Kako podijeliti svoje dokumente u sustavu SharePoint

SharePoint aplikacije temeljene na knjižnicama omogućuju vam sigurno pohranjivanje i dijeljenje datoteka, a također dodaju značajke koje vam pomažu u upravljanju stvarima kao što su tijek rada dokumenata (procesi koji omogućuju ljudima da uređuju, komentiraju i odobravaju dokumente) i povijest verzija (što se dogodilo s datoteku i tko je što učinio).

Iako vam dijeljenje datoteka daje jedan put kroz mape do vašeg dokumenta, aplikacije SharePoint biblioteke daju vam druge putove za izlaganje sadržaja. Dokumentima možete pristupiti izravno putem preglednika, možete ih prikazati u web-dijelovima, a možete ih sortirati i filtrirati s njihovim metapodacima i vrstama sadržaja. A s aplikacijama za knjižnicu možete izložiti datoteke prema njihovom naslovu, a ne samo prema nazivu datoteke.

Aplikacije za knjižnice također vam daju više izbora o tome kako dokumenti ulaze u njih. Dokument možete spremiti u aplikaciju knjižnice pomoću Microsoft Office klijenta kao što je Word ili Excel, ili možete poslati dokumente e-poštom u aplikacije knjižnice ili povući i ispustiti iz Windows Explorera. I možete kreirati dokumente izravno u aplikaciji.

Bez obzira na to kako unesete svoje dokumente u aplikacije SharePointove knjižnice, samo ih donesite tamo — mnogo je lakše dijeliti dokumente sa svojim suradnicima u aplikaciji nego koristiti dijeljene datoteke ili privitke e-pošte.

SharePoint aplikacije mogu biti zbunjujuće. Aplikacija koja se temelji na popisu dizajnirana je za pohranjivanje podataka u stupce. Aplikacija koja se temelji na knjižnici dizajnirana je za pohranjivanje dokumenata i podataka o tim dokumentima u stupcima. SharePoint 2013 pokušava pojednostaviti cijelu raspravu o popisu i biblioteci i jednostavno sve naziva aplikacijom.

Kada izradite aplikaciju, date joj ime i odaberete predložak aplikacije. Od tog trenutka svoju aplikaciju samo nazivate njenim imenom. Na primjer, možete izraditi aplikaciju Sales Pitch. Aplikacija je dizajnirana za držanje prodajnih dokumenata. Budući da aplikacija sadrži dokumente, koristi predložak aplikacije Biblioteka dokumenata.

Ako ste iskusan korisnik SharePointa, ovim novim stvarima u aplikaciji moglo bi vam trebati neko vrijeme da se osvijestite. Ali kada shvatite da većina korisnika ne razmišlja u smislu popisa i knjižnica, već razmišlja o tome što radi popis ili knjižnica, stvarno je puno lakše sve nazvati aplikacijom.

Aplikaciju također može izraditi od nule web programer kao samostalnu aplikaciju, tako da se takva aplikacija ne temelji na popisu ili biblioteci.