Kako dijeliti resurse u projektu 2013

Kada se organizacija u isto vrijeme bavi projektima slične prirode, crpljenje iz centraliziranog skupa resursa može im uštedjeti vrijeme jer ne moraju stvarati resurse koji već postoje. Praćenje resursa kroz projekte također može biti od pomoći.

Mnoge organizacije upravljaju velikim brojem projekata u isto vrijeme. Ponekad je projekt jedini projekt takve vrste u tvrtki, kao što je organizacija selidbe ureda. Drugi, kao što je projekt projektiranja zgrade u arhitektonskoj tvrtki, odvijaju se istodobno s nekoliko drugih sličnih projekata i crpe mnoge iste resurse, poput arhitekata i crtača.

Možete koristiti drugu značajku Project 2013 koja štedi vrijeme za povlačenje postojećih resursa iz imenika tvrtke ili iz vlastitog adresara u Outlooku.

Skinite iz skupova resursa

Ako koristite Project 2013 u cijeloj svojoj tvrtki, možda imate skup resursa, centralizirano spremište zajedničkih resursa koje omogućuje voditeljima projekta da dodijele te resurse svojim različitim projektima. Korištenjem skupa resursa možete stvoriti realniju ideju o tome koliko su resursi zauzeti u svim projektima u bilo kojem trenutku.

Nemojte brkati skupove resursa s resursima poduzeća, za koje je potrebno postaviti Project Professional, Project Server i web-aplikaciju Microsoft Office Project. Skup resursa je jednostavno projektna datoteka koja sadrži samo popis resursa u prikazu lista resursa i sprema se na dijeljeni mrežni disk za vašu radnu grupu ili na poslužitelju vaše tvrtke.

Svatko s pristupom datoteci spremišta resursa može dodijeliti resurse koje sadrži projektima. Skup resursa svima štedi nevolje da moraju stalno stvarati te resurse u svojim pojedinačnim projektima.

Ako u bilo kojem trenutku kombinirate zasebne projekte u jedan glavni projekt, Project 2013 vam omogućuje da imate duplicirane resurse. Ako povežete kombinirane projekte, a zatim izbrišete duplicirani resurs u glavnom projektu, briše se i u potprojektu.

Bolja praksa je da svi zasebni projekti dijele resurse iz skupa resursa tako da ne postoje duplicirani resursi kada kreirate datoteku glavnog projekta.

Uvezite resurse iz Outlooka

Project vam omogućuje da uštedite vrijeme provedeno na unosu informacija o resursima dopuštajući vam da povučete resurse iz Outlooka.

Da biste povukli resurse iz Outlooka, morate ga navesti kao zadani program za e-poštu: Otvorite Outlook i kada vas pitaju želite li da to bude vaš zadani program, recite da.

Kada u svoj projekt umetnete jedan ili više Outlookovih resursa, oni se dodaju na popis vaših projekata, koristeći naziv resursa i adresu e-pošte kako postoje u Outlook adresaru. Zadano prvo slovo inicijal i vrsta rada također su unaprijed dodijeljeni. Zatim možete dodati u resurs sve pojedinosti koje želite.

Da biste umetnuli resurse iz Outlook adresara, prikažite prikaz lista resursa i slijedite ove korake:

Odaberite Resurs→Dodaj resurse→Adresar.

Pojavljuje se dijaloški okvir Odabir resursa.

Kliknite naziv resursa na popisu Naziv.

Kliknite Dodaj za postavljanje odabranog naziva na popis Resursi.

Ponovite korake 2 i 3 da svom projektu dodate sve nazive resursa koje želite uvesti.

Kada završite, kliknite gumb U redu.

Nazivi se sada pojavljuju na popisu resursa projekta, spremni da ih dodijelite zadacima.