U sustavu Office 365 možete istovremeno pisati dokumente u Wordu, PowerPointu i OneNoteu ili zbirku dokumenata s drugima. Ako koristite web-aplikaciju Excel (ne verziju za stolno računalo), također možete provoditi koautorstvo u stvarnom vremenu s drugima. Ova je značajka omogućena uz korištenje SharePoint Online tehnologija.
Za Word i PowerPoint omogućite praćenje glavne i sporedne verzije u biblioteci dokumenata prije nego što započnete suautorstvo. To vam omogućuje da zadržite povijest dokumenta dok prolazi kroz fazu uređivanja, vratite se na stariju verziju ako je potrebno i naznačite prekretnice postignute u procesu suradnje označavanjem dokumenta kao glavne verzije.
Idealno za prijenosna računala OneNote, trebali biste omogućiti samo glavne verzije jer previše manjih verzija može uzrokovati pogreške sinkronizacije koje mogu dovesti do gubitka podataka. Međutim, jedan nedostatak toga je taj što morate stvoriti zasebnu biblioteku dokumenata za svoje OneNote bilježnice.
Kao alternativu, možete ograničiti broj spremljenih verzija kako biste spriječili pogreške. Uzmite u obzir potrebe vašeg poslovanja kako biste utvrdili trebaju li biti uključene i glavne i manje verzije za OneNote prijenosna računala.
Kada uključite upravljanje verzijama za biblioteku dokumenata, imate mogućnost omogućiti značajku Zahtijevaj odjavu. Ako odaberete Da pod Zahtijevati dokumente za odjavu prije nego što se uređuju?, u osnovi kažete da nitko drugi ne može uređivati dokument dok ste ga vi odjavili.
Drugi korisnici i dalje mogu vidjeti kopiju dokumenta samo za čitanje, ali neće moći uređivati je i spremiti natrag u biblioteku dokumenata. Budući da je to u suprotnosti s onim što želite postići kada radite u koautorstvu dokumenata, nemojte omogućiti ovu značajku.
Prema zadanim postavkama, SharePoint biblioteke nemaju ovo uključeno. Unatoč tome, još uvijek imate mogućnost odjavljivanja dokumenta iz knjižnice, a kada to učinite, nitko drugi neće moći raditi na dokumentu dok ga vi odjavite.
Excel Web App 2010 verzija je desktop aplikacije u oblaku koja se može vidjeti iz web-preglednika u visokoj vjernosti, što rezultira vizualno poznatim izgledom i dojmom kao i njegov pandan na stolnoj površini. Tehnologija matematičkih izračuna ista je u web aplikaciji kao i za desktop aplikaciju.
Stoga, bez obzira na to jeste li unijeli formulu u svoju proračunsku tablicu iz web aplikacije ili desktop klijenta, možete dobiti iste rezultate.
Koautorstvo u Excel web aplikaciji je poput magije. Vidite da se izmjene koje je napravio vaš koautor automatski čarobno pojavljuju na vašem zaslonu čim se vaš koautor pomakne u drugu ćeliju. Možete vidjeti tko uređuje proračunsku tablicu klikom na statusnu traku koautorstva u donjem desnom kutu zaslona.