Kako integrirati Dynamics 365 s Outlook e-poštom

Microsoft ozbiljno shvaća integraciju između Outlooka i njegovih drugih aplikacija, a Dynamics 365 svakako nije iznimka. Uostalom, većina poslovnih korisnika odgovara na e-poštu cijeli dan. E-poruke koje primate često diktiraju na koje zadatke ćete se usredotočiti.

Način na koji komunicirate sa suradnicima i kupcima uglavnom je putem e-pošte. Dakle, ako je vaš sustav e-pošte odvojen od vašeg front-office CRM-a (automatizacija prodajnih snaga i korisnička služba) i back-office ERP-a (finansije i operacije), prebacit ćete se između prekinutih aplikacija, izrezati i lijepiti podatke, mukotrpno preuzimati privitke datoteka, pregledajte da biste pronašli te datoteke, a zatim izradite nove privitke datoteka. Kontakti u vašem CRM ili ERP sustavu morat će se ručno dodati vašim kontaktima e-pošte ili će se adrese e-pošte morati izrezati i zalijepiti naprijed-natrag. Jasno je da je nedostatak tijesne integracije između vaših kritičnih front-office, back-office i e-mail aplikacija neučinkovit, sklon pogreškama i dugotrajan.

Microsoftov odgovor na integraciju Outlook e-pošte s Dynamics 365 je Dynamics 365 App for Outlook. Ova aplikacija, koja je dodatak za Microsoft Office, preferirana je aplikacija, osobito ako koristite Dynamics 365 na mobilnim uređajima.

Prethodno je Microsoftova integracija bila aplikacija pod nazivom Dynamics 365 for Outlook (stari naziv ne sadrži riječ app). Starija aplikacija (ponekad se naziva klijent Dynamics 365 for Outlook) i dalje je dostupna zbog kompatibilnosti unatrag.

Sljedeće novije značajke uključene su u aplikaciju Dynamics 365 za Outlook, ali nedostaju u Dynamics 365 za Outlook:

• Omogućuje mogućnost postavljanja zapisa u vezi s jednim klikom (drugim riječima, povezivanje zapisa u Dynamicsu 365, kao što je korisnički račun, s Outlook e-poštom).
• Prikazuje sažetak informacija iz Dynamics 365 za primatelje e-pošte u Outlooku.
• Prikazuje sažetak o zapisu u e-poruci ili terminu.
• Kompatibilan s Outlook Web App.
• Kompatibilan s Outlookom za Mac.
• Kompatibilan sa pametnim telefonima i tabletima.
• Mogućnost praćenja poslanih e-poruka.
• Sposobnost stvaranja Word dokumenata za spajanje pošte.

Srećom, bez obzira koju verziju Outlooka koristite, aplikacija Dynamics 365 za Outlook dostupna je za nedavna izdanja za sve ove verzije Outlooka:

• Outlook za desktop
• Outlook Web App (uključen uz Office 365)
• Outlook Mobile App (za pametne telefone i tablete)

Kada je instalirana aplikacija Dynamics 365 za Outlook, s desne strane vaše poruke e-pošte pojavljuje se okno Dynamics 365; ovo isto okno pojavljuje se kad god postavljate sastanak. Jednim klikom možete povezati poruku e-pošte sa zapisom Dynamics 365, kao što je slučaj u korisničkoj službi Dynamics 365. Povezana e-pošta automatski postaje aktivnost na predmetu. Drugim riječima, e-pošta je sada dio slučaja korisničke službe i stoga je vidljiva u obje aplikacije. (Imajte na umu da se vrsta integracije koja omogućuje prijenos podataka u oba smjera naziva dvosmjerna integracija ili sinkronizacija .)

Da biste pokrenuli Dynamics 365 okno u Outlooku, kliknite ikonu Dynamics 365 — taj funky logotip koji se sastoji od dva trokuta i jednog trapeza. Upoznajte ovaj logotip jer označava Dynamics 365 Finance and Operations (Enterprise ERP sustav) i zato što se često pojavljuje u drugim aplikacijama gdje je dostupna integracija s Dynamics 365.

Logotip Dynamics 365.

Pomoću značajki dostupnih u aplikaciji Dynamics 365 za Outlook možete

• Pogledajte informacije o svojim Dynamics 365 kontaktima i potencijalnim klijentima dok pregledavate e-poštu, sastanke ili obveze u Outlooku.
• Povežite poruke e-pošte, sastanke i sastanke s računom (kupcem), prodajnom prilikom, slučajem ili bilo kojim prilagođenim entitetom koji ste stvorili u Dynamicsu 365.
• Otvorite Dynamics 365 račune (kupci), prilike ili slučajeve izravno iz Outlooka.
• Dodajte aktivnosti (drugim riječima, telefonske pozive, zadatke ili obveze) u Dynamics 365 izravno iz Outlooka.
• Uključite, kada kreirate e-poruku ili sastanak, članke znanja i prodajnu literaturu iz Dynamics 365 u svoju Outlook e-poštu ili sastanak.
• Pratite Outlook kontakte izravno u Dynamics 365.

Za korištenje aplikacije Dynamics 365 za Outlook potrebna je sinkronizacija dolazne e-pošte s vašom pristiglom poštom na strani poslužitelja. Vaš administrator sustava možda će morati promijeniti način na koji je e-pošta konfigurirana za vašu organizaciju. Ove promjene konfiguracije uključuju vašu pretplatu na Exchange Online i vaš profil poslužitelja e-pošte za Microsoft Exchange Online te postavljanje zadane metode sinkronizacije. Nakon što je sve ovo postavljeno, sinkronizacija se događa svakih 5 minuta. Ova se učestalost automatski povećava na svake 2 minute ako korisnik ima mnogo dolaznih poruka e-pošte.

Da biste povezali poruku e-pošte s računom Dynamics 365, slijedite ove korake:

Kliknite gumb Dynamics 365 u oknu e-pošte.
Pojavljuje se prozor za pregled.

Kliknite ikonu Set Regarding/Link (dva preklapajuća ovala koji izgledaju kao karike u lancu).
Pojavljuje se okvir za pretraživanje.

Unesite tekst za pretraživanje i kliknite na ikonu povećala.
Ispod se pojavljuje popis računa i drugih zapisa koji odgovaraju vašim kriterijima pretraživanja. Popis zapisa možete ograničiti samo na račune klikom na gumb Računi koji se nalazi iznad popisa zapisa.

Za povezivanje e-pošte kliknite račun s kojim je želite povezati.

Također možete pratiti bez obzira, što znači da se e-pošta prati unutar Dynamics 365, ali nije povezana s (povezana) s određenim računom, kontaktom ili drugim entitetom unutar Dynamics 365. E-pošta se pojavljuje u Dynamicsu 365 na vašem popisu praćenih e-poruka, ali se ne pojavljuje u vezi s pregledavanjem određenog zapisa.

Pojmovi koje Microsoft koristi za opisivanje ove funkcionalnosti prate se, povezuju i postavljaju u odnosu na njih. Ova tri pojma koriste se prilično naizmjenično za opisivanje e-poruka koje su integrirane između Outlooka i Dynamics 365.

Korisna značajka aplikacije Dynamics 365 za Outlook je mogućnost automatskog dodavanja kontakta ili vodi u sustav Dynamics 365 Customer Engagement (drugim riječima, CRM) na temelju e-pošte koju ste primili. Na taj način štedite pritiske tipki, izbjegavajući potrebu za prebacivanjem između aplikacija, izrezivanjem i lijepljenjem podataka ili, još gore, ponovnim unosom istih podataka više puta.

Da biste dodali kontakt u Dynamics 365 od primatelja e-pošte u Outlooku pomoću aplikacije Dynamics 365 za Outlook, slijedite ove korake:

U oknu Dynamics 365 koje se pojavljuje u Outlooku kliknite znak plus (+).
U izborniku koji se pojavi daje vam se izbor između Kontakt ili Voditelj.

Odaberite Kontakt.
Kontakt se dodaje aplikaciji Dynamics 365 Customer Engagement.

Možete stvoriti zadatak, sastanak ili telefonski poziv unutar Dynamics 365 okna. Drugim riječima, ne morate se kretati, prebacivati ​​ili mijenjati aplikacije. Okno Dynamics 365 ugrađeno je izravno u Outlook; dio je Outlooka, ali dodajete nove zapise u Dynamics 365 CRM. (Ovo je duboka integracija.)

Da biste dodali podsjetnik na telefonski poziv iz Outlooka u Dynamics 365 Customer Engagement (CRM), koristeći Dynamics 365 okno Dynamics 365 App for Outlook, slijedite ove korake:

Otvorite poruku e-pošte u Outlooku kao i inače.

Kliknite ikonu Dynamics 365.
Okno Dynamics 365 pojavljuje se unutar Outlooka s desne strane prozora.

Pratite e-poštu (ako već nije praćena).

Postavite Vezano za povezivanje e-pošte s određenim kontaktom u Dynamics 365.

Kliknite plavi znak plus u krugu koji se nalazi u donjem desnom kutu prozora Regarding Contact.

Pojavljuje se padajući izbornik s navedenim izborima Zadatak, Sastanak i Telefonski poziv.

Odaberite Telefonski poziv.
Pojavljuje se prozor Kreiraj telefonski poziv.

Postavite prioritet i rok.
Ova polja su izborna. Obaveznim poljima prethodi crvena zvjezdica.

Datum dospijeća uključuje vrijeme, stoga svakako postavite doba dana u koje planirate nazvati ovaj kontakt, ako je određeno vrijeme unaprijed dogovoreno.

Polje Predmet, koje je obavezno, automatski se popunjava predmetom poruke e-pošte kao zadanim postavkama.

Možete prepisati predmet.

Poziv od i Poziv na automatski se popunjavaju vašim korisničkim imenom (Poziv od) i imenom kontakta (Poziv na).

Kliknite gumb Spremi.
Pojavljuje se poruka (zeleno) koja kaže da je telefonski poziv uspješno kreiran. Telefonski poziv se povezuje s kontaktom u Dynamicsu 365, a u Dynamicsu 365 bit ćete podsjećeni da slijedite i obavite telefonski poziv na datum dospijeća u dogovoreno vrijeme.