Kako koristiti Microsoft Teams

Microsoft Teams dostupan je korisnicima koji imaju licence sa sljedećim korporativnim pretplatama na Office 365 : E1, E3, E5, Business Premium i Business Essentials. U obrazovnim planovima dostupan je u pretplatama A1, A1 Plus, A5 i A3. Postoje planovi za uvođenje timova u državni oblak.

Timovima se može pristupiti iz web-preglednika, desktop aplikacije ili mobilne aplikacije. Maksimalni broj korisnika koji mogu pristupiti punoj funkcionalnosti timova temelji se na broju licenciranih korisnika u organizaciji. Pristup gostima je dopušten, što znači da se korisnici iz drugih korisnika Office 365 mogu pozvati u čvorište Teams organizacije bez potrebe za dodatnim licencama.

Uz Teams možete voditi individualne ili grupne audio i video pozive. Možete dijeliti zaslone tijekom web konferencija, zakazivati ​​sastanke i snimati sastanke. Osim toga, svaki korisnik ima do 1TB prostora za pohranu.

Sa stajališta administratora, Teams nudi alate za upravljanje korisnicima i aplikacijama trećih strana. Postoje izvješća za prikupljanje upotrebe i postavki koje se mogu konfigurirati s pravilima specifičnim za organizaciju. Radi mira, Microsoft nudi 99,9 posto financijski potkrijepljen ugovor o razini usluge (SLA) za timove.

Obilazak korisničkog sučelja Microsoft Teams

Kartice, bot, @spominjanja i crvene šiške samo su dio novog žargona koji ćete morati dodati u svoj vokabular da biste koristili Teams. To je pod pretpostavkom da ste već pametan korisnik društvenih medija koji zna što su emoji, naljepnice i Giphys.

Idemo u obilazak korisničkog sučelja Teams. Kada pokrenete desktop aplikaciju, prvi zaslon koji vidite nakon što se prijavite prikazan je u nastavku.

Korisničko sučelje Teams desktopa.

• Traka aplikacije: Ovdje možete navigirati do različitih odjeljaka u timovima. S vrha ćete vidjeti sljedeće ikone:
  • Aktivnost je mjesto gdje ćete pronaći spominjanja, odgovore i druge obavijesti.
  • Chat je mjesto gdje ćete vidjeti svoje nedavne razgovore jedan na jedan ili grupne razgovore i popis kontakata.
  • Timovi prikazuje sve timove čiji ste član.
  • Sastanci se sinkroniziraju s vašim Outlook kalendarom i prikazuju sve vaše nadolazeće sastanke.
  • Datoteke objedinjuju sve datoteke iz svih timova čiji ste član. To je također mjesto gdje pristupate svojoj osobnoj pohrani OneDrive for Business.
  • […] uključuje veze na aplikacije koje su povezane s timovima i kanalima unutar timova.
  • Trgovina vas vodi do aplikacija i usluga koje se mogu integrirati u Teams.
  • Povratne informacije vode vas na glasovnu stranicu korisnika Microsoft Teams gdje možete ostaviti povratne informacije o usluzi.
• Odjeljak Timovi: Iznad je odabrana ikona Timovi na traci aplikacija, pa se ovdje prikazuje popis timova čiji smo članovi.
• Kanal: Namjenski odjeljak unutar tima za organiziranje razgovora i zadataka u određene teme ili projekte.
• Gumb Pridruži se ili stvori tim: Klikom na ovaj gumb vodite se kroz proces stvaranja ili pridruživanja timu. Ovaj je gumb vidljiv samo kada je na traci aplikacija odabrana ikona Teams.
• Gumb za novi razgovor: Klikom na ovaj gumb odabire se ikona Chat na traci aplikacije i omogućuje vam da započnete novi chat s pojedincem ili grupom.
• Naredbena traka: Ova traka pri vrhu koristi se za upite aplikacija ili izvođenje pretraživanja u timovima.
• Kartice: prebacujte se između različitih stranica Teams pomoću ovih kartica. Razgovori i datoteke se automatski uključuju; kartica + znak vam omogućuje dodavanje prečaca za sadržaj u timovima.
• Razgovori na kanalu: Ovaj odjeljak prikazuje sve razgovore na odabranom kanalu. Chatovi u Channel Conversations su postojani, pa ako ste bili odsutni, lako se možete pomicati da biste se uhvatili kada se vratite. Chatovi mogu uključivati ​​vizualne indikatore kao što je @mention, koji označava da se u chatu izričito spominje korisnik, ili crveni prasak koji ukazuje na veliku važnost. Imajte na umu da su chatovi otvoreni prema dizajnu, tako da svi u timu imaju vidljivost razgovora kako bi se ubrzao proces donošenja odluka kada je to potrebno.
• Okvir za novu poruku: ovdje možete upisati poruku da biste započeli razgovor. Možete poslati brzi razgovor ili proširiti okvir Sastavi da biste pristupili bogatim alatima za oblikovanje.
• Ikona za slanje: kada budete spremni podijeliti svoj chat, kliknite ikonu Pošalji da biste svoj chat objavili timu.

Dobivanje pomoći s naredbene trake Microsoft Teams

Teams je intuitivan za korištenje, ali ako vam je potrebna brza pomoć, traka s naredbama vaše je odredište na jednom mjestu za pomoć. Možete pretraživati ​​razgovore, korisnike, datoteke i aplikacije. Na primjer, ako u naredbenu traku unesete riječ "pokreni", lijevo okno prikazat će rezultate pretraživanja grupirane prema porukama, osobama i datotekama.

Rezultati pretraživanja trake naredbi.

Također možete pokrenuti naredbu izravno s naredbene trake unosom kose crte ( / ). Ova radnja će prikazati dostupne naredbe ili prečace. Odaberite odgovarajuću naredbu s popisa da biste pokrenuli naredbu.

Naredbeni prečaci za kosu crtu.

Suradnja u Microsoft Teams Hubu

Mnogi misle da je fenomen "stabla e-pošte" bio izoliran u velikim poduzećima, ali često ima svoju ružnu glavu iu malim organizacijama.

Zamislite sljedeći scenarij: Netko šalje e-poruku troje ljudi tražeći njihov doprinos o nečemu. Dva primatelja odmah odgovaraju. Primatelj #3 odgovara primatelju #2, ali zaboravlja odgovoriti svima. Sada primatelj #2 ima informacije koje drugi nemaju. Primatelj #1 zatim prosljeđuje e-poštu još jednoj osobi (Primatelj #4) koja na sve odgovara svojim povratnim informacijama, što ne uzima u obzir ono o čemu se već raspravljalo prije nego što je on bio uključen. Ubrzo, svačiji poštanski sandučić eksplodira od odgovora na odgovore i odgovora na sve da pošiljateljica konačno frustrirano digne ruke jer je sada razgovor izmakao kontroli i ona troši previše vremena da sve upozna. Povrh toga, ona sada mora ručno konsolidirati sve povratne informacije.

Timovi uklanjaju stabla e-pošte. U Teamsu pošiljatelj može izbjeći prethodni scenarij tako što će učitati datoteku na kanal Teams, @spomenuti osobe od kojih treba povratne informacije i započeti razgovor izravno iz dokumenta u Teamsu. Na ovaj način svi vide svačije komentare i izmjene. Nova osoba koja se pridružuje razgovoru može se samo pomaknuti prema gore kako bi se upoznala s brzinom i svi su sretni.

Započinjanje razgovora o dokumentu u timovima.

Izrada i upravljanje središtem Microsoft Teams

Da biste surađivali u timovima, najprije morate biti ili član Teams čvorišta ili njegov kreator. Za stvaranje tima:

Kliknite Timovi na traci aplikacija.

Kliknite vezu Pridruži se ili stvori tim koja se pojavljuje na dnu trake aplikacije.

Kliknite karticu Stvori tim.

Unesite naziv i opis tima.

Odaberite postavke privatnosti za svoj tim (privatno ili javno).

Privatni tim znači samo vlasnici tima mogu dodati članove, a javne tim znači bilo tko u vašoj organizaciji mogu se pridružiti timu.

Kliknite Dalje.

Dodajte članove svom timu dodavanjem imena, adrese e-pošte, popisa distribucije ili sigurnosne grupe s omogućenom poštom u okvir Dodaj.

Tim može imati najviše 2500 članova iz vaše organizacije ili vanjskih korisnika putem sigurnog gostujućeg pristupa.

Po želji, možete odabrati ulogu člana tima (vlasnik ili član) klikom na padajuću strelicu pored člana.
Ako to zaboravite učiniti, kasnije možete ažurirati vrstu članstva.

Kliknite Zatvori.

Značajkama upravljanja timom pristupa se klikom na tri točke pored naziva vašeg tima na traci aplikacija. Dostupne su sljedeće opcije upravljanja:

• Upravljanje timom pokreće karticu Članovi gdje možete dodati ili ukloniti članove, promijeniti ulogu člana ili tražiti člana.
• Dodavanje kanala pokreće dijaloški okvir u koji možete unijeti naziv kanala i opis kanala.
• Dodaj članove pokreće dijaloški okvir u koji možete unijeti imena osoba, popise distribucije ili sigurnosne grupe s omogućenom poštom koje želite dodati svom timu.
• Napusti tim pokreće prozor za provjeru valjanosti koji traži od vas da potvrdite svoju namjeru da napustite tim.
• Uredi tim pokreće dijaloški okvir u kojem možete promijeniti naziv tima, opis tima i postavke privatnosti.
• Dohvati vezu do tima pokreće dijaloški okvir u kojem možete kopirati URL da ga tim podijeli s drugima.
• Brisanje tima pokreće prozor za provjeru valjanosti koji od vas traži da potvrdite svoju namjeru brisanja tima.

Upravljanje članovima tima.

Razgovor u Microsoftovim timovima

Kada se timu doda novi član, taj član automatski dobiva pristup svim prethodnim razgovorima, datotekama i drugim vrstama informacija koje se dijele u čvorištu tima. Ovo je posebno korisno za uključivanje novog člana tima u projekt. Nema potrebe razmišljati o tome koje datoteke proslijediti kako bi se novi član mogao informirati, budući da on ili ona može samostalno koristiti sadržaje koji su dostupni u čvorištu ili jednostavno zatražiti pomoć od drugih putem chata.

Da biste započeli razgovor, kliknite okvir za pisanje i počnite tipkati svoju poruku dok ste u odjeljcima Aktivnost, Razgovor ili Timovi. Kada završite, kliknite ikonu Pošalji da biste objavili svoju poruku. Ovisno o kulturi vašeg tima, svoje razgovore možete začiniti emojijima, Giphyjima ili naljepnicama. Pronaći ćete razne opcije kada kliknete ove ikone ispod okvira za novu poruku.

Ponekad razgovori u timu mogu postati bučni kada mnogo članova razgovara o različitim temama. Da biste pomogli u tome, iskoristite prednost značajke poruka s nitima u timovima tako da odgovorite izravno na određenu poruku tako da odgovor bude u kontekstu s izvornom porukom.

Dijeljenje datoteka u Microsoft timovima

Kada izradite Teams hub, SharePoint stranica se automatski stvara u pozadini, koja zauzvrat stvara biblioteku dokumenata za svaki kanal. Datoteke prenesene na kanal Teams prikazuju se na kartici Datoteke i pohranjuju se u SharePointovu biblioteku dokumenata. Zapravo, možete kliknuti elipse pored naziva datoteke, a zatim odabrati otvaranje datoteke s njezine lokacije u SharePointu .

Otvaranje datoteke u SharePointu iz Teams.

Da biste podijelili datoteku u timovima:

Odaberite Timovi na traci aplikacija.

Sastavite poruku u okviru Napiši s kanala.

Kliknite ikonu Priloži (izgleda kao spajalica) ispod okvira Napiši i odaberite izvor za privitak koji želite podijeliti.

Odaberite datoteku iz izvora i prenesite je.

Datoteka koju ste prenijeli sada će biti ugrađena u poruku.

Kliknite ikonu Pošalji (izgleda kao avion) ​​da biste objavili svoju poruku.
Datoteka koju ste podijelili također će se prikazati na kartici Datoteke.

Alternativno, možete otići izravno na karticu Datoteke i kliknuti gumb Prenesi za prijenos datoteke. Nakon što je datoteka učitana, kliknite naziv datoteke da biste je otvorili. Nakon otvaranja, možete započeti razgovor s drugima o dokumentu.

Sastanci i konferencije na način Microsoft Teams

Chatovi i razgovori u timovima zabavni su načini komunikacije s drugima. Ponekad je, međutim, učinkovitije stupiti u brzi razgovor s članovima tima kako bi riješili problem nego ići naprijed-natrag u chatu. Srećom, Teams nudi cjelovito rješenje za sastanke s podrškom za audio i video konferencije. Budući da su mogućnosti pozivanja ugrađene u Teams, ne morate se odjaviti iz Teamsa i pokrenuti zasebnu aplikaciju da biste započeli ad hoc sastanak.

Za formalnije sastanke možete zakazati sastanak slično tome kako postavljate sastanke u Outlooku. Sastanci koje izradite u timovima prikazat će se u vašem Outlook kalendaru .

Postavljanje improviziranog sastanka Microsoft Teams

Recimo da na primjer razgovarate s tri člana svog tima o nekom problemu. Nakon dugotrajnog povratka i čekanja između njih, odlučili ste da je mnogo brže jednostavno nazvati i razgovarati o problemu. Za početak improviziranog sastanka:

Odgovorite na nit razgovora i kliknite ikonu Video koja se pojavljuje pri dnu okvira Nova poruka.

U prozoru za video koji se pojavi unesite temu svog poziva.

Uključite ili isključite video kameru da biste odabrali između dijeljenja videozapisa ili samo zvuka.

Kliknite Meet Now za početak konferencije.

Otvorit će se prozor konferencije s oknom s desne strane u kojem možete pozvati druge da se pridruže sastanku.

Započinjanje improviziranog sastanka.

Kada završite sa sastankom, kliknite crvenu ikonu telefona da biste prekinuli poziv i napustili sastanak.

Nakon sastanka, bilješke i razgovori se objavljuju na kanalu tako da drugi koji nisu uspjeli doći na sastanak mogu brzo nadoknaditi ono što su propustili.

Zakazivanje sastanka Microsoft Teams

Možete unaprijed dogovoriti formalni sastanak i obavijestiti pozvane sudionike dovoljno o sastanku. Poput Outlooka, službeni zahtjevi za sastanke u timovima uključuju naslov sastanka (ekvivalent predmeta u Outlooku), lokaciju, datum ili vrijeme početka i završetka, pojedinosti i popis sudionika. U timovima možete odabrati kanal za sastanak. Kada je kanal odabran, artefakti sa sastanka se objavljuju na kanalu.

Da biste zakazali sastanak timova:

Kliknite Sastanci na traci aplikacija.

Kliknite gumb Zakaži sastanak koji se pojavljuje na dnu lijevog okna.

Zakazivanje sastanka timova.

U prozoru Novi sastanak unesite naslov, mjesto, datum/vrijeme početka i završetka, pojedinosti, kanal i imena osoba koje želite pozvati na sastanak.

Po želji možete dodati kanal za sastanak.

Ako želite provjeriti dostupnost ljudi, kliknite Pomoćnik za raspored iznad odjeljka Pojedinosti za prikaz dostupnosti svojih sudionika na temelju njihovih Outlook kalendara.

Kliknite gumb Zakaži sastanak.
Sastanak je sada zakazan i pojavit će se u odjeljku Sastanci u timovima, kao i u vašem Outlook kalendaru.