Kako koristiti provjeru valjanosti podataka kako bi Excel podaci bili čisti

Jedna korisna naredba povezana s ovim poslom održavanja čistih podataka u Excelu je naredba Data Validation. Koristite ovu naredbu da opišete koje informacije se mogu unijeti u ćeliju. Naredba vam također omogućuje da dostavite poruke koje daju informacije za unos podataka i poruke o pogreškama koje pokušavaju pomoći nekome da ispravi pogreške u unosu podataka.

Da biste koristili provjeru valjanosti podataka, slijedite ove korake:

1Odaberite raspon radnog lista u koji će ići podaci koji se trebaju potvrditi.

To možete učiniti povlačenjem miša ili korištenjem navigacijskih tipki.

2Odaberite naredbu Validacija podataka na kartici Podaci da biste rekli Excelu da želite postaviti provjeru valjanosti podataka za odabrani raspon.

Excel prikazuje dijaloški okvir Provjera valjanosti podataka.

3Na kartici Postavke dijaloškog okvira Provjera valjanosti podataka upotrijebite tekstne okvire Kriteriji provjere kako biste opisali što su valjani podaci.

Upotrijebite izbore iz okvira s padajućim popisom Dopusti, na primjer, da navedete koje vrste informacija mogu ući u raspon: cijeli brojevi, decimalni brojevi, vrijednosti s popisa, valjani datumi, valjana vremena, tekst određene duljine i tako dalje.

Upotrijebite izbore iz okvira padajućeg popisa Podaci kako biste dodatno definirali svoje kriterije provjere valjanosti. Okvir padajućeg popisa Podaci pruža nekoliko usporedbi koje se mogu napraviti kao dio provjere valjanosti: između, ne između, jednako, nije jednako, veće od i tako dalje.

Pročistite kriterije provjere valjanosti, ako je potrebno, koristeći bilo koji od dostupnih okvira s padajućim popisom. Napomena: Ostale opcije kriterija provjere ovise o tome što unesete u okvire s padajućim popisom Dopusti i Podaci. Ako naznačite da želite dopustiti samo cijele brojeve između određenog raspona minimalnih i maksimalnih vrijednosti, Excel pruža tekstualne okvire Minimum i Maximum za unos ili definiranje raspona.

Međutim, ako odaberete druge unose na padajućem popisu Dopusti ili Podaci, vidjet ćete druge tekstualne okvire koji se pojavljuju na kartici Postavke. Drugim riječima, Excel prilagođava karticu Postavke ovisno o vrsti kriterija provjere koje definirate.

4Fino podesite provjeru valjanosti.

Nakon što opišete kriterije provjere valjanosti, odaberite ili poništite odabir (poništite) potvrdni okvir Ignore Blank kako biste naznačili jesu li dopuštene prazne ćelije.

5Razmislite o proširenju opsega provjere valjanosti podataka.

Označite potvrdni okvir Primijeni ove promjene na sve druge ćelije s istim postavkama kako biste naznačili trebaju li se kriteriji provjere valjanosti proširiti na druge slične ćelije.

Kliknite gumb Obriši sve i Excel briše (uklanja) kriterije provjere valjanosti.

6 Navedite ulaznu poruku s kartice Unosna poruka dijaloškog okvira Provjera valjanosti podataka.

Kartica Unosna poruka omogućuje vam da kažete Excelu da prikaže malu poruku kada je odabrana ćelija s određenim provjerom valjanosti podataka. Da biste stvorili ulaznu poruku, unosite naslov poruke u tekstni okvir Naslov i tekst poruke u tekstni okvir Unos poruke. Provjerite je li označen potvrdni okvir Prikaži ulaznu poruku kada je ćelija odabrana.

7 Navedite poruku o pogrešci s kartice Error Alert u dijaloškom okviru Provjera valjanosti podataka.

Također možete dostaviti poruku o pogrešci koju Excel prikazuje kada netko pokuša unijeti nevažeće podatke.

Da biste stvorili poruku o pogrešci, prvo provjerite je li označen potvrdni okvir Prikaži upozorenje o pogrešci nakon unosa nevažećih podataka. Zatim upotrijebite okvir padajućeg popisa Stil da biste odabrali što bi Excel trebao učiniti kada naiđe na nevažeće podatke: Zaustavite unos podataka o korisniku bez netočnog unosa podataka ili jednostavno prikažite informativnu poruku nakon što su podaci uneseni.

8Baš kao kod stvaranja ulazne poruke, unesite naslov poruke o pogrešci u tekstni okvir Naslov. Zatim unesite cijeli tekst poruke o pogrešci u tekstni okvir Poruka o pogrešci.

Zanimaju vas opcije u okviru padajućeg popisa Stil? Stil upozorenja o pogrešci određuje koje naredbene gumbe prikazuje poruka o pogrešci kada netko pokuša unijeti loše podatke. Ako je stil pogreške Stop, okvir s porukom o pogrešci prikazuje naredbene gumbe Pokušaj ponovno i Odustani.

Ako je stil pogreške Upozorenje, okvir s porukom o pogrešci prikazuje naredbene gumbe Da, Ne i Odustani. Ako je stil pogreške Informativan, okvir s porukom o pogrešci prikazuje naredbene gumbe U redu i Odustani.