Bill.
• Traženje svih zapisa koji sadrže ime Bill, prezime Johnson i adresu Aljaske.

Da biste tražili određeni zapis, slijedite ove korake:

1. U oknu All Access Objects, dvaput kliknite naziv tablice koju želite pretraživati.
2. Access će prikazati podatkovnu tablicu.
3. Kliknite karticu Početna.
4. U grupi Pronađi, kliknite ikonu Pronađi.
5. Pojavit će se dijaloški okvir Find and Replace.
6. 
7. Upišite podatke koje tražite u tekstualni okvir Find What.
8. Odaberite polje pretraživanja (Traži u).
9. (Neobavezno) Odaberite opcije za podudaranje i smjer pretraživanja.
10. Kliknite Find Next da biste istaknuli rezultat.

2. Filtriranje Access baze podataka

Filtriranje omogućuje prikaz samo onih zapisa koji zadovoljavaju određene kriterije. Na primjer, možete filtrirati osobe koje zarađuju više od 200.000 USD godišnje i trenutno su u braku.

Korištenje filtra u Access 2019

Da biste filtrirali tablicu, slijedite ove korake:

1. Otvorite tablicu u kojoj želite filtrirati podatke.
2. Kliknite polje koje želite koristiti kao filter.
3. U grupi Sortiraj i filtriraj, kliknite ikonu Filtar.
4. Pojavit će se skočni izbornik za filtriranje podataka.
5. 
6. Odaberite željenu opciju filtra.
7. Unesite kriterije u dijaloškom okviru Prilagođeni filtar.
8. Kliknite U redu.

Definiranje filtra prema obrascu

Access omogućuje filtriranje pomoću obrasca, što olakšava vama da odredite kriterije. Da biste to učinili:

1. Odaberite tablicu koju želite filtrirati.
2. Kliknite karticu Početna.
3. U grupi Sortiraj i filtriraj, odaberite Filtriraj prema obrascu.
4. 
5. Unesite potrebne podatke u poljima obrasca.
6. Kliknite na ikonu Primijeni filtar/razvrstavanje.

Zaključak

Ovaj vodič pokazuje kako jednostavno pretraživati i filtrirati podatke u Access 2019. Pravilno korištenje ovih alata može vam uštedjeti vrijeme i poboljšati učinkovitost rada s bazama podataka.

Za dodatne informacije, pogledajte ove zgodne tipkovničke prečace Access.