Kako dizajnirati radnu bilježnicu za Excel 2016

Ne dolaze svi radni listovi programa Excel 2016 iz predložaka. Mnogo puta trebate stvoriti prilično jedinstvene proračunske tablice koje nisu namijenjene funkcioniranju kao standardni modeli iz kojih se generiraju određene vrste radnih knjiga. Zapravo, većina proračunskih tablica koje izradite u Excelu mogu biti takve vrste, pogotovo ako se vaše poslovanje ne oslanja na korištenje visoko standardiziranih financijskih izvještaja i obrazaca.

Planiranje radne bilježnice

Prilikom izrade nove radne knjige od nule, morate početi s razmatranjem izgleda i dizajna podataka. Kada radite ovo mentalno planiranje, možda ćete htjeti postaviti sebi neka od sljedećih pitanja:

• Zahtijeva li izgled proračunske tablice korištenje tablica podataka (s naslovima stupaca i redaka) ili popisa (samo s naslovima stupaca)?

• Trebaju li te tablice i popisi s podacima biti postavljeni na jedan radni list ili se mogu postaviti u isti relativni položaj na više radnih listova radne knjige (poput stranica knjige)?

• Koriste li tablice podataka u proračunskoj tablici istu vrstu formula?

• Dobivaju li neki od stupaca na popisima podataka u proračunskoj tablici svoj unos iz izračuna formule ili dobivaju svoj unos iz drugih popisa (zvanih tablice pretraživanja ) u radnoj knjizi?

• Hoće li se ijedan od podataka u proračunskoj tablici prikazati u grafikonu i hoće li se ti grafikoni pojaviti na istom radnom listu (koji se nazivaju ugrađeni grafikoni ) ili će se pojaviti na zasebnim radnim listovima u radnoj knjizi (koji se nazivaju listovi grafikona )?

• Dolazi li neki od podataka u proračunskoj tablici iz radnih listova u zasebnim datotekama radne knjige?

• Koliko često će se podaci u proračunskoj tablici ažurirati ili dodavati?

• Koliko će podataka u konačnici sadržavati proračunska tablica?

• Hoće li se podaci u proračunskoj tablici dijeliti prvenstveno u tiskanom ili online obliku?

Sva su ova pitanja pokušaj da vas navedu da razmislite o osnovnoj namjeni i funkciji nove proračunske tablice prije nego što je počnete graditi, tako da možete doći do dizajna koji je i ekonomičan i potpuno funkcionalan.

Ekonomija

Ekonomičnost je važna stvar jer kada otvorite radnu knjigu, svi njezini podaci učitavaju se u dinamičku memoriju vašeg računala (poznatu jednostavno kao memorija ). To možda neće predstavljati nikakve probleme ako je uređaj na kojem koristite Excel 2016 jedan od najnovijih generacija računala s više memorije nego što možete zamisliti koristiti u jednom trenutku, ali može predstavljati priličan problem ako koristite Excel na malom Windows tabletu s minimumom memorije ili pametnom telefonu s ograničenom memorijom ili podijelite datoteku radne knjige s nekim čije računalo nije tako dobro opremljeno. Također, ovisno o tome koliko podataka ugurate u radnu knjigu, možda ćete čak vidjeti kako Excel puzi i puzi što više radite s njim.

Kako biste se zaštitili od ovog problema, pazite da tablice i popise podataka u radnoj knjizi ne dodate dodatnim praznim ćelijama "razmaknica". Držite tablice što bliže jedna drugoj na istom radnom listu (s ne više od jednog praznog stupca ili retka kao razdjelnika, koji možete podesiti tako da bude široka ili visoka koliko želite) ili — ako dizajn dopušta — zadržite ih u istoj regiji uzastopnih radnih listova.

Funkcionalnost

Uz ekonomičnost, morate obratiti pažnju i na funkcionalnost proračunske tablice. To znači da morate omogućiti budući rast prilikom odabira položaja njegovih tablica, popisa i grafikona s podacima. To je posebno važno u slučaju popisa podataka jer imaju tendenciju da rastu sve duže kako nastavljate dodavati podatke, zahtijevajući sve više i više redaka istih nekoliko stupaca u radnom listu. To znači da biste obično sve retke stupaca koji se koriste na popisu podataka trebali smatrati "neograničenim ograničenjima". Zapravo, uvijek postavite grafikone i druge prateće tablice desno od popisa, a ne negdje ispod zadnjeg korištenog retka. Na ovaj način možete nastaviti dodavati podatke na svoj popis bez potrebe da se zaustavite i prvo pomaknete neki nepovezani element s puta.

Ova prostorna briga nije ista kada se postavlja tablica podataka koja će zbrojiti vrijednosti i niz retke i preko stupaca - na primjer, tablica prodaje koja zbraja vašu mjesečnu prodaju po artiklima s formulama koje izračunavaju mjesečne ukupne vrijednosti u zadnjem retku tablice i formule koje izračunavaju ukupne vrijednosti stavki u zadnjem stupcu. U ovoj tablici ne brinete o tome da ćete morati premještati druge elemente, kao što su ugrađeni grafikoni ili druge prateće ili nepovezane tablice podataka, jer koristite Excelovu sposobnost proširenja redaka i stupaca tablice iznutra.

Kako se tablica širi ili skuplja, okolni se elementi pomiču u odnosu na proširenje i skupljanje tablice i s njima. Ovu vrstu uređivanja u tablici radite jer umetanje novih redaka i stupaca tablice ispred formula osigurava da se oni mogu uključiti u ukupne izračune. Na taj način, red i stupac formula u tablici podataka djeluju kao granica koja pluta s proširenjem ili sužavanjem svojih podataka, ali koja drži sve ostale elemente podalje.

Dovršavanje dizajna vaše radne bilježnice

Nakon što ste manje-više isplanirali gdje će sve biti u vašoj novoj proračunskoj tablici, spremni ste za početak uspostavljanja novih tablica i popisa. Evo nekoliko općih uputa o tome kako postaviti novu tablicu podataka koja uključuje jednostavne zbirne izračune:

• Unesite naslov tablice s podacima u prvu ćeliju, koja čini lijevi i gornji rub tablice.

• Unesite redak naslova stupaca u redak ispod ove ćelije, počevši od istog stupca kao i ćelija s naslovom tablice.

• Unesite naslove redaka niz prvi stupac tablice, počevši od prvog retka koji će sadržavati podatke. (Ovim se ostavlja prazna ćelija u kojoj stupac naslova redaka siječe red naslova stupaca.)

• Izradite prvu formulu koja zbraja stupce (još praznih) unosa ćelija u posljednjem retku tablice, a zatim kopirajte tu formulu u sve ostale stupce tablice.

• Konstruirajte prvu formulu koja zbraja retke (još praznih) unosa u ćelije u posljednjem stupcu tablice, a zatim kopirajte tu formulu u ostatak redaka tablice.

• Oblikujte ćelije tako da sadrže vrijednosti tablice, a zatim ih unesite u njihove ćelije ili unesite vrijednosti koje će se izračunati, a zatim formatirajte njihove ćelije. (Ovo je stvarno vaš izbor.)

Prilikom postavljanja novog popisa podataka u novom radnom listu, unesite naziv popisa u prvu ćeliju tablice, a zatim unesite redak naslova stupaca u donjem redu. Zatim unesite prvi redak podataka ispod odgovarajućih naslova stupaca.

Otvaranje novih praznih radnih bilježnica

Iako možete otvoriti novu radnu knjigu sa zaslona programa Excel u prikazu Backstage kada prvi put pokrenete program koji možete koristiti za izradu nove proračunske tablice od nule, naići ćete na prilike kada trebate otvoriti svoju praznu radnu knjigu iz radnog lista samo područje. Na primjer, ako pokrenete Excel otvaranjem postojeće radne knjige koju treba urediti, a zatim prijeđete na izradu nove proračunske tablice, morat ćete otvoriti praznu radnu knjigu (što možete učiniti prije ili nakon zatvaranja radne knjige s kojom ste pokrenuli Excel ).

Najlakši način da otvorite praznu radnu knjigu je da pritisnete Ctrl+N. Excel odgovara otvaranjem nove radne knjige kojoj se daje generički naziv knjige sa sljedećim neiskorištenim brojem (Knjiga2, ako ste Excel otvorili s praznom Knjigom1). Isto možete učiniti i u prikazu Backstage tako da odaberete Datoteka→Novo, a zatim kliknete minijaturu prazne radne knjige.

Čim otvorite praznu radnu knjigu, Excel će aktivirati njezin prozor dokumenta. Da biste se zatim vratili na drugu radnu knjigu koju imate otvorenu (što biste učinili da želite kopirati i zalijepiti neke njezine podatke u jedan od praznih radnih listova), kliknite njezin gumb na programskoj traci sustava Windows ili pritisnite Alt+Tab dok se ne pojavi ikona datoteke je odabran u dijaloškom okviru koji se pojavljuje na sredini zaslona.

Ako ikad greškom otvorite praznu radnu knjigu, možete je odmah zatvoriti pritiskom na Ctrl+W, odabirom Datoteka→Zatvori ili pritiskom na Alt+FC. Excel zatim zatvara prozor svog dokumenta i automatski vas vraća na prozor radne knjige koji je izvorno bio otvoren u vrijeme kada ste greškom otvorili praznu radnu knjigu.