SharePoint ima nekoliko načina koji će vam pomoći da donesete i provedete pravila upravljanja sadržajem kako biste definirali što se objavljuje i pod kojim uvjetima, koliko se revizija zadržava i kako se osiguravaju i prate. Ovisno o složenosti vašeg procesa odobravanja, možete koristiti standardnu opciju odobrenja sadržaja ili možete stvoriti sofisticiraniji — i prilagođeniji — tijek rada odobrenja.
Odobrenje sadržaja je svjetlo odobrenja u SharePointu; to je funkcija objavljivanja koju uključite ili isključite na razini aplikacije, a ima samo nekoliko postavki konfiguracije. Odobrenje sadržaja – također se naziva moderiranje – ne uključuje usmjeravanje stavki ili obavijesti i ne olakšava recenzije i komentiranje.
Odobrenje sadržaja samo osigurava da se skice i novi preneseni sadržaj ne objavljuju u vašoj aplikaciji SharePoint sve dok netko s nekim ovlaštenjima ne kaže da je to u redu. Proces odobravanja sadržaja kontrolira tko može vidjeti te dokumente dok ne budu odobreni.
Odobrenje sadržaja također može odrediti moraju li se stavke odjaviti prije nego što se mogu uređivati. A odobrenje sadržaja može sakriti nacrte dokumenata od svih osim od autora stavke i onih korisnika s dopuštenjima za odobravanje u aplikaciji SharePoint.
Ovo je suptilna razlika, ali navođenje da samo autor stavke i korisnici s dopuštenjem za odobravanje mogu pregledavati stavke znači da autor može prijaviti stavku bez da je izlaže pogledima drugih čitatelja ili urednika dok se službeno ne objavi i odobri.