Kako koristiti brzo popunjavanje u Excelu 2016

Značajka Flash Fill programa Excel 2016 daje vam mogućnost da uzmete dio podataka unesenih u jedan stupac tablice radnog lista i unesete samo te podatke u novi stupac tablice koristeći samo nekoliko pritisaka na tipku. Serija unosa pojavljuje se u novom stupcu, doslovno u trenu (dakle, njegovo ime, Flash Fill).

Drugi Excel 2016 otkriva uzorak u vašim početnim unosima podataka, a ostali unosi u toj seriji odmah se pojavljuju u praznim ćelijama u recima ispod koje zatim možete unijeti jednim pritiskom tipke. A ljepota je u tome što se sve to događa bez potrebe da konstruirate ili kopirate bilo kakvu formulu.

Najbolji način da shvatite Flash Fill je da ga vidite na djelu. Na sljedećoj slici vidite novu tablicu podataka koja se sastoji od četiri stupca. Ćelije u prvom stupcu ove tablice sadrže puna imena klijenata (prvi, srednji i posljednji), sve zajedno u jednom unosu. Drugi, treći i četvrti stupac moraju imati samo prvo, srednje i prezime, odnosno prezime (kako bi se pojedini dijelovi imena klijenata mogli koristiti u pozdravima e-mailova i slova kao u , “Zdravo Keith” ili “Dragi gospodine Harper,”).

Tablica podataka koja sadrži puna imena koja je potrebno podijeliti u zasebne stupce pomoću Flash Fill-a.

Umjesto da ručno unesete ime, srednje ime ili prezime u odgovarajuće stupce (ili pokušate kopirati cijelo ime klijenta iz stupca A, a zatim urediti dijelove koji nisu potrebni u stupcima Ime, Srednje ime i Prezime), vi može koristiti Flash Fill za brzo i učinkovito obavljanje posla. A evo kako to radite:

Upišite Keith u ćeliju B2 i dovršite unos strelicom prema dolje ili tipkom Enter.

Kada dovršite ovaj unos tipkom sa strelicom prema dolje ili tipkom Enter na tipkovnici, Excel pomiče pokazivač ćelije na ćeliju B3 gdje morate upisati samo prvo slovo sljedećeg imena za Flash Fill da biste dobili sliku.

U ćeliju B3 upišite samo J, prvo slovo imena drugog klijenta.

Flash Fill odmah izvodi manevar tipa automatskog popunjavanja predlažući ime ostatka drugog klijenta, Jonas, kao tekst za unos u ovu ćeliju. Istodobno, Flash Fill predlaže unos svih preostalih imena od punih imena u stupac A u stupac B.

Dovršite unos Jonasa u ćeliju B3 pritiskom na tipku Enter ili tipku sa strelicom.

U trenutku kada dovršite unos podataka u ćeliju B3, stupac Ime je gotov: Excel upisuje sva druga imena u stupac B u isto vrijeme (uzmite to, Barry Allen)!

Da biste dovršili ovaj primjer tablice imena unosom srednjih i prezimena u stupce C odnosno D, jednostavno ponovite ove korake u tim stupcima. Prvo srednje ime, Austen , unosite iz ćelije A2 u ćeliju C2, a zatim upisujete W u ćeliju C3. Dovršite unos u ćeliju C3 i unosi srednjeg imena u tom stupcu su gotovi. Isto tako, unosite prezime Harper iz ćelije A2 u ćeliju D2, a zatim upišite S u ćeliju D3. Dovršite unos u ćeliju D3, a unosi prezimena za stupac D su gotovi, dovršavajući cijelu tablicu podataka.

Imajte na umu da Flash Fill savršeno funkcionira kod izdvajanja dijelova dužih unosa podataka u stupac pod uvjetom da svi unosi slijede isti obrazac i koriste istu vrstu razdjelnika (razmake, zareze, crtice i slično). Na primjer, na slici je anomalija u unosima punog imena u ćeliju A9 gdje se umjesto punog srednjeg imena upisuje samo srednje početno s točkom. U ovom slučaju, Flash Fill jednostavno unese M u ćeliju C9 i morate ručno urediti njegov unos da dodate potrebnu točku.