Kako koristiti Table Analyzer u Accessu 2016

Ne zvuči li ovo sjajno? Access Table Analyzer obećava da će uzeti neurednu ravnu tablicu (kao što je uvezena proračunska tablica) — sa svim svojim ponavljajućim podacima — i pretvoriti je u učinkovit skup relacijskih tablica. Ali, kako se kaže, obećanja su i prekršena. Osim ako vaša ravna datoteka ne slijedi neka stroga pravila, Table Analyzer to neće sasvim dobro shvatiti.

Baza podataka ravnih datoteka je ona u kojoj su svi podaci u jednoj datoteci. Access je relacijska baza podataka koja omogućuje pohranjivanje podataka u više tablica radi veće učinkovitosti.

Ponekad dobijete savršen skup relacijskih tablica, a ponekad Table Analyzer ne predlaže novu tablicu kada bi trebao ili predlaže novu tablicu kada ne bi trebao. Pokušajte i vidite što će se dogoditi. U najboljem slučaju, radi ispravno i upravo ste si uštedjeli puno vremena. U najgorem slučaju, ne radi kako treba i izgubili ste nekoliko minuta svog vremena. Većinu vremena dobit ćete nešto vrijedno što će možda trebati dotjerati. Barem ste uštedjeli dio vremena!

Analyzer najbolje radi s tablicom s ravnim datotekama koja sadrži obilje duplih informacija. Na primjer, zamislite ravni stol za knjižaru. Svaki zapis u tablici sadrži podatke o kupcu i knjizi. Ako isti kupac kupi šest knjiga, tablica sadrži šest zasebnih zapisa s imenom kupca, adresom i drugim informacijama dupliciranim u svakoj. Pomnožite to s 1000 kupaca i dobit ćete upravo onu vrstu nereda u ravnim datotekama koji Analyzer voli rješavati.

Imajući tu misao na umu, evo kako pozvati čarobnjaka za analizu tablica:

Otvorite svoju bazu podataka i odaberite tablicu koju želite procijeniti iz navigacijskog okna.

Kliknite karticu Alati baze podataka.

Grupa gumba Analiziraj pojavljuje se na vrpci.

Grupa za analizu na vrpci.

Kliknite gumb Analiziraj tablicu iz grupe Analiza.

Pojavljuje se dijaloški okvir Table Analyzer Wizard.

Ovdje dolazi tablični analizator.

Pročitajte prva dva ekrana ako želite (oni su strogo edukativni); kliknite Sljedeće nakon svake.

Pojavljuje se drugi zaslon čarobnjaka za analizu tablica.

Odaberite tablicu za analizu.

Naziv tablice koju ste odabrali u navigacijskom oknu trebao bi biti odabran na popisu Tablice. Ako nije, kliknite naziv tablice koju želite pretvoriti.

Kliknite Dalje.

U dijaloškom okviru koji se pojavi, čarobnjak vas pita želite li samo dopustiti čarobnjaku da radi svoje (čarobnjak će odlučiti kako tablicu ravnih datoteka treba rasporediti u više tablica) ili želite odlučiti koja polja idu na što tablice.

Kliknite opciju Da (ako već nije odabrana) kako biste čarobnjaku dali punu moć u odlučivanju o sudbini vaše tablice, a zatim kliknite Dalje.

Ako čarobnjak preporučuje da ne dijelite svoj stol, kliknite gumb Odustani i tapšajte se po leđima za dobro obavljen posao. Ova poruka znači da čarobnjak misli da je vaš stol u redu kakav jest.

Ako čarobnjak podijeli vašu tablicu, analizirat će vašu tablicu i pokazati vam svoje nalaze.

Tablični analizator donosi svoju odluku.

Provjerite jesu li informacije iz vaše tablice s ravnim datotekama ispravno grupirane u nove tablice:

• Ako su informacije ispravno grupirane, dodijelite tablicama naziv tako da dvaput kliknete naslovnu traku svake tablice i upišete novi naziv u rezultirajući dijaloški okvir.

• Ako informacije nisu ispravno grupirane, upotrijebite miš za povlačenje i ispuštanje polja od tablice do tablice — a zatim dvaput kliknite naslovnu traku svake tablice da biste preimenovali tablice.

• Ako želite stvoriti novu tablicu, povucite polje u bilo koji otvoreni prostor između ili oko postojećih tablica. Čarobnjak će stvoriti novi prozor tablice koji sadrži polje. Dvaput kliknite naslovnu traku nove tablice da biste preimenovali tablicu.

Kada završite s uređenjem i imenovanjem svojih tablica, kliknite Dalje.

Čarobnjak automatski odabire ključno polje za svaku tablicu za koju smatra da treba ključno polje. Ako čarobnjak neispravno odabere polje kao ključno polje, možete ispraviti pogrešku.

Ako čarobnjak ne odredi ispravno ključno polje, možete

• Označite postojeće polje kao ključno polje odabirom polja i klikom na gumb Postavi jedinstveni identifikator (izgleda kao ključ).

• Promijenite oznaku ključnog polja odabirom odgovarajućeg ključnog polja, a zatim klikom na gumb Postavi jedinstveni identifikator (izgleda kao ključ).

• Dodajte ključno polje klikom na gumb Dodaj generirani ključ (sadrži znak plus i ključ).

Kliknite Dalje za posljednji korak u procesu.

Čarobnjak nudi stvaranje upita koji izgleda i djeluje kao vaša izvorna tablica. Ako imate izvješća i obrasce koji rade s ravnom datotekom, oni će raditi s novim upitom.

U ovom trenutku u procesu možda nećete vidjeti zadnji zaslon čarobnjaka kao što je opisano u koraku 12; čarobnjak vam može reći da su neki vaši podaci možda netočni i da biste ih trebali ispraviti. Na primjer, ako u tablici imate polje Country i postoje dva unosa kao što su SAD i UAS, čarobnjak će od vas tražiti — ili predložiti — ispravak pogreške. Svakako biste trebali ispraviti ovu vrstu pogreške.

Nažalost, čarobnjak često nije baš dobar u prepoznavanju takvih pogrešaka. (Može sugerirati da, na primjer, promijenite Belgiju u Brazil.) Brzo zavirite u podatke za stvarne pogreške i nastavite dalje — jer su predložene "ispravke" često netočne!

Odaberite Da da bi čarobnjak stvorio upit ili Ne da biste preskočili stvaranje upita.

Odabirom Da stvara se upit koji se pokreće prema novim tablicama. Upit izgleda i djeluje kao izvorna tablica. Izvorna tablica je preimenovana s _OLD na kraju, a sva izvješća i obrasci automatski koriste upit (umjesto izvorne tablice). Odabirom Ne generiraju se nove tablice, ali se ostavlja izvorna tablica s izvornim imenom.

Kliknite Završi za izlaz iz čarobnjaka.

Čarobnjak dovršava proces dijeljenja tablice s ravnim datotekama u skup relacijskih tablica.

Malo je vjerojatno da će Table Analyzer ispravno podijeliti ravnu datoteku baze podataka u ispravno dizajniranu relacijsku bazu podataka — pogotovo ako je ravna datoteka komplicirana. Puno vam je bolje da bazu podataka dovedete kvalificiranom čovjeku i dopustite joj da je pravilno redizajnira u relacijsku bazu podataka – ili da sami smislite kako to učiniti!