Kako koristiti SharePoint Team Services s Outlook 2013

Microsoft zapravo nudi više od jedne metode korištenja Outlooka 2013 za suradnju s drugim ljudima. SharePoint Team Services povezuje se s Outlookom i pomaže vam u suradnji. SharePoint je u osnovi online alat za suradnju koji vam pomaže koordinirati sastanke, projekte i aktivnosti kao i dijeliti dokumente s drugim ljudima.

No SharePoint također može postaviti mape u Outlooku tako da možete vidjeti ključne informacije (kao što su dokumenti, kalendari i zadaci) s web-mjesta SharePoint, čak i kada niste na mreži. SharePoint nudi neke zgodne značajke suradnje koje možete koristiti s ljudima izvan vaše organizacije.

U većini slučajeva nemate izbora hoćete li koristiti Microsoft Exchange ili SharePoint Team Services; netko drugi (kao što je administrator vašeg sustava) odlučuje o tome umjesto vas. Zapravo, možda ćete morati koristiti oba proizvoda; Outlook se bez problema povezuje na Exchange i SharePoint u isto vrijeme.

Velike su šanse da ćete to učiniti ako se ikada uključite u SharePoint Team Services jer vas netko zamoli da se pridružite zajedničkom timu. Ako nitko nikad ne pita, ne morate razmišljati o tome, a možete preskočiti sljedeće odjeljke.

Pridružite se SharePoint timu

Prvi ključ za otključavanje SharePointa je e-pošta koja od vas traži da se pridružite SharePoint timu. Poruka je obična e-pošta koja sadrži vaše korisničko ime, lozinku i poveznicu na SharePoint stranicu.

Kliknite na poveznicu.

Vaš web preglednik otvara se na web-mjesto posvećeno aktivnostima tima kojem ste zamoljeni da se pridružite. Svaka SharePoint stranica izgleda drugačije; kliknite na linkove na stranici da vidite što nudi.

Prijavite se s imenom i lozinkom koji se nalaze u e-mailu.

Povežite Outlook s podacima sustava SharePoint

Određeni dijelovi web-mjesta SharePoint mogu se povezati s Outlookom tako da se informacije s web-mjesta automatski pojavljuju u Outlooku. Ako na web-mjestu SharePoint vidite ikonu s oznakom Poveži se s Outlookom, možete kliknuti tu ikonu da biste podatke s te stranice poslali ravno u Outlook.

Pristupite SharePoint podacima iz Outlooka

Microsoft Office usko je integriran sa SharePointom. Ako vam se dodijele odgovarajuća dopuštenja, Outlook može pristupiti gotovo svim informacijama na web-mjestu SharePoint i održavati verzije dokumenata pohranjenih na web-mjestu SharePoint sinkronizirane s onima pohranjenima na vašim sustavima — i obrnuto.

Informacije koje SharePoint šalje Outlooku prikazuju se u vlastitom skupu SharePoint mapa. Ako kliknete gumb Pošta na navigacijskoj traci, vidjet ćete da SharePoint uključuje mape kao dio popisa. Kliknite bilo koju mapu SharePoint da biste vidjeli što je unutra.

Ove mape imaju zajedničke dokumente, kao što su Word, Excel i PowerPoint datoteke. Kada odaberete dokument, u oknu za čitanje pojavljuje se njegov pregled — ako dvaput kliknete dokument, dokument se otvara u vlastitoj aplikaciji, kao što je Word.

Ako imate ispravna dopuštenja, dokument možete urediti izvan mreže, a zatim poslati ažurirani dokument na web-mjesto SharePoint sa svojim promjenama. Međutim, obično ne možete dodavati nove stavke u SharePoint mape izravno putem Outlooka. Umjesto toga, obično dodajete informacije u SharePoint putem odgovarajuće aplikacije Microsoft Office (kao što je Word) ili kada ste prijavljeni na web-mjesto SharePoint putem web-preglednika.

Možete vidjeti dijeljene SharePoint kalendare i zadatke u Outlooku na potpuno isti način na koji pregledavate Outlook kalendare ili informacije o zadacima. Pojavljuju se na istim popisima kao i vaši vlastiti kalendari i zadaci — čak možete vidjeti dijeljene kalendare rame uz rame sa svojim vlastitim kalendarom. Ako imate ispravna dopuštenja, možete promijeniti kalendare i zadatke ili stvoriti nove unose.

Dakle, kada ćete najvjerojatnije koristiti SharePoint, a kada ćete koristiti Exchange? Exchange je najprikladniji za komunikaciju, zakazivanje i postavljanje zadataka među ljudima koji dijele isti sustav e-pošte, dok je SharePoint prikladniji za osobe koje trebaju surađivati ​​s zajedničkim dokumentima i informacijama — posebno za one koji ne dijele isti sustav e-pošte ili resursi tvrtke.