Kako postati pun resursa u projektu 2013

Nakon što kreirate i organizirate zadatke u svom projektu, sljedeći korak je obično stvaranje njegovih resursa. Prije nego što stvorite resurse u Project 2013 htjeli-ne htjeli, morate razumjeti kako oni utječu na vaš projekt.

Razumijevanje resursa

Prije svega, resurs je imovina koja pomaže u ostvarenju projekta, bilo da je to osoba, dio opreme, materijal ili zaliha. Jedan aspekt učinkovitog rada s resursima je upravljanje tijekom rada bilo kojeg resursa koji ima ograničenu vremensku dostupnost za vaš projekt. Kada kreirate resurse, naznačite njihovu dostupnost prema satima u danu ili danima u tjednu.

Na primjer, jedna osoba može biti dostupna 50 posto vremena ili 20 sati u standardnom 40-satnom radnom tjednu, dok druga osoba može biti dostupna puno radno vrijeme (40 sati). Kada dodijelite ove vrste resursa svom projektu, možete koristiti različite poglede, izvješća i alate da vidite je li neki resurs prebukiran u bilo kojem trenutku tijekom projekta.

Također možete vidjeti da li ljudi sjede uokolo, vrte li palčeve, kada bi mogli biti dostupni za pomoć u nekom drugom zadatku. Možete čak uzeti u obzir resurse koji rade na više projekata u vašoj organizaciji i osigurati da se koriste učinkovito.

Drugi aspekt učinkovitog rada s resursima je razumijevanje kako broj resursa koje dodijelite za rad na zadatku utječe na trajanje tog zadatka. Drugim riječima, ako imate određenu količinu posla za obavljanje, ali malo ljudi koji će obaviti taj posao, tipičan zadatak traje dulje nego ako vam je na raspolaganju mnoštvo ljudi.

Vrsta zadatka određuje mijenja li se trajanje zadatka na temelju broja resursa koji su mu dodijeljeni.

Konačno, resursi dodaju troškove projektu. Kako biste uračunali troškove u svom projektu — kao što je osoba koja radi mnogo sati na zadatku, računala koja morate kupiti ili usluge koje zahtijevaju naknadu — morate stvoriti resurse i dodijeliti ih jednom ili više zadataka.

Vrste resursa: rad, materijal i trošak

Za potrebe planiranja resursa, Project prepoznaje samo ove tri vrste resursa:

• Posao: Ova osoba, kao što je programer ili vodoinstalater, može se preraspodijeliti, ali ne i iscrpljena. Radni resursi se dodjeljuju zadacima za obavljanje posla.

• Materijal: Materijal ima jediničnu cijenu i ne troši radno vrijeme, ali se može potrošiti. Primjeri materijalnih troškova su čelik, drvo i knjige.

• Trošak: Korištenje troškovnog resursa daje vam fleksibilnost da navedete primjenjive troškove, poput putovanja ili dostave, svaki put kada koristite resurs.

Odlučivanje o vrsti resursa za korištenje prilikom dodavanja vanjskog dobavljača ili resursa opreme u projekt može biti teško. Ako želite izbjeći dodavanje sati rada projektu kada se taj resurs koristi, nemojte postavljati resurs kao radni resurs. Umjesto toga upotrijebite troškovni resurs ili pristup fiksnih troškova.

Kako resursi utječu na vrijeme zadatka

Pod zadanim postavkama Project 2013, zakazivanje na temelju napora isključeno je i za ručno i za automatski zakazane zadatke. Dakle, bez obzira na to koliko radnih resursa dodijelite, trajanje zadatka ostaje isto i Project nagomilava više sati rada za zadatak, kako bi odražavao više truda.

Međutim, u nekim slučajevima tipa zadatka s fiksnom jedinicom ili fiksnim radom, dodavanje ili uklanjanje resursa dodijeljenih zadatku trebalo bi utjecati na vrijeme potrebno za dovršetak zadatka. U suštini, stara maksima “Dvije glave su bolje od jedne” može se promijeniti u “Dvije glave su brže od jedne”.

Pretpostavimo da je jedna osoba dodijeljena zadatku Dig Ditch, koji zahtijeva četiri sata truda. Dvije osobe dodijeljene zadatku Dig Ditch završit će posao za dva sata jer svaki resurs istovremeno radi dva sata, čime se postiže četiri sata truda u pola vremena.

Da bi zakazivanje zadatka funkcioniralo na ovaj način, prvo morate promijeniti zadatak u automatski raspoređeni zadatak pomoću gumba Automatski raspored u grupi Raspored na kartici Zadatak. Zatim morate uključiti zakazivanje temeljeno na trudu tako da dvaput kliknete zadatak, kliknete karticu Napredno u dijaloškom okviru Informacije o zadatku, odaberete potvrdni okvir Pokrenut naporom, a zatim kliknete gumb U redu.

Dodjeljivanje dodatnih ljudi zadacima ne skraćuje uvijek proporcionalno radno vrijeme, iako ga Project tako izračunava. Kada imate više ljudi, imate i više sastanaka, dopisa, dupliciranih napora i sukoba, na primjer. Ako zadatku dodate više resursa, razmislite i o povećanju količine napora potrebnog za dovršetak tog zadatka kako biste uzeli u obzir neizbježne neučinkovitosti radne grupe.

Kako procijeniti potrebe za resursima

Obično znate koliko je materijalnih resursa potrebno za dovršetak zadatka: U većini slučajeva možete koristiti standardnu ​​formulu za izračunavanje broja funti, tona, jardi ili druge količine. Ali kako znati koliko truda moraju uložiti vaši radni resursi da bi izvršili zadatke u projektu?

Uključite određenu količinu dodatnih materijalnih resursa ako mislite da će vam trebati za preradu ili otpad.

Kao i kod mnogih aspekata informacija koje stavljate u plan projekta, određivanje razine truda u velikoj mjeri ovisi o vašem vlastitom iskustvu sa sličnim zadacima i resursima. Ipak, zapamtite ova upozorenja:

• Vještina se računa. Manje vještom ili manje iskusnom resursu vjerojatno će trebati više vremena da završi zadatak. Eksperimentirajte — povećajte trajanje za 20 posto za manje vješt resurs, na primjer, ili ga smanjite za 20 posto za više vješt resurs.

• Povijest se ponavlja. Pogledajte prethodno završene projekte i zadatke. Ako ste pratili vrijeme ljudi, vjerojatno možete vidjeti koliko je truda bilo potrebno da biste dovršili različite vrste zadataka na drugim projektima i povukli paralele s vašim projektom. Ova tehnika za procjenu trajanja napora slična je analognoj procjeni.

• Tražite i dobit ćete. Zamolite same resurse da procijene koliko će po njihovom mišljenju trajati zadatak. Uostalom, ljudi koji rade taj posao trebali bi najbolje znati koliko dugo traje.

Omogućite rezervno vrijeme u projektu kako biste uzeli u obzir nepredviđene okolnosti, kao što su resursi manje vješti nego što ste planirali. Kako bi osigurali da su datumi prekretnice ispunjeni, mnogi ljudi dodaju zadatak pod nazivom Rezerva za nepredviđene situacije u svoje rasporede neposredno prije isporuke prekretnice ili kraja faze.